Partnership of Care
Adroddiad Monitro Contract
- Enw/Cyfeiriad y darparwr: Partnership of Care, Alexander House, Heol Pwll Glo, Llanbradach, Caerffili CF83 8QQ
- Dyddiad yr ymweliad: Dydd Mercher 20 Mawrth, a dydd Mawrth 26 Mawrth 2024
- Swyddog(ion) Ymweld: Amelia Tyler: Swyddog Monitro Contractau, Cyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili
- Yn bresennol: Janine Darling: Unigolyn Cyfrifol, Partnership of Care
Cefndir
Mae Partnership of Care wedi bod yn darparu gwasanaethau byw â chymorth ym Mwrdeistref Sirol Caerffili ers 2006. Mae'r sefydliad yn cynnig tenantiaethau mewn 23 o wahanol eiddo ledled y Fwrdeistref Sirol (tri ohonyn nhw'n darparu gofal seibiant). Mae'r eiddo yn lletya unigolion ag anableddau dysgu a/neu anawsterau iechyd meddwl.
Nid oedd gan rai o'r eiddo unrhyw denantiaid a oedd wedi'u hariannu gan Gyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili neu denantiaid a oedd wedi'u hariannu drwy'r bwrdd iechyd lleol. Mae adroddiadau unigol yn gyflawn ar gyfer pob eiddo o leiaf bob dwy flynedd a’r brif swyddfa yn Alexander House bob blwyddyn.
Cafodd yr ymweliad diwethaf â’r brif swyddfa ei gwblhau ar 23 Mawrth 2023 ac, ar yr adeg hon, cafodd 14 cam gweithredu eu nodi; wyth cam unioni a chwe cham datblygiadol. Cafodd y camau hyn eu hadolygu ac mae'r canfyddiadau wedi'u hamlinellu yn yr adran isod.
Yn dibynnu ar y canfyddiadau yn yr adroddiad hwn, efallai bydd y darparwr yn cael camau unioni a chamau datblygiadol i'w cwblhau. Camau unioni yw’r rhai mae'n rhaid eu cwblhau (yn unol â deddfwriaeth ac ati) ac argymhellion arfer da yw camau datblygiadol.
Argymhellion Blaenorol
Dylai'r tenant neu gynrychiolydd lofnodi cynlluniau gwasanaeth. Os nad yw'r tenant yn gallu llofnodi, dylid cofnodi'r rheswm am hyn yn glir. Rheoliad 35, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016 (Fersiwn 2, Ebrill 2019). Wedi'i gyflawni'n rhannol. Nid oedd un o'r cynlluniau wedi'i lofnodi gan y tenant na chynrychiolydd ac nid oedd unrhyw esboniad am hyn yn y ffeil.
Dylai'r rheolwr cofrestredig sicrhau bod polisi wedi'i sefydlu mewn perthynas â disgyblaeth staff.Rheoliad 14, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016 (Fersiwn 2, Ebrill 2019). Wedi'i gyflawni. Gwelwyd hyn fel rhan o'r ymweliad.
Dylai hyfforddiant gorfodol fod yn gyfredol i bob cyflogai a dylid diweddaru’r matrics yn unol â hynny. Rheoliadau 35 a 36, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016. Wedi'i gyflawni. Er bod rhai bylchau wedi'u nodi, roedd yr holl hyfforddiant gorfodol wedi'i gwblhau ar y matricsau a ddarparwyd.
Dylid rhoi ystyriaeth gadarnhaol i gynnwys pobl sy’n defnyddio’r gwasanaeth yn y broses recriwtio. Rheoliad 35, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016 (Fersiwn 2, Ebrill 2019). Wedi'i gyflawni'n rhannol. Eglurwyd bod hyn wedi'i ystyried ac yn cael ei annog lle bo'n bosibl, er bod rhai cleientiaid yn amharod i gymryd rhan weithredol ac nid yw cleientiaid eraill yn gallu lleisio eu cwestiynau. Nid oedd tystiolaeth bod y sgyrsiau hyn yn cael eu cynnal.
Dylid cadw tystysgrifau geni ar ffeil ar gyfer pob aelod o staff. Rheoliad 59 ac Atodlen 2, rhan 1 (8) b, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016 (Fersiwn 2, Ebrill 2019). Wedi'i gyflawni. Gwelwyd y rhain yn y ffeiliau yr edrychwyd arnyn nhw.
I ddangos tystiolaeth o'r 'cynnig rhagweithiol', dylai pob tenant a/neu gynrychiolydd gael copi o'r arolwg sy'n gofyn ym mha iaith yr hoffen nhw siarad, a bydd hwn yn cael ei gadw ar ffeil. Rheoliad 24, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016 (Fersiwn 2, Ebrill 2019). Heb ei gyflawni. Ni welwyd unrhyw dystiolaeth y gofynnwyd i gleientiaid beth yw eu hiaith/dull o gyfathrebu dewisol.
Dylid cyfeirio at y geirda anghyflawn er mwyn sicrhau addasrwydd yr aelod o staff. Rheoliad 35, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016 (Fersiwn 2, Ebrill 2019). Wedi'i gyflawni. Nodwyd bod geirda llawn yn cael ei gadw'n electronig ar gyfer yr aelod o staff, fel y codwyd yn ystod yr ymweliad blaenorol.
Dylid rhoi polisïau ar waith ar gyfer cychwyn gwasanaeth a disgyblaeth staff. Rheoliad 12, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016 (Fersiwn 2, Ebrill 2019). Wedi'i gyflawni. Darparwyd y rhain fel rhan o'r broses fonitro.
Dylai'r matrics hyfforddi ddefnyddio fformat cyson i gofnodi dyddiadau llawn y darparwyd hyfforddiant. Wedi'i gyflawni. Cydnabuwyd bod hyn wedi'i weithredu ers yr ymweliad blaenorol.
Lle bo modd, dylai dau uwch aelod o staff gynnal cyfweliadau. Wedi'i gyflawni. Roedd un o'r ffeiliau staff a welwyd yn dangos bod yr aelod o staff wedi cael ei gyfweld gan ddau uwch aelod o staff a dywedwyd bod hyn yn cael ei weithredu lle bo hynny'n ymarferol.
Argymhellir bod cynlluniau personol yn rhoi manylion ynghylch pa lefel o gymorth sydd ei angen i ddarparu gofal personol. Wedi'i gyflawni'n rhannol. Roedd un o'r cynlluniau personol yn egluro'r hyn oedd y gŵr yn gallu ei wneud yn annibynnol, ond amlygwyd na fyddai dechreuwr newydd yn gwybod a ddylai adael yr ystafell ymolchi, aros y tu allan neu ei gynorthwyo trwy gydol y broses.
Dylai staff sicrhau bod dogfennau sy'n canolbwyntio ar ganlyniadau wedi'u llofnodi'n glir a'u dyddio ar ôl eu cwblhau ac ar ôl pob adolygiad. Wedi'i gyflawni'n rhannol. Gwelwyd dau adroddiad sy'n canolbwyntio ar ganlyniadau ac roedd un wedi'i lofnodi gan reolwr gwasanaeth ar gyfer y cyfnod rhwng mis Chwefror a mis Ebrill 2024. Dywedodd y rheolwr contract na ddylai adroddiadau gael eu llofnodi ymlaen llaw ac y dylen nhw ddyddio'r ddogfen ar y dyddiad cwblhau yn hytrach na'r cyfnod mae'n cyfeirio ato.
Dylai canmoliaeth gael ei dyddio'n glir a'r berthynas gyda'r person sy'n cael ei gynorthwyo. Heb ei gyflawni. Nid oedd yn bosibl dangos tystiolaeth o hyn yn ystod yr ymweliadau.
Dylai'r rheolwr a'r gweithiwr lofnodi contract cyflogaeth. Wedi'i gyflawni. Roedd y rhain wedi'u llofnodi gan yr aelod newydd o staff a'r swyddog gweinyddol.
Archwiliad pen desg
Roedd pum atgyfeiriad yn ymwneud â diogelu wedi bod yn ystod y chwe mis blaenorol ac roedd y Swyddog Monitro Contractau yn cydnabod bod y rhain wedi cael sylw priodol ac wedi'u codi gyda'r timau gofynnol, bod ymchwiliadau wedi'u cynnal lle bo angen a bod unrhyw gamau gweithredu angenrheidiol wedi'u cymryd i leihau risg lle bo modd.
Ni chafodd unrhyw bryderon na materion eu codi gan y timau rheoli gofal ac ni chafodd unrhyw hysbysiadau gorfodi eu cyhoeddi gan Arolygiaeth Gofal Cymru. Cynhaliwyd yr arolygiad diwethaf gan yr Arolygiaeth Gofal ym mis Tachwedd 2023 ac, ar yr adeg hon, ni nodwyd unrhyw feysydd i’w gwella.
Eglurwyd nad oedd unrhyw gwynion ffurfiol wedi eu gwneud, ond dywedodd yr Unigolyn Cyfrifol bod unrhyw faterion llai nad oedden nhw wedi'u nodi'n ysgrifenedig yn cael eu trin cyn gynted â phosibl ac yn cael eu datrys o fewn y cartref.
Cafodd y matricsau hyfforddi, goruchwylio ac arfarnu i gyd eu darparu ar gais. Amlygir y canfyddiadau yn ddiweddarach yn yr adroddiad. Roedd rota staff un o'r eiddo yn cael ei darparu am gyfnod o bythefnos ar gyfer un o'r cartrefi ac roedd hyn yn dangos bod o leiaf saith aelod o staff ar ddyletswydd yn ystod y dydd a phump o staff effro gyda'r nos.
Unigolyn Cyfrifol
Gwelwyd adroddiadau rheoliad 73 chwarterol yn ystod yr ymweliad, a nodwyd, oherwydd nifer yr eiddo, bod hon yn dasg fawr i’r Unigolyn Cyfrifol ei chyflawni. Cydnabuwyd y gwneir ymdrechion i siarad â’r cleientiaid, staff, a pherthnasau fel rhan o’r adroddiadau hyn, fodd bynnag, sylwyd hefyd ei bod yn hawdd mynd at yr Unigolyn Cyfrifol ac mae'n bresennol yn y gwasanaeth. Mae staff a chleientiaid yn ei gweld yn anffurfiol yn rheolaidd ac ni fyddai'n aros tan y cyfarfod ffurfiol i godi unrhyw bryderon neu faterion.
Darparwyd copi hefyd o'r adroddiad rheoliad 80 chwe misol ar gyfer mis Mehefin i mis Rhagfyr 2023 ac roedd hwn yn dogfennu bod 23 canmoliaeth ac un gŵyn wedi dod i law ac, er nad ymhelaethwyd ar y rhain, nodwyd bod y rhain wedi’u hymgorffori yn y meysydd i'w datblygu ar ddiwedd yr adroddiad.
Darparwyd y datganiad o ddiben a oedd â dyddiad 2024 ac yn cynnwys enw rheolwr newydd y gwasanaeth a ddechreuodd ym mis Rhagfyr 2023.
Nodwyd bod tîm rheoli cryf o fewn Partnership of Care a phe byddai'r Unigolyn Cyfrifol yn absennol am fwy na 28 diwrnod, byddai Arolygiaeth Gofal Cymru a'r tîm comisiynu yn cael eu hysbysu drwy hysbysiad rheoliad 60. Yn rhan o’r cynllun wrth gefn pe byddai un o'r rheolwyr yn absennol ar yr un pryd â'r Unigolyn Cyfrifol, byddai'r rôl a'r dyletswyddau angenrheidiol yn cael eu cyflawni gan y pedwar rheolwr gwasanaeth a'r saith dirprwy reolwr arall gyda chymorth y swyddog gweinyddol.
Gwelwyd yr holl bolisïau a gweithdrefnau, gan gynnwys derbyniadau (addasrwydd y gwasanaeth), diogelu cyllid cleientiaid, ataliaeth, hyfforddi staff, disgyblu staff, rheoli heintiau, meddyginiaeth, cwynion, a chwythu'r chwiban. Sylwyd bod addasrwydd polisi'r gwasanaeth wedi'i adolygu ddiwethaf ar 22 Ebrill 2022 a nodwyd bod yr adolygiad arfaethedig o fewn deuddeg mis. Roedd y polisi hyfforddi hefyd yn hwyr gyda'r polisi’n nodi bod disgwyl yr adolygiad ar neu cyn 17 Ionawr 2024.
Gwybodaeth am denantiaid
Esboniodd yr Unigolyn Cyfrifol ei fod yn landlord ac yn ddarparwr gofal ym mhob eiddo, ond nid yw'r bobl sy'n cael eu cynorthwyo dan rwymedigaeth gytundebol i'r darparwr fel rhan o'u cytundeb tenantiaeth. Pe bai unrhyw gleient yn mynegi dymuniad i gael darparwr gwahanol yn eu cynorthwyo, dywedwyd y byddai atgyfeiriad yn cael ei wneud i'r tîm rheoli gofal asesu priodol i chwilio am sefydliad arall.
Dim ond drwy’r tîm rheoli gofal y caiff unigolion eu hatgyfeirio at y darparwr ac mae’r broses dewis tenantiaeth yn cynnwys darllen drwy’r cynllun gofal gan yr Awdurdod Lleol, cwblhau asesiad cychwynnol gyda’r unigolyn, a chynnal cyflwyniadau ac asesiadau cydnawsedd gyda’r staff a’r tenantiaid eraill sy’n byw yn yr eiddo.
Nodwyd bod cyfnod pontio o chwe wythnos ac, ar ôl hynny, cynhelir adolygiad i ystyried sut mae'r lleoliad yn mynd. Hysbyswyd y Swyddog Monitro Contractau bod ffeiliau cleientiaid a staff yn cael eu cadw'n ddiogel yn y swyddfa, bod cwpwrdd cloadwy gyda chod allwedd ar gyfer ffeiliau cleientiaid, a chedwir ffeiliau staff mewn cabinet cloadwy. Cafwyd trafodaeth ynghylch y ddogfennaeth, a dywedwyd eu bod nhw yn y broses o fynd yn ddigidol, a fydd yn lleihau costau ac yn gwella diogelwch a hygyrchedd i staff cymorth.
Cynlluniau personol
Edrychwyd ar ddwy ffeil yn ystod yr ymweliad a chydnabuwyd nad oedd y naill na'r llall yn cynnwys asesiadau cychwynnol. Roedd y ddwy ffeil yn cynnwys cynlluniau gofal a chymorth ac adolygiadau a adlewyrchwyd yn y cynlluniau personol.
Cydnabuwyd bod y cynlluniau personol yn canolbwyntio ar yr unigolyn ac yn canolbwyntio ar ganlyniadau. Amlinellwyd nodau, gan gynnwys gwneud tasgau cartref heb anogaeth, cerdded mwy, a beth yw eu hoffterau a'u cas bethau. Roedd y cynlluniau personol yn cynnwys gweithgareddau maen nhw'n eu mwynhau a'r hyn sy'n bwysig iddyn nhw. Roedd yn amlinellu'n glir yr hyn roedden nhw'n gallu ei wneud yn annibynnol a pha gymorth sydd ei angen arnyn nhw gan staff. Roedd adroddiadau canlyniadau chwarterol misol ar ffeil, ac fel y crybwyllwyd yn flaenorol, ni ddylai'r rhain gael eu cwblhau ymlaen llaw.
Roedd asesiadau risg ar gael yn ymwneud â phynciau fel epilepsi, gweithgareddau, ymddygiad ac allweddi tŷ. Nododd y Swyddog Monitro Contractau fod asesiad risg ar waith ar gyfer methu â deall beth sy'n wir neu'n ddychmygol, ond nid oedd hyn wedi'i gynnwys yn y cynllun personol. Roedd yr ail ffeil hefyd yn cynnwys asesiad risg ar gyfer arthritis a symud, ac nid oedd hwn wedi'i gynnwys yn y cynllun chwaith.
Roedd tystiolaeth bod cynlluniau personol wedi'u cydgynhyrchu; roedd un wedi'i lofnodi gan y person oherwydd bod ganddo'r gallu i ddeall a chytuno i'r cynnwys, ac er nad oedd yr ail gynllun wedi'i lofnodi, roedd yn cofnodi bod y gŵr wedi bod yn rhan o'r gwaith o'i lunio ynghyd â rheolwr y gwasanaeth a'r tîm staff. Awgrymwyd y dylid ystyried eiriolwr ar gyfer y gŵr hwn os oes penderfyniadau penodol i'w gwneud.
Roedd tystiolaeth yn y ddwy ffeil i ddangos bod adolygiadau o'r cynlluniau personol ac asesiadau risg yn cael eu cynnal o leiaf bob chwarter ac, mewn rhai achosion, yn cael eu cwblhau'n fisol. Cofnodwyd ar un amserlen weithgareddau bod y person yn hoffi mynd i'r capel ddwywaith yr wythnos, fodd bynnag, roedd y cynllun wedi gadael yr adran ar gyfer ei grefydd a'r eglwys maen nhw'n ei mynychu yn wag. Mae'r Swyddog Monitro Contractau yn argymell bod yr adrannau hyn yn cael eu llenwi. Braf oedd nodi ei fod yn dweud bod yr unigolyn yn hoffi mynychu'r eglwys am baned o de a chwrdd â'u ffrindiau ac y bydden nhw'n cael eu cynorthwyo i fynychu bedydd, angladd neu briodas pe bydden nhw'n cael eu gwahodd.
Cwestiynau i'r rheolwr
Dywedwyd bod archwiliadau meddyginiaeth yn cael eu cynnal bob mis yn ogystal â chyfrifon meddyginiaeth sy'n cael eu cwblhau wrth drosglwyddo a gwiriadau wythnosol gan y rheolwr ar ddyletswydd. Dywedodd yr Unigolyn Cyfrifol fod meddyginiaeth gudd yn cael ei rhoi i rai o'r bobl maen nhw'n eu cynorthwyo sy'n cael eu hariannu gan ofal iechyd parhaus. Mae'r rhain i gyd wedi'u hawdurdodi, ac mae cynllun yn cael ei ysgrifennu gan y nyrs anabledd dysgu fel arfer.
Mae'r weithdrefn feddyginiaeth yn ei lle i reoli stoc a sicrhau bod presgripsiynau rheolaidd yn cael eu harchebu gyda digon o amser. Mae'r holl staff yn cwblhau hyfforddiant ac asesiadau meddyginiaeth cyn iddyn nhw gael eu cymeradwyo fel rhai cymwys. Trefnir unrhyw hylifau yn seiliedig ar faint y botel a nifer y dosau yn y botel i allu rhagweld pryd mae angen ei archebu.
Ceir adborth gan gleientiaid a rhanddeiliaid drwy holiaduron ymweliadau rheoliad 73 a’r llyfrau ymwelwyr ym mhob eiddo. Gwelwyd hefyd fod yr Unigolyn Cyfrifol yn bresennol iawn yn y gwasanaeth dydd ac yn gwneud pob ymdrech i sicrhau ei bod ar gael i'r cleientiaid sy'n aml yn dymuno siarad â hi fel rhan o'u trefn arferol. Mae'r rheolwyr gwasanaeth hefyd yn hawdd mynd atyn nhw ac yn hygyrch, ac maen nhw'n cydweithio'n agos fel tîm.
Fel rhan o'r drafodaeth, dywedwyd wrth y Swyddog Monitro Contractau nad oedd angen unrhyw newidiadau fel rhan o unrhyw adborth a dderbyniwyd, fodd bynnag, amlygwyd eu bod nhw'n bwriadu enwebu eiriolwr iechyd meddwl ar gyfer y tîm staff, sicrhau bod gweithiwr yn mynychu cwrs deuddydd ac efallai ystyried rhoi boreau coffi ar waith ar ôl i hyn gael ei wneud.
Ar adeg yr ymweliad, roedd dau berson wedi'u penodi'n eiriolwr ac roedd y ddau yn unigolion a oedd yn cael eu cynorthwyo gan y bwrdd iechyd lleol. Eglurodd yr Unigolyn Cyfrifol hefyd fod gweithiwr cymdeithasol tenant arall yn ymchwilio i eiriolaeth ar eu cyfer.
Y darparwr sy'n berchen ar yr eiddo ac mae'n cyflogi tîm cynnal a chadw i wneud unrhyw waith angenrheidiol. Mae rheolwyr gwasanaeth yn cwblhau adroddiad bob mis yn amlinellu unrhyw waith sydd ei angen ac mae hwn yn mynd ymlaen i’r swyddog gweinyddol sydd wedyn yn creu rhestr swyddi yn seiliedig ar frys, hynny yw, os oes unrhyw faterion iechyd a diogelwch.
Petai sefyllfa'n codi lle byddai anghydfod rhwng tenantiaid, yna byddai cyfarfodydd yn cael eu trefnu gyda'r unigolion hyn i ymchwilio i'r pryder a cheisio dod o hyd i ateb. Pe bai'r mater yn fwy difrifol, yna byddai ystyriaeth yn cael ei roi i gynnal cyfarfod tîm amlddisgyblaethol, ac fel yr opsiwn olaf, ceisir llety arall yn unol â'r cytundeb tenantiaeth.
Dywedwyd wrth y Swyddog Monitro Contractau, yn y sefyllfa lle byddai aelod o staff yn cael trafferth gyda thenant, y bydden nhw'n edrych ar hyfforddiant, ymyrraeth a chymorth posibl a datrysiad i'r gwrthdaro, a phe na bai'r mater wedi cael ei drin, yna byddai'r staff cymorth yn cael cyfle i weithio mewn eiddo arall.
Defnyddir dysgu yn y dosbarth ac e-ddysgu gan y darparwr, a nodwyd bod ystafell hyfforddi fawr yn Alexander House i alluogi nifer o staff i fynychu'r un sesiynau. Eglurwyd bod gan yr hyfforddwr ddealltwriaeth dda o anghenion y cleientiaid a'i fod yn gallu cyflwyno hyfforddiant pwrpasol lle bo angen.
Asesir ansawdd yr hyfforddiant wrth i'r Unigolyn Cyfrifol fynd drwy amcanion y cwrs gyda'r hyfforddwr i sicrhau yr ymdrinnir â phob pwnc. Nodwyd hefyd bod yr Unigolyn Cyfrifol wedi'i hyfforddi i ddarparu hyfforddiant. Darperir ffurflenni gwerthuso i gael adborth a cheir cyfarfodydd rheolwyr rheolaidd a ddefnyddir i drafod unrhyw hyfforddiant parhaus.
Er bod rhai staff sy'n gweithio dros 48 awr yr wythnos yn rheolaidd ac sydd wedi tynnu'n ôl o'r gyfarwyddeb oriau gwaith, mae'r rheolwyr gwasanaeth yn ymwybodol wrth gwblhau rotâu i beidio â chaniatáu oriau gormodol gan y gallai hyn effeithio ar eu lles a'u heffeithlonrwydd.
Nid oedd dim yn y ffeil i ddangos bod y cynnig rhagweithiol mewn perthynas â'r Gymraeg ar gael. Dywedwyd wrth y Swyddog Monitro Contractau bod arolwg yn cael ei anfon at denantiaid sy'n gallu mynegi eu dymuniadau i ofyn ym mha iaith maen nhw'n dymuno cyfathrebu ac y bydd unrhyw un sy'n defnyddio Iaith Arwyddion Prydain neu Makaton hefyd yn cael ei nodi. Nid oedd unrhyw beth wedi'i gofnodi yn y cynlluniau personol i amlygu eu hiaith neu ddull cyfathrebu dewisol.
Nid yw tenantiaid presennol bob amser yn rhan o’r broses recriwtio gan nad oes gan rai unigolion y gallu i gymryd rhan, nid yw rhai'n gallu mynegi eu cwestiynau ar lafar ac mae rhai hefyd wedi gwrthod y cyfle. Eglurwyd bod rhai wedi bod yn rhan o'r broses gyfweld neu wedi cael eu holi a oedd unrhyw beth yr hoffen nhw i'r staff ei ofyn i'r ymgeisydd. Dywedodd yr Unigolyn Cyfrifol y byddai’n parhau i ofyn iddo a hoffai gymryd rhan yn y cyfweliad a dywedodd y Swyddog Monitro Contractau y dylid cofnodi hyn ar nodiadau’r cyfweliad, hyd yn oed os yw’r cynnig wedi’i wrthod.
Mae gan yr Unigolyn Cyfrifol ddealltwriaeth drylwyr o’r ddeddfwriaeth diogelu a’i gyfrifoldeb i adrodd am unrhyw sefyllfa lle mae niwed wedi’i achosi neu unrhyw dystiolaeth o esgeulustod. Os oedden nhw'n ansicr a fu unrhyw gamdriniaeth, dywedwyd wrth y Swyddog Monitro Contractau y byddai'n cysylltu â'r tîm diogelu am gyngor. Pe bai mater difrifol, byddai'n cysylltu â'r heddlu.
Cwynion a chanmoliaeth
Gwelwyd copi o'r canllaw hawdd ei ddarllen i denantiaid a oedd yn cynnwys manylion ar sut i wneud cwyn. Pe bai un o'r cleientiaid yn mynegi pryder, byddai'n cael ei gynorthwyo gan aelod o staff i fynegi hyn yn ysgrifenedig i reolwr y gwasanaeth. Byddai hyn yn cael ei drafod gyda'r Unigolyn Cyfrifol ac anfonir llythyr derbyn o fewn pum diwrnod a chwblheir ymchwiliad llawn o fewn ugain diwrnod. O ran y polisi diogelu, pe bai’r mater yn ymwneud â chamdriniaeth neu esgeulustod, byddai hyn yn disodli’r polisi cwynion.
Byddai canlyniad unrhyw gŵyn yn cael ei gyflwyno'n ysgrifenedig i sicrhau bod y mater wedi dod i ben a bod trywydd archwilio llawn yn cael ei gadw ar ffeil gydag unrhyw wersi a ddysgwyd. Os nad yw’r gŵyn yn ddienw, bydden nhw’n ysgrifennu at yr achwynydd yn egluro canlyniad unrhyw ymchwiliad a phe bai’r gŵyn gan denant, byddai’r llythyr yn cael ei roi mewn fformat addas a byddai aelod o staff yn trafod y canfyddiadau gyda nhw.
Hysbysir staff am unrhyw gwynion yn rhan o gyfarfodydd rheolwyr a chyfarfodydd y tîm staff (os yw’n briodol). Yn dilyn adroddiad diogelu, atgoffwyd y staff o gyfrinachedd a'u cyfrifoldeb i gynnal preifatrwydd y bobl maen nhw'n eu cynorthwyo. Dywedwyd wrth y Swyddog Monitro Contractau eu bod nhw bob amser yn ceisio bod yn rhagweithiol a defnyddio unrhyw bryderon fel ffordd o ddatblygu a gwella'r gwasanaeth a ddarperir.
Hefyd, rhennir canmoliaeth gyda’r tîm staff trwy’r system electronig Deputy ac enwebir tîm i fod yn dîm y mis.
Gwybodaeth am staffio
Mae'r darparwr yn defnyddio Fframwaith Sefydlu Cymru Gyfan ac roedd tystysgrif yn ei lle i ddangos hyn ar gyfer un aelod o staff, ond nid ar gyfer yr aelod staff a ddechreuodd yn 2017. Fel y nodwyd yn flaenorol, mae'r hyfforddiant yn cael ei arfarnu gan y tîm staff, ac mae arfer y cynnwys yn cael ei fonitro trwy gyfarfodydd tîm, arsylwadau cyffredinol, sesiynau goruchwylio a holiaduron.
Darperir yr holl hyfforddiant gorfodol, gan gynnwys codi a chario, hylendid bwyd, diogelu, rheoli heintiau, cymorth cyntaf, meddyginiaeth, rheoli ymddygiad cadarnhaol a chyfathrebu. Darperir hyfforddiant ychwanegol hefyd ar awtistiaeth, rhoi meddyginiaeth yn y foch, galluedd meddyliol, bwyta ac yfed.
Edrychwyd ar ddwy ffeil staff, ac roedd y ddwy yn cynnwys dau eirda (un gan eu cyflogwr diweddaraf), ffurflenni cais, cofnodion cyfweliad, hanes cyflogaeth cyflawn, contractau cyflogaeth wedi'u llofnodi, lluniau, tystysgrifau hyfforddi, tystiolaeth o wiriadau gan y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd (y ddau yn glir). Dim ond un o'r ffeiliau oedd yn cynnwys tystysgrif geni ac roedd yn braf nodi bod datganiad wedi'i lofnodi gan y gweithiwr yn egluro bod hwn wedi'i golli. Dim ond un o'r ffeiliau oedd yn cynnwys pasbort.
Nododd y Swyddog Monitro Contractau bod goruchwylio’n digwydd o leiaf bob chwarter. Roedd yr holl staff wedi mynychu gwerthusiad blynyddol ac er nad oedd y rhain wedi’u nodi’n glir ar y matrics goruchwylio, dywedodd yr Unigolyn Cyfrifol fod y rhain yn cael eu cynnal bob mis Ebrill neu bob mis Mai. Awgrymwyd y dylid nodi'r rhain fel gwerthusiad.
Yn ystod y flwyddyn diwethaf, dywedwyd bod 94 o weithwyr wedi gadael y sefydliad, sy'n cynrychioli 29% o'r tîm staff cyfan. Nododd y Swyddog Monitro Contractau mai dim ond un aelod o staff oedd ar absenoldeb salwch hirdymor. Roedd 18 o staff wedi cael eu diswyddo ac 14 wedi dod o hyd i swyddi newydd. Roedd rota dyletswydd ar alwad hefyd ar waith ar gyfer yr holl uwch reolwyr ac mae hon yn un hyblyg.
Camau Unioni/Datblygiadol
Camau unioni (i'w cwblhau o fewn 3 mis i ddyddiad yr adroddiad hwn)
Dylai'r tenant neu gynrychiolydd lofnodi cynlluniau gwasanaeth. Os nad yw'r tenant yn gallu llofnodi, dylid cofnodi'r rheswm am hyn yn glir. Rheoliad 35, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016 (Fersiwn 2, Ebrill 2019).
Dylid rhoi ystyriaeth gadarnhaol i gynnwys pobl sy’n defnyddio’r gwasanaeth yn y broses recriwtio. Rheoliad 35, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016 (Fersiwn 2, Ebrill 2019).
I ddangos tystiolaeth o'r 'cynnig rhagweithiol', dylai pob tenant a/neu gynrychiolydd gael copi o'r arolwg yn gofyn ym mha iaith yr hoffen nhw siarad, a dylid cadw hwn ar ffeil. Rheoliad 24, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016 (Fersiwn 2, Ebrill 2019).
Dylid cwblhau cynlluniau personol cychwynnol cyn i'r person symud i'r eiddo, oni bai ei fod yn achos brys. Rheoliad 15, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016 (Fersiwn 2, Ebrill 2019).
Dylai'r cynlluniau personol gynnwys risgiau i'r unigolyn ac eraill. Rheoliad 15, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016 (Fersiwn 2, Ebrill 2019).
Camau datblygiadol
Argymhellir bod cynlluniau personol yn rhoi manylion ynghylch pa lefel o gymorth sydd ei angen i ddarparu gofal personol.
Dylai staff sicrhau bod dogfennau sy'n canolbwyntio ar ganlyniadau wedi'u llofnodi'n glir a'u dyddio ar ôl eu cwblhau ac ar ôl pob adolygiad.
Dylai canmoliaeth gael ei dyddio'n glir a'r berthynas gyda'r person sy'n cael ei gynorthwyo.
Dylid adolygu addasrwydd polisïau gwasanaeth a pholisïau hyfforddi staff yn unol â gofyniad y darparwr.
Dylai rheolwr y gwasanaeth lenwi’r adrannau gwag yn y cynllun personol ar gyfer yr unigolyn sydd wedi mynegi dymuniad i fynychu’r capel.
Mae’n arfer da cadw datganiad ar ffeil sydd wedi’i lofnodi a’i ddyddio gan y gweithiwr os nad yw wedi darparu copi o’i basbort.
Casgliad
Cydnabuwyd mai dim ond dau o'r 14 argymhelliad blaenorol oedd heb eu bodloni a dim ond 11 o gamau gweithredu a amlygwyd yn yr adroddiad hwn.
Mae'r gwasanaeth yn cael ei arwain gan gleientiaid ac roedd tystiolaeth glir bod gan y staff ddealltwriaeth drylwyr o anghenion a dewisiadau'r bobl maen nhw'n eu cynorthwyo. Mae'r gwasanaeth yn rhagweithiol wrth gael adborth ac yn ymdrechu i wella lle mae unrhyw feysydd yn cael eu hamlygu.
Ceir cyfathrebu da o fewn y tîm staff ac mae'r rheolwyr yn hawdd mynd atyn nhw ac yn gwneud pob ymdrech i weithio'n agos gyda'r bobl maen nhw'n eu cynorthwyo.
Hoffai'r Swyddog Monitro Contractau ddiolch i'r Unigolyn Cyfrifol ac i reolwyr y gwasanaeth am eu hamser, eu cymorth, a'u lletygarwch drwy gydol y broses fonitro gyfan.
- Awdur: Amelia Tyler
- Swydd: Swyddog Monitro Contractau
- Dyddiad: 26 Ebrill 2024