Polisi Dim Archeb Brynu, Dim Tâl

1.Cyflwyniad/Trosolwg

Mae Cyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili (‘y Cyngor’) wedi ymrwymo i wella rheoli ariannol ar draws y Cyngor drwy sicrhau mai dim ond am nwyddau, gwasanaethau a gwaith sydd wedi’u harchebu a’u hawdurdodi’n ffurfiol, yn unol â gweithdrefnau llywodraethu’r Cyngor, y byddwn ni'n talu. Hefyd, bydd y dull hwn yn helpu'r Cyngor i sicrhau bod yr holl anfonebau sy'n dod i law yn cael eu prosesu'n effeithlon i leihau oedi yn y Gadwyn Gyflenwi a chwrdd â thargedau lleol a chenedlaethol o ran prosesu anfonebau.

Fel rhan o'n hymrwymiad i wella rheoli ariannol ar draws y Cyngor, a fydd yn dod i rym o 1 Gorffennaf 2024, bydd Polisi Dim Archeb Brynu, Dim Tâl ('Dim PO Dim Tâl') ar waith. Bydd hyn yn sicrhau bod staff o fewn y Cyngor ond yn talu am nwyddau, gwasanaethau a gwaith wedi'u trefnu yn unol â gweithdrefnau llywodraethu'r Cyngor, gan gynnwys, ond heb fod yn gyfyngedig i, Reoliadau Ariannol a Rheolau Sefydlog ar gyfer Contractau.

Bydd rhoi'r polisi hwn ar waith yn golygu na fydd taliad yn cael ei wneud i gyflenwyr, contractwyr a darparwyr gwasanaethau oni bai bod anfoneb wedi'i chyflwyno yn cynnwys Cyfeirnod Archeb Brynu dilys wedi'i gynhyrchu gan y Cyngor (‘Cyf P/O’). Bydd anfonebau sydd heb gyfeirnod P/O dilys yn arwain at oedi taliadau wrth i'r wybodaeth berthnasol gael ei chasglu. Bydd y Cyngor yn gweithio gyda’r Gadwyn Gyflenwi i sicrhau cydymffurfio â’r polisi hwn. Bydd y cyflenwyr, contractwyr a darparwyr gwasanaethau hynny sy’n dewis peidio â chydymffurfio â’r gofyniad hwn yn barhaus yn cael eu dileu o systemau ariannol y Cyngor ac ni fydd unrhyw drafodion yn y dyfodol.

Rhaid i bob maes gwasanaeth ar draws y Cyngor gadw at y polisi hwn ar gyfer prynu'r holl nwyddau, gwasanaethau a gwaith.

2.Y polisi a phwy mae'n ei gynnwys?

Mae'r polisi yn cynnwys holl staff y Cyngor, cyflenwyr, contractwyr a darparwyr gwasanaethau. Gall eithriadau gael eu cymeradwyo mewn rhai amgylchiadau, fodd bynnag, bydd angen i staff Cyllid a Chaffael gytuno ar y rhain cyn darparu unrhyw nwyddau, gwasanaethau neu waith, a bydd cofnod ar restr eithriadau.

Rolau a chyfrifoldebau

  • Rhaid i staff y Cyngor sydd â chyfrifoldebau am drefnu nwyddau, gwasanaethau neu waith (gan gynnwys awdurdodi) sicrhau bod cyfeirnod P/O dilys wedi'i gynhyrchu gan y Cyngor yn cael ei gyhoeddi cyn i nwyddau, gwasanaethau neu waith gael eu cyflenwi.
  • Rhaid i staff y Cyngor sy'n derbynebu nwyddau, gwasanaethau neu waith sicrhau bod y nwyddau, gwasanaethau neu waith wedi'u cyflenwi yn cael eu cofnodi cyn gynted â phosibl ar ôl iddyn nhw ddod i law o fewn system Proactis P2P.
  • Rhaid i broseswyr anfonebau sicrhau bod cyfeirnod P/O dilys wedi'i gynhyrchu gan y Cyngor yn cael ei nodi ar bob anfoneb i sicrhau bod modd eu prosesu i'w talu (oni bai eu bod nhw wedi'u nodi ar y rhestr eithriadau, cyfeiriwch at bwynt 4 isod).
  • Rhaid i gyflenwyr, contractwyr a darparwyr gwasanaethau sicrhau bod cyfeirnod P/O dilys wedi'i gynhyrchu gan y Cyngor yn cael ei nodi ar bob anfoneb i sicrhau bod modd eu prosesu i'w talu.
  • Bydd staff cyllid a chaffael yn monitro'r polisi hwn a rhoi gwybod am unrhyw ddiffyg cydymffurfio.

3.Archebion Prynu

Rhaid anfon cyfeirnod P/O wedi'i gynhyrchu gan y Cyngor drwy e-bost at gyflenwyr, contractwyr a darparwyr gwasanaethau ymlaen llaw ar gyfer unrhyw nwyddau, gwasanaethau neu waith sy’n cael eu cyflenwi i'r Cyngor.

Hefyd, cyfrifoldeb y cyflenwyr, y contractwyr a'r darparwyr gwasanaethau yw sicrhau bod cyfeirnod P/O dilys yn gysylltiedig â'r gofyniad penodol ac os oes unrhyw ymholiadau, rhaid cysylltu â chynrychiolydd perthnasol y Cyngor.

Rhaid nodi'r cyfeirnod P/O dilys wedi'i gynhyrchu gan y Cyngor ar bob anfoneb. Bydd methu â nodi'r cyfeirnod P/O dilys yn arwain at anghydfod ynghylch anfoneb.

4.Eithriadau

Ni fydd y polisi hwn yn berthnasol mewn rhai amgylchiadau a bydd rhestr eithriadau gan yr adran Cyllid Corfforaethol. Gallwch chi gael rhagor o wybodaeth am yr eithriadau drwy’r adran Cyllid Corfforaethol.

5.Anfonebau

Rhaid i'r wybodaeth ganlynol gael ei chynnwys ar bob anfoneb. Bydd methu â darparu'r wybodaeth yn arwain at anghydfod ynghylch anfoneb, a fydd yn oedi'r prosesu wrth i'r wybodaeth berthnasol gael ei chasglu. Dylai pob anfoneb gynnwys:

  • Y cyfeirnod “Anfoneb”
  • Rhif yr anfoneb
  • Cyfeirnod P/O dilys wedi'i gynhyrchu gan y Cyngor
  • Enw'r cwmni, cyfeiriad, a manylion cyswllt
  • Enw a chyfeiriad yr adran rydych chi'n ei hanfonebu
  • Disgrifiad clir o'r hyn rydych chi'n ei anfonebu
  • Dyddiad darparu'r nwyddau, gwasanaethau neu waith
  • Dyddiad creu'r anfoneb
  • Swm i'w dalu
  • TAW (os yw'n berthnasol)
  • Cyfanswm i'w dalu
  • Dim ond yr eitemau ar y Cyf P/O yn unig, oni bai bod amnewidiad wedi'i gytuno.

6.Taliadau

Bydd anfonebau'n cael eu talu yn unol â'r telerau ac amodau. Nod y Cyngor yw talu anfonebau dilys o fewn 28 diwrnod.

Bydd unrhyw anfoneb nad yw'n bodloni'r gofynion wedi'u hamlinellu ym mhwynt 5 uchod yn cael ei dosbarthu fel anghydfod ynghylch anfoneb a bydd oedi wrth dalu. Bydd yr anfoneb yn cael ei hanfon yn ôl at y cyflenwyr, contractwyr a darparwyr gwasanaethau yn egluro'r rhesymau a'r gofynion ar gyfer datrysiad.

Cadwyn Gyflenwi Cwestiynau Cyffredin