Cadwyn Gyflenwi Cwestiynau Cyffredin

Cyflwyniad/Trosolwg

Mae Cyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili (‘y Cyngor’) wedi ymrwymo i wella rheoli ariannol ar draws y Cyngor drwy sicrhau mai dim ond am nwyddau, gwasanaethau a gwaith sydd wedi’u harchebu a’u hawdurdodi’n ffurfiol, yn unol â gweithdrefnau llywodraethu’r Cyngor, y byddwn ni'n talu.

Hefyd, bydd y dull hwn yn helpu'r Cyngor i sicrhau bod yr holl anfonebau sy'n dod i law yn cael eu prosesu'n effeithlon i leihau oedi yn y Gadwyn Gyflenwi a chwrdd â thargedau lleol a chenedlaethol o ran prosesu anfonebau.

1. Beth yw Polisi Polisi Dim Archeb Brynu, Dim Tâl?

Bydd rhoi'r polisi hwn ar waith yn golygu na fydd taliad yn cael ei wneud i gyflenwyr, contractwyr a darparwyr gwasanaethau oni bai bod anfoneb wedi'i chyflwyno yn cynnwys Cyfeirnod Archeb Brynu dilys wedi'i gynhyrchu gan y Cyngor (‘Cyf P/O’). Bydd anfonebau sydd heb gyfeirnod P/O dilys yn arwain at oedi taliadau wrth i'r wybodaeth berthnasol gael ei chasglu. Bydd y Cyngor yn gweithio gyda’r Gadwyn Gyflenwi i sicrhau cydymffurfio â’r polisi hwn. Bydd y cyflenwyr, contractwyr a darparwyr gwasanaethau hynny sy’n dewis peidio â chydymffurfio â’r gofyniad hwn yn barhaus yn cael eu dileu o systemau ariannol y Cyngor ac ni fydd unrhyw drafodion yn y dyfodol. 

2. Pryd fydd Dim Archeb Brynu, Dim Tâl yn dod i rym?

Bydd y polisi ar waith o 1 Gorffennaf 2024 ac mae'n berthnasol i bob archeb o nwyddau, gwasanaethau neu waith wedi'u trefnu ar y dyddiad hwn neu ar ei ôl.

3. Sut mae Dim Archeb Brynu, Dim Tâl yn gweithio a beth yw cyfeirnod Archeb Brynu dilys wedi'i gynhyrchu gan y Cyngor?

Mae'r polisi yn gofyn i bob anfoneb wedi'i chyflwyno gan gyflenwyr, contractwyr a darparwyr gwasanaethau gynnwys cyfeirnod Archeb Brynu ddilys wedi'i gynhyrchu gan y Cyngor (‘Cyf P/O’). Ym mhob achos, ond mewn amgylchiadau eithriadol, bydd y Cyf P/O:

• yn cael ei gynhyrchu o System Proactis P2P Corfforaethol y Cyngor gyda rhagddodiad PO, PO-, PON, PON-, EDTPO neu RGPO, ac
• yn cael ei roi i chi ymlaen llaw, cyn i unrhyw nwyddau, gwasanaethau neu waith gael eu cyflenwi.

4. Rydw i wedi cyflenwi nwyddau, gwasanaethau a/neu waith i'r Cyngor, i ble dylwn i gyflwyno fy anfoneb?

Bydd y cyfeirnod P/O dilys wedi'i gynhyrchu gan y Cyngor yn nodi cyfeiriad e-bost neu gyfeiriad lle bydd angen anfon yr anfoneb. Sylwch ar gyfer y cyflenwyr, contractwyr neu ddarparwyr gwasanaethau hynny sy'n anfonebu'n electronig ar hyn o bryd trwy farchnad Proactis y Cyngor, na fydd unrhyw newid i'r ffordd rydych chi'n cyflwyno anfonebau.

5. Mae anfoneb wedi'i dychwelyd yn gofyn am ddyfynnu cyfeirnod archeb brynu dilys. Sut mae modd cael gafael ar hwn?

Dylech chi gysylltu â chynrychiolydd y Cyngor a wnaeth y cyfarwyddyd archeb gwreiddiol a gofyn iddo ddarparu'r Cyf P/O wedi'i gynhyrchu gan y Cyngor. Ar ôl i'r

Cyf P/O ddod i law, dylech chi ailgyflwyno'ch anfoneb gan sicrhau bod y Cyf P/O dilys wedi'i nodi'n glir.

6. Sut ydw i'n gwybod bod fy rhif Archeb Brynu wedi'i gymeradwyo gan y lefel gywir o awdurdod?

Bydd Cyf P/O dilys yn cael ei gynhyrchu gan ein systemau corfforaethol dim ond pan fydd wedi'i awdurdodi gan y person priodol yn y Cyngor. Ni fydd y polisi hwn yn berthnasol mewn rhai amgylchiadau a bydd rhestr eithriadau gan yr adran Cyllid Corfforaethol. Bydd angen i unrhyw eithriadau gael eu cytuno gan staff o fewn yr adrannau Cyllid a Chaffael cyn darparu unrhyw nwyddau, gwasanaethau neu waith, a bydd cofnod ar restr eithriadau.

7. Dim ond ysgolion rydw i'n eu cyflenwi, ydy hyn yn effeithio arna i?

Nid yw'r polisi hwn yn berthnasol i ysgolion ar hyn o bryd. Ni fydd unrhyw newidiadau i’r ffordd rydych chi'n rheoli archebion prynu sy'n dod yn uniongyrchol gan ysgolion, fodd bynnag, mae’r wybodaeth yn y polisi a’r cwestiynau cyffredin hyn yn cael eu hargymell fel arfer gorau a dylech chi eu hystyried nhw wrth symud ymlaen.