Victoria House
Adroddiad Monitro Contract
- Enw/Cyfeiriad y Darparwr: (My Choice Healthcare) Victoria House, Gordon Road, Coed Duon, Caerffili NP12 1DS
- Dyddiad yr ymweliad: Dydd Mawrth 20 Chwefror 2024
- Swyddog(ion) Ymweld: Amelia Tyler: Swyddog Monitro Contractau
- Presennol: Claire Stanton: Rheolwr Cofrestredig, Nicola Mullins: Rheolwr Gweithrediadau
Cefndir
Mae Victoria House yn gartref preswyl i bobl ag anabledd dysgu sydd wedi'i leoli yn y Coed Duon gyda mynediad hawdd i'r holl amwynderau lleol. Mae'r cartref yn eiddo i ac yn cael ei redeg gan My Choice Healthcare, sy'n ddarparwr cofrestredig ym mwrdeistref Caerffili.
Mae'r eiddo yn fyngalo dormer mawr ar wahân ac ar adeg yr ymweliad roedd tri phreswylydd: un a ariannwyd gan Gyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili, a dau wedi'u hariannu gan awdurdod lleol cyfagos. Roedd gan yr adeilad dair ystafell wely a swyddfa ac felly nid oedd ganddo lefydd gwag ar adeg yr ymweliad.
Arolygwyd y cartref gan Arolygiaeth Gofal Cymru ar yr un diwrnod drwy ymweliad dirybudd. Pwrpas yr ymweliad oedd siarad â'r rheolwr, y staff a'r tenantiaid ac edrych ar y ddogfennaeth.
Cynhaliwyd ymweliad blaenorol â'r cartref gan y swyddog monitro contractau ar 7 Medi 2022, ac ar yr adeg honno nodwyd tri cham unioni ac un cam datblygiadol; adolygwyd y camau hyn, ac amlinellir y canfyddiadau yn yr adran isod.
Yn dibynnu ar ganfyddiadau'r adroddiad, rhoddir camau unioni a datblygiadol i'r darparwr eu cwblhau. Camau unioni yw'r rhai y mae'n rhaid eu cwblhau (fel y'u llywodraethir gan ddeddfwriaeth), ac mae camau datblygiadol yn argymhellion arfer da.
Argymhellion blaenorol
Mae angen diweddaru ffotograff o ansawdd gwael ar ffeil aelodau staff. Rheoliad 35, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016) Fersiwn 2 (Ebrill 2019), Atodlen 1, rhan 1 (1). Wedi ei gyflawni. Gwelwyd dwy ffeil staff fel rhan o'r ymweliad, a chydnabuwyd bod y ddwy yn cynnwys lluniau diweddar o ansawdd da.
Hyfforddiant i'w gael o amgylch gofal dementia ac ar gyfer cyfathrebu. Rheoliad 36, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) (2016) fersiwn 2 (Ebrill 2019). Wedi ei gyflawni’n rhannol. Ni chafwyd tystiolaeth o hyfforddiant cyfathrebu a dementia ar y matrics hyfforddi a ddarparwyd. Eglurodd y Rheolwr fod hyfforddiant dementia wedi cael ei ddarparu gan y bwrdd iechyd lleol ym mis Mai 2023 a bod hyn i gael ei adlewyrchu'n gywir ar y matrics. Anfonwyd yr hyfforddiant e-ddysgu ynghylch cyfathrebu at y tîm staff yn ystod yr ymweliad a bydd hyn yn cael ei ddiweddaru ar y matrics ar ôl ei gwblhau.
Cynlluniau personol i ymgorffori mwy o fanylion sy'n canolbwyntio ar yr unigolyn megis dewisiadau, cas bethau, tasgau annibynnol a chanlyniadau. Gwybodaeth ychwanegol i'w hymgorffori o amgylch yr hyn y gall y person ei wneud yn annibynnol a chanolbwyntio ar unrhyw nodau y cytunwyd arnynt. Rheoliadau 14 a 15, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) (2016) Fersiwn 2 (Ebrill 2019). Wedi ei gyflawni. Roedd y cynlluniau personol y fanwl ac yn canolbwyntio ar yr unigolyn ac fe'u hysgrifennwyd ar ffurf y person cyntaf, sy'n eu gwneud yn haws i'w darllen ac yn cynnal ffocws ar yr unigolyn. Sylwodd y swyddog monitro contractau eu bod yn canolbwyntio ar sgiliau a gallu'r unigolyn cyn dogfennu beth yw ei anghenion cymorth a sut y dylid diwallu'r rhain.
Y rheolwr i ystyried archebu lle i staff perthnasol ar Ardystiad Rhyngwladol Llythrennedd Digidol. Heb ei gyflawni. Eglurodd y rheolwr fod hyn yn rhywbeth yr oedd wedi bwriadu ei gwblhau, ond oherwydd pwysau allanol y tu allan i'r gwaith, nid oedd hyn wedi bod yn bosibl. Eglurwyd ei bod yn dal yn fwriad cwblhau cwrs gyda'r llyfrgell leol dros y deuddeg mis nesaf i gynorthwyo gyda gofynion y swydd.
Canfyddiadau o'r ymweliad
Archwiliad bwrdd gwaith
Ni chodwyd pryderon gan y tîm asesu rheoli gofal ac nid oedd hysbysiadau gorfodi ar gyfer yr eiddo ar yr adeg y cynhaliwyd yr ymweliad. Ers y cyfarfod blaenorol, codwyd un pryder diogelu gan weithiwr iechyd proffesiynol, a rhannwyd hyn gyda'r tîm diogelu a gweithredwyd arno gan y darparwr yn brydlon gyda mesurau priodol yn cael eu cymryd.
Darparwyd y matrics hyfforddi cyn yr ymweliad ac fel y soniwyd yn flaenorol, roedd rhai bylchau yn yr hyfforddiant gorfodol; roedd y rheolwr wrthi'n mynd i'r afael â'r llefydd gwag. Edrychir ar y matrics yn fanylach yn yr adroddiad hwn.
Rhannwyd copi o'r matrics goruchwylio ac arfarnu ar gyfer 2023 a 2024 hefyd, a thystiolaeth bod staff yn derbyn goruchwyliaeth briodol yn amlach na'r angen; rhaid i bob aelod o staff fynychu sesiwn oruchwylio o leiaf bob tri mis, a chydnabuwyd bod y mwyafrif yn cwblhau hynny bob deufis. Dim ond un eithriad a nodwyd lle roedd gan aelod o staff fwlch o bedwar mis heb unrhyw esboniad wedi'i gofnodi ar y ddogfen.
Nodwyd bod dyddiadau cychwyn yr holl staff wedi'u cofnodi ar y ddogfen sy'n cynorthwyo i benderfynu pryd ddylid cynnal eu harfarniad blynyddol; sef tua 12 mis ar ôl i'r gyflogaeth ddechrau. Roedd gan yr holl staff dystiolaeth o arfarniad yn 2023 a dyddiadau wedi’u cynllunio ar gyfer 2024. Dim ond un aelod o staff oedd heb gael arfarniad gan mai dim ond ym mis Rhagfyr 2023 yr oeddent wedi dechrau.
Yr unig argymhelliad a wnaed o amgylch y matrics goruchwylio ac arfarnu oedd i enwau llawn gael eu cofnodi er mwyn sicrhau cywirdeb a thryloywder a chael gwared ar unrhyw bosibilrwydd o ddryswch.
Rhannodd rheolwr y cartref gopi o Ganllaw Preswylwyr, a nodwyd bod hwn wedi'i ddyddio ym mis Chwefror 2024 a'i fod yn gyfredol. Nid oedd y ddogfen yn nodi pryd mae angen yr adolygiad nesaf, ond eglurwyd y byddai hyn yn cael ei ddiwygio yn ôl yr angen. I ddangos tystiolaeth bod y ddogfen yn cydymffurfio â deddfwriaeth, argymhellir ei bod yn nodi y bydd yn cael ei hadolygu o leiaf bob blwyddyn. Nodwyd bod y rheolwr wedi'i chofrestru gyda Gofal Cymdeithasol Cymru.
Dywedwyd wrth y swyddog monitro contractau bod ffeiliau cleientiaid yn cael eu storio'n ddiogel mewn cwpwrdd y gellir ei gloi yn yr ystafell weithgareddau a bod ffeiliau staff hefyd yn cael eu cadw'n ddiogel yn y swyddfa.
Unigolyn cyfrifol
Cadarnhawyd bod ymweliadau chwarterol yn cael eu cynnal gan yr unigolyn cyfrifol a bod yr ymweliad rheoliad 73 diweddaraf wedi'i gynnal ar 27 Tachwedd 2023. Roedd yr adroddiad yn rhoi tystiolaeth o adborth gan staff, arsylwadau rhyngweithio, ac amgylchedd/ffabrig yr adeilad a lluniwyd cynllun gweithredu. Nododd yr adroddiad fod yno swydd wag ran amser a dywedwyd bod hon wedi cael ei llenwi.
Gwelwyd y datganiad o bwrpas, a dyddiedig Ebrill 2023 ac roedd wedi'i ddiweddaru gyda manylion y rheolwr newydd. Eglurwyd, pe bai'r rheolwr cofrestredig a'r unigolyn cyfrifol yn absennol am 28 diwrnod neu fwy, y byddai Arolygiaeth Gofal Cymru yn cael gwybod, a byddai'r rheolwr gweithrediadau yn goruchwylio'r gwasanaeth gyda chymorth gan y tîm staff. Dywedwyd nad oes dirprwy reolwyr yn y cartrefi, ond dywedwyd wrth y swyddog monitro contractau bod bwriad penodi uwch aelod o staff i gefnogi'r rheolwr cofrestredig.
Roedd yr holl bolisïau a gweithdrefnau ar waith yn yr eiddo gan gynnwys diogelu, rheoli heintiau, disgyblaeth staff, meddyginiaeth, chwythu'r chwiban, a chyllid. Amlygwyd bod y rhain i gyd wedi'u hadolygu ym mis Chwefror 2024 ac eithrio un a nodwyd y byddai'r rhain yn cael eu hadolygu nesaf ym mis Chwefror 2025 oni bai bod angen gwneud hynny ymlaen llaw. Nododd y swyddog monitro contractau bod y weithdrefn gwyno wedi'i dyddio o flaen amser (Mehefin 2024) ac eglurwyd bod angen cywiro'r manylion hyn a'r manylion cyswllt newydd er mwyn i'r tîm cwynion yng Nghaerffili gael eu diweddaru.
Archwiliad ffeil a dogfennau
Gwelwyd y ffeil ar gyfer yr unigolyn a gefnogir i symud gan Gyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili. Nid oedd asesiad cyn derbyn ar ffeil, ond eglurwyd bod hyn yn ôl pob tebyg wedi cael ei archifo. Cofnodwyd bod yr unigolyn dan sylw wedi byw mewn eiddo byw â chymorth arall am bedair blynedd ar ddeg.
Fel nodwyd eisoes, ysgrifennwyd y cynllun personol yn y person cyntaf gyda'r nodau y cytunwyd arnynt. Nododd y swyddog monitro contractau bod yno fwriad i drefnu gwyliau arbennig i Disneyland y flwyddyn nesaf i ddathlu eu pen-blwydd yn 50 oed. Awgrymwyd y dylid cynnwys y nod i un gŵr golli pwysau oherwydd llawdriniaeth flaenorol ar ei gefn. Gwnaed yr argymhelliad hwn gan weithiwr iechyd proffesiynol i sicrhau ei fod yn rhydd o boen a gallu gwneud y mwyaf o'i symudedd, ei annibyniaeth a'i les. Dylai'r nod gofnodi'r pwysau delfrydol a pha mor aml y cytunwyd y bydd yn cael ei bwyso (unwaith y trafodir hynny gyda'r unigolyn dan sylw).
Roedd tystiolaeth o gyfranogiad gan y gweithiwr allweddol a'r rheolwr cartref wrth lunio'r cynllun personol a chydnabuwyd hefyd bod adolygiad o'r cynllun gofal a chymorth wedi ei gynnal gan y gweithiwr cymdeithasol ym mis Hydref 2023 a oedd hefyd wedi'i ymgorffori yn y cynllun personol. Er nad oedd y ddogfen wedi ei llofnodi gan y gŵr bonheddig, cofnodwyd nad oedd ganddo allu i arwyddo.
Roedd yna asesiad risg integredig ar ffeil a chynllun rheoli risg cymhleth a gwblhawyd ym mis Medi 2023 gydag ymwneud gan eu perthynas agosaf, y rheolwr a gweithiwr cymdeithasol. Nodwyd bod adolygiadau yn cael eu cynnal o leiaf bob tri mis a bod y rhain wedi'u cynnal ar 7 Tachwedd 2023, 1 Rhagfyr 2023, a Chwefror 2024. Ailysgrifennwyd hyn gyda gwybodaeth ychwanegol yn cael ei darparu.
Gwelwyd cofnodion dyddiol o'r 15fed i'r 19eg o Chwefror, ac roedd y rhain yn darparu gwybodaeth fanwl, ond heb dystiolaeth o fynediad i'r gymuned. Dywedodd y rheolwr fod y bobl sy'n byw yn Victoria House yn cael cymorth ar gyfer prydau bwyd allan ac nad yw lefelau staffio yn effeithio ar hyn (mae pedwar allan o'r 9 aelod o staff yn yrwyr dynodedig). Ar ddiwrnod yr ymweliad gwelwyd un o'r preswylwyr yn cerdded yn yr ardd ac yn cael cefnogaeth i fynd allan i fore coffi. Rhaid i staff sicrhau eu bod yn cofnodi lle mae unigolion wedi nodi nad ydynt yn dymuno mynd allan.
Cyfeirir preswylwyr at weithwyr proffesiynol allanol lle bo angen a gwelwyd tystiolaeth o gyswllt gyda nyrs gymunedol ac roedd preswylydd arall yn aros am apwyntiad gyda chlinig yng Nghas-gwent.
Roedd cytundeb wedi'i lofnodi gyda'r berthynas agosaf ar waith yn nodi y byddent am gael eu hysbysu ar lafar o unrhyw ddamweiniau, digwyddiadau, neu newidiadau i iechyd. Nid oedd cydsyniad gan y person sy'n cael ei gefnogi gan nad oedd ganddynt y gallu i gydsynio.
Cofnodwyd nad oedd yr un o'r preswylwyr yn dewis aros yn eu hystafelloedd yn rheolaidd, ond os ydynt yn penderfynu gwneud hynny maent yn cael eu gwirio'n rheolaidd. Roedd y ffeil a welwyd yn cynnwys stori bywyd, beth maent yn mwynhau ei wneud a'r hyn sy'n bwysig iddynt, fel mynd allan am bryd bwyd neu gael tecawê. Gwelwyd tystiolaeth hefyd bod un preswylydd yn mwynhau unrhyw beth sy'n ymwneud ag anifeiliaid. Gall yr holl breswylwyr fynegi eu hunain ac os na allant fynegi eu dymuniadau ar lafar, byddant yn mynd â'r aelod o staff ac yn dangos iddynt beth maent ei eisiau neu ddangos lluniau iddynt.
Roedd ffurflen DNR (na cheisier dadebru cardio-anadlol) yn ei lle a chofnodwyd bod hyn wedi'i drafod gyda'r berthynas agosaf ar 13 Mai 2022. Nododd y swyddog monitro contractau hefyd bod gorchymyn amddifadu o ryddid ar waith ar hyn o bryd a oedd i fod i ddod i ben ar 3 Medi 2024.
Staffio a hyfforddiant
Mae naw aelod o staff yn y tîm, a dywedwyd bod dau yn gweithio rhwng 7am a 2pm, dau yn gweithio rhwng 2pm a 9pm ac mae un aelod o staff nos ar ddyletswydd o 9pm tan 7am y diwrnod canlynol.
Mae’r tîm mewnol yn llenwi ar gyfer absenoldebau staff lle bo hynny'n bosibl, ac os na ellir darparu ar gyfer hyn, caiff ei dreiglo allan i chwaer-gartrefi eraill yn yr ardal leol. Dywedwyd wrth y swyddog monitro contractau hefyd bod y rheolwr gweithrediadau yn ymarferol iawn ac yn adnabod y preswylwyr yn dda ac yn gallu llenwi mewn ar gyfer shifftiau os oes angen. Nid yw staff asiantaeth yn cael eu defnyddio oni bai eu bod yn hanfodol wrth i’r sefydliad geisio cynnal cydlyniant.
Darperir hyfforddiant yn electronig trwy ddarparwr o'r enw Citation Access. Mae cyrsiau fel diogelu, a rheoli heintiau yn cael eu cyflwyno a'u dilyn gyda phrofion cymhwysedd i bennu lefel y ddealltwriaeth. Mae cyrsiau fel gwagio’r eiddo mewn argyfwng, ymwybyddiaeth o dân, amddifadu o ryddid a Phasbort Trin â Llaw Cymru Gyfan yn cael eu cyflwyno'n bersonol.
Mae ansawdd yr hyfforddiant yn cael ei werthuso gan y rheolwr a'r rheolwr gweithrediadau pan fyddant yn mynychu sesiynau hyfforddi ac yna maent yn gallu adnabod unrhyw fylchau. Mae arholiadau diwedd cwrs, asesiadau cymhwysedd meddyginiaeth a ffurflenni gwerthuso hefyd yn cael eu defnyddio i sicrhau bod yr hyfforddiant yn cwmpasu'r holl bynciau angenrheidiol. Hysbyswyd y swyddog monitro contractau hefyd bod hyfforddiant yn cael ei drafod mewn cyfarfodydd tîm a chyfarfodydd goruchwylio.
Nid yw aelodau o staff yn gweithio mwy na 48 awr yr wythnos yn rheolaidd, fodd bynnag, eglurwyd eu bod yn gweithio oriau ychwanegol dros dro ar hyn o bryd oherwydd bod aelod o staff sydd i ffwrdd o'r gwaith.
Nid oedd tystiolaeth ddigonol yn y cartref bod y cynnig gweithredol yn cael ei weithredu; eglurwyd nad oedd unrhyw staff neu breswylwyr yn siarad Cymraeg ar adeg yr ymweliad. Cydnabuwyd bod ymadrodd Cymraeg yr wythnos yn cael ei arddangos yn yr ystafell weithgareddau ac anogir staff i ddefnyddio ymadroddion Cymraeg. Dywedodd y rheolwr wrth y swyddog monitro contractau fod gan un o'r dynion lyfr sydd wedi'i ysgrifennu yn Gymraeg a Saesneg. Argymhellir bod yr asesiad cychwynnol yn gofyn y cwestiwn yn gyntaf ynghylch beth yw eu hiaith a ffefrir a’u dewis ddull o gyfathrebu.
Cofnodwyd yr holl hyfforddiant gorfodol ar y matrics hyfforddi, gan gynnwys diogelu, rheoli heintiau, hylendid bwyd, cymorth cyntaf, a thrin â llaw. Gwelwyd dwy ffeil staff fel rhan o'r broses fonitro; un ar gyfer aelod mwy newydd o staff ac un ar gyfer aelod o staff a oedd wedi gweithio yn Victoria House am naw mlynedd. Roedd y ddwy ffeil yn cynnwys dau eirda, disgrifiad swydd, ffurflenni cais manwl, copïau o dystysgrifau geni, lluniau diweddar, gwiriadau’r Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd (DBS), a thystiolaeth o ymsefydlu. Nodwyd mai hon oedd y swydd gyntaf i un aelod o'r staff, ond roedd geirda personol ar gael ac nid oedd bylchau anesboniadwy mewn cyflogaeth i'r naill weithiwr.
Nodwyd bod gan y ddau aelod o staff gontractau cyflogaeth ar waith, ac roedd y ddau wedi cael eu llofnodi gan y rheolwr cofrestredig, ond dim ond un oedd wedi'i lofnodi a'i ddyddio gan yr aelod staff. Mae'n arfer da sicrhau bod y ddwy ochr wedi ymrwymo i'r contract i ddangos tystiolaeth bod y ddwy ochr yn ymwybodol o'r contract. Gwelwyd cofnodion cyfweliadau, a nodwyd bod un wedi ei gwblhau gan un cyfwelydd a'r llall â dau gyfwelydd yn bresennol; lle bo'n bosibl, mae'n arfer da cael dau berson yn cynnal cyfweliadau i sicrhau tegwch os bydd y canlyniad yn cael ei herio.
Dim ond un ffeil oedd yn cynnwys copi o'r pasbort, a chynghorir os nad yw hyn ar gael bod nodyn ffeil wedi'i lofnodi a'i ddyddio yn cael ei gadw yn nodi'r rheswm am hynny.
Goruchwylio ac arfarnu
Fel y nodwyd yn flaenorol, roedd pob aelod o staff yn derbyn goruchwyliaeth o leiaf unwaith bob tri mis ac yn mynychu arfarniad blynyddol. Eglurodd y rheolwr fod goruchwylio ac arfarnu yn sgwrs ddwyffordd ac mae disgwyl i staff gyfrannu'n ystyrlon at y drafodaeth. Mae sesiynau arfarnu hefyd yn rhoi cyfle i'r darparwr gael adborth ac awgrymiadau ar gyfer gwella a datblygu. Braf oedd nodi bod gan yr aelod staff a oedd wedi bod gyda'r darparwr am naw mlynedd ffurflenni rhag-arfarnu ar ffeil i ddangos eu cyfraniad.
Dull o ofalu
Yn ystod yr ymweliad yr oedd un o'r preswylwyr yn teimlo'n anhwylus felly arhosodd yn ei ystafell. Cydnabuwyd eu bod yn cael eu gwirio'n rheolaidd a bod eu brecwast yn cael ei gymryd i'w hystafell. Cydnabuwyd eu bod wedi gofyn i'r rheolwr gweithrediadau eu cefnogi gyda'u gofal personol pan oeddent yn barod.
Roedd yr holl staff y siaradwyd â hwynt yn wybodus am ddewisiadau ac anghenion cymorth y bobl sy'n byw yn y cartref. Roedd gan yr ystafell weithgareddau bosau, crefftau, gemau bwrdd a thywod synhwyraidd. Eglurwyd bod un o'r dynion yn ymateb yn dda i oleuadau synhwyraidd a’i fod yn teimlo eu bod yn ei ymdawelu. Nododd y swyddog monitro contractau bod llawer o'r goleuadau hyn yn bresennol yn yr ystafell weithgareddau. Mae un o'r dynion eraill yn hoffi llyfrau a phapurau newydd a dangosodd un o'i lyfrau i'r swyddog monitro contractau. Soniwyd hefyd fod y preswylydd arall yn mwynhau'r sinema a sioeau cerdd ac yn cael ei gefnogi i wneud hyn pan oedd hynny'n bosibl. Mae bwrdd gweithgareddau wythnosol yn defnyddio Velcro i dynnu sylw at yr hyn a gytunwyd. Pwysleisiwyd bod hyn yn hyblyg, a gellir symud gweithgareddau o gwmpas os nad ydynt wedi cael eu trefnu ymlaen llaw neu os na thalwyd amdanynt ymlaen llaw.
Mae yna fwydlen bedair wythnos y penderfynir arni gyda chymaint o gyfranogiad gan y preswylwyr â phosibl gan ystyried eu hoff fwydydd a bwydydydd nad ydynt yn eu hoffi. Dywedodd y rheolwr fod staff yn ceisio annog diet cytbwys iach a pharatoi prydau yn y cartref lle y gallant ac yn ceisio lleihau faint o ddiodydd carbonedig a ddarperir. Mae dau o'r preswylwyr yn mwynhau mynd allan i'r archfarchnad i wneud siopa bwyd ond bod un arall o’r dynion yn cael ei lethu gan hynny.
Eglurwyd mai dim ond un o'r preswylwyr all helpu gyda pharatoi bwyd ac fe'i anogir i wneud hynny pan fydd yn dymuno gwneud hynny. Mae llyfr diogelwch bwyd ar waith yn yr eiddo sy'n cofnodi unrhyw alergeddau neu ddigwyddiadau ac os bydd unrhyw newidiadau, cysylltir â'r tîm SALT a hysbysu aelodau'r teulu a gweithwyr proffesiynol angenrheidiol.
Yr unig gymorth symudedd yn yr eiddo yw cadair olwyn a gafodd ei hunan-brynu ar gyfer mynd am bellteroedd hirach ac eglurwyd nad oedd unrhyw asesiad wedi'i gynnal.
Cwynion a chanmoliaeth
Yn unol â'r polisi cwynion, ymchwilir i unrhyw gwynion a wneir yn uniongyrchol i'r darparwr a rhoddir y canlyniad yn ysgrifenedig i'r achwynydd os yw'n hysbys. Yn dibynnu ar natur y gŵyn, bydd staff yn cael gwybod naill ai'n uniongyrchol yn bersonol neu mewn cyfarfod tîm. Er mwyn rhannu arfer da a gwersi a ddysgwyd, trafodir y rhain hefyd yng nghyfarfodydd y rheolwr. Mae cwynion yn cael eu hadolygu o leiaf bob chwe mis yn ôl yr angen.
Mynegwyd nad oedd angen newid unrhyw arfer o ganlyniad i unrhyw gwynion, fodd bynnag, ymchwiliwyd a mynd i'r afael â'r atgyfeiriad a dderbyniwyd yn briodol a chafodd y tîm staff eu hatgoffa o'r cwynion a'r polisïau chwythu'r chwiban a'u dyletswydd gofal i'r rhai y maent yn eu cefnogi.
Amgylchedd y cartref
Ni ddynodwyd unrhyw ystafell ysmygu a nodwyd bod unrhyw staff sy'n dymuno gwneud hynny yn gwneud hyn i ffwrdd o'r eiddo.
Gwelwyd un o ystafelloedd y preswylwyr a nodwyd ei fod wedi'i gynnal a'i gadw'n dda ar wahân i bolyn llenni a oedd wedi'i dorri. Roedd tystiolaeth o bersonoli drwy oleuadau, lluniau, baddon traed a rhai bleindiau newydd yr oedd preswylwyr wedi cael cefnogaeth i'w dewis.
Roedd pob rhan o'r cartref a welwyd yn lân ac yn daclus. Nodwyd bod rhai o'r gwerthydau ar y grisiau naill ai ar goll neu'n sigledig a dywedwyd bod angen mynd i'r afael â hyn. Roedd yr ystafell ymolchi ar y llawr uchaf wrthi'n cael ei hailaddurno ac roedd hyn i'w gwblhau yn ystod yr wythnosau nesaf.
Roedd clo ar un o ddrysau'r ystafell wely i lawr y grisiau a dim ond gydag allwedd y gellir ei agor; mae angen newid hyn fel y gall staff gael mynediad mewn argyfwng. Dywedwyd hefyd nad yw'r preswylwyr yn cario eu set allweddi eu hunain a dylid gweithredu asesiadau risg i amlinellu'r rhesymeg dros hyn.
Cwestiynau i’r staff
Siaradwyd ag un aelod o’r staff yn ystod yr ymweliad ac eglurwyd eu bod yn gwybod ble roedd yr holl ddogfennau perthnasol yn cael eu cadw. Pan ofynnwyd iddynt, dywedwyd bod y rheolwr cartref yn treulio amser yn cerdded o gwmpas y cartref ac ymgysylltu â staff a phreswylwyr ac yn cynnig arweiniad lle bo angen.
Amlygwyd faint o amser a dreulir allan yn y gymuned, a all fod yn ddibynnol ar y tywydd. Dywedwyd wrth y swyddog monitro contractau y gall un o'r preswylwyr fod yn amharod i fynd allan o bryd i'w gilydd, ond nad oedd hyn yn cael effaith ar y preswylwyr eraill.
Dangosodd yr aelod o staff ddealltwriaeth dda o anghenion, dewisiadau ac arferion y preswylwyr a soniwyd nad oedd un preswylydd yn rhy barod i godi yn y bore ond eu bod yn gyffredinol yn hapus ac yn cerdded o gwmpas y cartref. Dywedodd yr aelod o staff fod y person hwn yn gwybod ei feddwl ei hun ac yn gallu bod yn ddi-flewyn-ar-dafod wrth fynegi barn ac yn ymgysylltu'n dda â staff. Mae'n hysbys hefyd bod y preswylydd yn mwynhau'r heulwen ac yn hoffi cysgu.
Cynhaliwyd trafodaeth ynghylch eu rôl, ac fe wnaethant ddweud eu bod yn teimlo eu bod yn gallu bod yn hyblyg yn eu swydd ac yn gallu dod o hyd i amser i eistedd a sgwrsio gyda'r preswylwyr. Dywedwyd wrth y swyddog monitro contractau mai dydd Llun oedd y diwrnod prysuraf, ond eu bod yn dal i ymgysylltu'n ystyrlon â'r preswylwyr ac yn cymryd rhan mewn gweithgareddau.
Os oes yna gyfnod tawel ac nid oedd llawer o ysgogiad, dywedwyd y byddent naill ai'n mynd am dro yn yr ardd neu'n gwneud rhywfaint o ganu neu ddawnsio, chwarae Connect Four neu wneud rhywfaint o gelf a chrefft gyda'r preswylwyr. Dywedwyd eu bod yn cael eu hannog i gynnig awgrymiadau ar gyfer gwella ansawdd bywyd y rhai y maent yn eu cefnogi, ac mae hyn yn cael ei drafod yn rheolaidd yn ystod cyfarfodydd tîm a bod ganddynt fewnbwn i redeg y gwasanaeth yn gyffredinol. Nodwyd nad oedd ganddynt unrhyw broblemau adeg yr ymweliad yn y ffordd yr oedd y cartref yn gweithredu ac amlygwyd fod gwaith parhaus ar droed o ran estheteg yr eiddo.
Roedd yr aelod o staff yn ymddangos yn hyderus wrth allu herio cydweithiwr os oedd yn dyst i unrhyw beth yr oeddent yn teimlo oedd yn arfer gwael. Adroddwyd y byddent yn siarad â'r person arall dan sylw yn uniongyrchol ac y byddent yn cyflwyno’r mater i sylw rheolwr y cartref. Roeddent yn ymwybodol, pe bai ganddynt bryder am y cartref bod llwybrau eraill y gallent eu cymryd i godi'r mater yn allanol neu'n ddienw os dymunir.
Ni nodwyd unrhyw anghenion hyfforddi ac eglurwyd eu bod yn magu hyder ac roedd mwy o fanylion yn cael eu darparu o amgylch dementia.
Cwestiynau i’r rheolwr cofrestredig
Dywedodd y rheolwr eu bod yn gyfrifol am ddau eiddo bod yr ymweliadau gan yr unigolyn cyfrifol yn cael eu cynllunio ddechrau bob blwyddyn.
Nid oes teledu cylch cyfyng yn yr eiddo a dywedodd y rheolwr nad oedd unrhyw broblemau mewn perthynas â'r eiddo. Eglurwyd bod gorchuddion rheiddiadur yn yr ystafelloedd gwely a bod y tymheredd yn cael ei osod gan y thermostat. Mae cyfyngiadau ar y ffenestri os yw'r preswylwyr am gael awyr iach. Amlygwyd nad oedd unrhyw hysbysiadau i’w cyflwyno i Arolygiaeth Gofal Cymru adeg yr ymweliad.
Roedd atgyfeiriadau amddifadu rhyddid yn cael eu monitro bob mis ac nid oedd unrhyw un yn aros i’w adnewyddu. Mae nodiadau atgoffa yn y dyddiadur i annog staff i adnewyddu'r rhain cyn iddynt ddod i ben. Mae preswylwyr a pherthnasau yn cymryd rhan mewn gweithgareddau, ac fe'u hysbysir ar lafar am unrhyw ddigwyddiadau a dathliadau.
Mae cyfranogiad cymunedol yn digwydd yn bennaf trwy fynd allan am brydau bwyd, boreau coffi, ymweld â'r sinema, sioeau cerdd, siopa, gwyliau, a theithiau dydd. Er y mynegwyd nad yw'r preswylwyr yn gallu cymryd rhan weithredol yn y broses recriwtio staff, cânt eu cyflwyno fel rhan o'r cyfweliad a gwelir eu rhyngweithiad.
Cwestiynau i breswylwyr
Fel rhan o'r ymweliad siaradwyd â'r ddau ddyn a oedd yn byw yn y cartref. Adroddwyd bod y ddynes wedi penderfynu aros yn ei hystafell gan nad oedd hi'n teimlo'n dda iawn, er y nodwyd ei bod yn cael cefnogaeth i gael cawod.
Oherwydd anawsterau cyfathrebu, nid oedd yn bosibl cael adborth llafar uniongyrchol gan y preswylwyr, fodd bynnag, gwelwyd bod un allan yn cerdded o amgylch yr ardd gydag aelod o staff ac roedd y gŵr arall yn gwenu yn ymddangos yn gyfforddus ac yn hamddenol ac yn hapus i ddangos ei ystafell i'r swyddog monitro contractau. Roedd y gŵr bonheddig arall yn gwenu ac yn ymddangos yn fodlon yn yr ystafell weithgareddau tra bod y swyddog monitro contractau yn siarad ag aelod o staff.
Camau Unioni / Datblygiadol
Camau unioni (i'w cwblhau o fewn 3 mis i ddyddiad yr adroddiad hwn)
Dylai'r hyfforddiant ar gyfer gofal dementia gael ei adlewyrchu ar y matrics a dylid canfod ffynhonnell ar gyfer hyfforddiant ynghylch cyfathrebu. Rheoliad 36, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016 fersiwn 2 (Ebrill 2019).
Dylid cofnodi'r nodau y cytunwyd arnynt yn glir ynghylch colli pwysau er mwyn sicrhau'r annibyniaeth fwyaf. Rheoliad 15, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016 fersiwn 2 (Ebrill 2019).
Dylai darparwyr gwasanaethau adnabod anghenion cyfathrebu unigolyn fel rhan o'u penderfyniad ynghylch a all y gwasanaeth ddiwallu ei anghenion. Rheoliad 24, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016 fersiwn 2 (Ebrill 2019).
Mae angen ailosod/newid y gwerthydau ar y grisiau, newid y rheilen llenni yn yr ystafell wely ac ailaddurno'r ystafell ymolchi i'w gwblhau. Mae angen newid un o'r cloeon ar ddrws yr ystafell wely i lawr grisiau fel y gellir ei agor yn hawdd os bydd argyfwng. Rheoliadau 43 a 44, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016 fersiwn 2 (Ebrill 2019).
Dylid rhoi allweddi i unigolion i'r cartref a'u hystafelloedd oni bai bod eu hasesiad risg yn nodi fel arall. Rheoliadau 43 a 44, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016 fersiwn 2 (Ebrill 2019).
Camau datblygiadol
Y rheolwr i ystyried archebu staff perthnasol ar gyfer Ardystiad Rhyngwladol Llythrennedd Digidol.
Enwau'r holl staff i'w dangos ar y matrics goruchwylio ac arfarnu.
Pan nad oes tystysgrif geni a/neu basbort ar gael, argymhellir bod nodyn ffeil yn cael ei gadw yn rhoi esboniad.
Lle bo'n bosibl, dylid cynnal cyfweliadau gan ddau uwch aelod o staff.
Dylid ystyried ychwanegu datganiad at ganllaw defnyddwyr y gwasanaeth yn tynnu sylw at y ffaith y bydd yn cael ei adolygu o leiaf bob blwyddyn.
Casgliad
Gwelwyd bod Victoria House yn darparu gwasanaeth gofalgar, cefnogol i'r rhai sy'n byw yn y cartref. Roedd y staff yn gymwynasgar ac yn groesawgar, ac roedd yn amlwg bod ganddynt ddealltwriaeth drylwyr o alluoedd a dewisiadau'r preswylwyr. Roedd llawer o le i roi'r dewis i breswylwyr ryngweithio â'i gilydd a staff neu i gael amser ar eu pennau eu hunain heb orfod mynd i'w hystafell.
Cydnabuwyd bod newid rheolwr wedi bod ers yr ymweliad blaenorol ac ymddengys ei bod wedi setlo i'w rôl ac wedi hysbysu'r swyddog monitro contractau ei bod yn bwriadu cymryd rhan mewn cwrs llythrennedd cyfrifiadurol i'w chynorthwyo yn ei rôl.
Ni chodwyd unrhyw faterion na phryderon yn ystod y broses fonitro ac roedd yn braf nodi bod dau o'r camau gweithredu o'r ymweliad blaenorol wedi'u cwblhau. Roedd y swyddog monitro contractau yn teimlo'n hyderus y gellir cwblhau'r camau a amlygir yn yr adroddiad hwn o fewn y canllaw tri mis ac y bydd y rheolwr yn parhau i wneud newidiadau cadarnhaol.
Hoffai'r swyddog monitro contractau ddiolch i bawb oedd yn rhan o'r broses am eu cymorth, eu hamser a'u croeso. Oni fernir bod hynny'n angenrheidiol, bydd yr ymweliad nesaf yn cael ei gwblhau ymhen oddeutu 12 mis.
- Awdur: Amelia Tyler
- Dynodiad: Swyddog Monitro Contractau
- Dyddiad: 15 Mawrth 2024