Cartref Preswyl Church View

13 Heol Martin Sant, Caerffili, CF83 1EF.
Ffôn: 029 2085 2951
E-bost: Churchview@hc-one.co.uk
Gwefan: www.hc-one.co.uk

Adroddiad Monitro Cytundeb

Enw/Cyfeiriad y Darparwr: Tŷ Preswyl Church View, 13 St Martin's Road, Caerffili CF83 1EF
Dyddiad yr Ymweliad: Dydd Mercher 13 Mawrth a dydd Llun 25 Mawrth 2024
Swyddog/swyddogion ymweld: Amelia Tyler: Swyddog Monitro Contractau, Cyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili
Yn bresennol: Lisa Jones: Rheolwr y Cartref, HC-One / Ellen Smith: Rheolwr Datrys Problemau, HC-One

Cefndir

Mae Church View yn gartref gofal mawr, sengl, pwrpasol sydd wedi'i leoli'n agos iawn at dref Caerffili. Mae wedi'i adeiladu dros dri llawr ac wedi'i gofrestru i ddarparu gofal i dri deg pump o bobl sydd angen cymorth cyffredinol i gyflawni gweithgareddau bywyd bob dydd a deg o bobl ag amhariad gwybyddol a/neu ddementia.

Ar adeg yr ymweliad, roedd pedwar lle gwag: dwy ar gyfer pobl â diagnosis o ddementia ac sydd angen gofal preswyl, a dau ar gyfer pobl ag anghenion gofal preswyl cyffredinol. Roedd saith o bobl yn ariannu eu lleoliad eu hunain.

Cwblhawyd yr ymweliad monitro ffurfiol diwethaf â'r eiddo ar 24 Mawrth a 3 Ebrill 2023. Ar yr adeg honno, nodwyd tri cham gweithredu ar ddeg (chwe cham unioni a saith can datblygiadol). Adolygwyd y rhain ac amlinellir y canfyddiadau yn yr adran isod.

Pwrpas yr ymweliad oedd adolygu'r gofynion blaenorol, cwblhau'r templed monitro a siarad â staff, perthnasau a phreswylwyr i gael eu barn am y gwasanaeth.

Yn dibynnu ar y canfyddiadau yn yr adroddiad hwn, bydd y Rheolwr yn cael camau unioni a datblygiadol i'w cwblhau. Camau unioni yw’r rhai y mae'n rhaid eu cwblhau (yn unol â deddfwriaeth, ac ati) ac argymhellion arfer da yw camau datblygiadol.

Argymhellion Blaenorol

Asesiadau cychwynnol a chynlluniau personol i gael eu harwyddo a'u dyddio'n glir. Rheoliad 15, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016 (Fersiwn 2, Ebrill 2019). Wedi'i gyflawni'n rhannol. Dim ond un o'r ddwy ffeil a welwyd oedd yn cynnwys asesiad cychwynnol. Roedd yr un a oedd ar ffeil wedi’i lofnodi a’i ddyddio, ond nid oedd yn glir gan bwy y’i llofnodwyd.

Ddarparu hyfforddiant dementia sy'n addas i'r diben ac sy'n cynorthwyo'r staff i gyflawni eu rôl yn effeithiol. Rheoliad 21, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016 (Fersiwn 2, Ebrill 2019). Heb ei gyflawni. Nodwyd ar y matrics hyfforddi bod nifer o staff nad oedden nhw wedi cwblhau'r cwrs deuddydd Haen 2 am Ddementia.

Pan fydd pobl yn derbyn gofal yn y gwely, rhaid iddyn nhw gael mynediad at gloch alw, a lle nad yw hyn yn bosibl neu'n briodol, mae angen cwblhau asesiad risg manwl yn amlinellu sut y bydd eu diogelwch yn cael ei gynnal. Rheoliadau 43 a 44, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016 (Fersiwn 2, Ebrill 2019).
Wedi'i gyflawni. Eglurwyd mai dim ond un preswylydd oedd yn derbyn gofal yn y gwely oherwydd poen a achoswyd gan osteoarthritis a dim ond am gyfnodau byr o amser y gallai eistedd mewn cadair. Cydnabuwyd bod y preswylydd yn treulio llawer o amser gyda'i berthnasau, ond mae ganddo bob amser fynediad at gloch alw er mwyn gallu cael cymorth os oes angen.

Pob ffeil staff i gynnwys ffurflenni cais manwl, tystysgrifau geni a llun diweddar. Rheoliad 35, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016 (Fersiwn 2, Ebrill 2019). Wedi'i gyflawni'n rhannol. Roedd tystysgrif geni ar goll o un o'r ffeiliau staff ac ni roddwyd unrhyw esboniad. Os yw aelod o staff wedi colli ei dystysgrif geni neu'n anfodlon darparu hon, yna dylid cadw nodyn am hynny ar ffeil.

Datblygu cynlluniau personol i amlinellu canlyniadau penodol, yn hytrach na nodau cyffredinol. Rheoliad 14, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016 (Fersiwn 2, Ebrill 2019). Heb ei gyflawni. Mae angen datblygu hyn o hyd gan fod y canlyniadau a welwyd yn eithaf generig ac ailadroddus.

Y Rheolwr i drafod â'r staff sut i roi meddyginiaeth yn ddiogel a pheidio â llofnodi'r Cofnod Rhoi Meddyginiaeth nes eu bod nhw wedi gweld bod y feddyginiaeth wedi'i chymryd. Rheoliad 58, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016 (Fersiwn 2, Ebrill 2019). Heb ei gyflawni. Nid oedd tystiolaeth yng nghofnodion y cyfarfodydd tîm i ddangos bod meddyginiaeth wedi'i thrafod. Nodwyd bod y Rheolwr wedi newid ers yr ymweliad blaenorol ac ni adroddwyd am unrhyw gamgymeriadau meddyginiaeth yn ystod y ddau fis blaenorol.

Y Rheolwr i ystyried enwebu o leiaf un hyrwyddwr dementia. Heb ei gyflawni. Nid oedd hyrwyddwr dementia yn y cartref ar yr adeg y cynhaliwyd yr ymweliad.

Ystyried cadw cytundeb ar ffeil i hysbysu perthnasau am unrhyw ddigwyddiadau. Wedi'i gyflawni. Yn y ddwy ffeil a welwyd, nodwyd bod y perthynas agosaf am gael ei gysylltu unrhyw adeg o'r dydd neu'r nos pe bai digwyddiad.

Dylai'r Rheolwr a’r Cydlynydd Gweithgareddau ystyried edrych am weithgareddau ar gyfer perthnasau i'w gwneud gyda phreswylwyr pan nad oes digwyddiadau wedi’u trefnu, megis gemau bwrdd, chwileiriau, garddio, posau neu liwio ac ati. Wedi'i gyflawni'n rhannol. Eglurodd y rheolwr y bu gweithgareddau lle’r oedd perthnasau wedi bod yn gysylltiedig, megis garddio, neu fynychu partïon pen-blwydd, ond na fu unrhyw gynnydd o ran darparu pethau i ymwelwyr eu gwneud â’r preswylwyr wrth ddod i’w gweld.

Dylid rhoi sylw i unrhyw ystafelloedd ag unrhyw arogleuon. Wedi'i gyflawni. Ni sylwyd ar arogl wrth gerdded o gwmpas y cartref yn ystod y naill ymweliad na'r llall.

Unrhyw gamau gweithredu sy’n deillio o gyfarfodydd preswylwyr i gael eu cofnodi’n glir a’u rhannu â’r Rheolwr (os nad yw’n bresennol). Heb ei gyflawni. Nid oedd y Cydlynydd Gweithgareddau wedi trefnu unrhyw gyfarfodydd preswylwyr. Er mwyn sicrhau bod cyfarfodydd ystyrlon a rhagweithiol yn cael eu cynnal, mae'n hanfodol bod trafodaeth agored yn cael ei dogfennu gydag amcanion clir a phwy sy'n gyfrifol am gyflawni'r rhain.

Ffeiliau staff i gofnodi a oedd tystysgrif y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd (DBS) yn foddhaol neu a oes angen asesiad risg. Wedi'i gyflawni. Roedd tystiolaeth o wiriadau gan y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd yn y ddwy ffeil staff, ac roedd y ddwy yn cofnodi bod y rhain yn foddhaol.

Lle bo modd, dylid cynnal cyfweliadau gan o leiaf 2 aelod o staff. Wedi'i gyflawni. Er bod un aelod o staff wedi cael ei gyfweld gan ddau uwch gyflogai, dim ond un oedd wedi cyfweld y llall.

Canfyddiadau o'r Ymweliad

Unigolyn Cyfrifol

Rhannwyd copïau o adroddiadau Rheoliadau 73 a 80, ac roedd y rhain yn ddyddiedig 20 a 27 Gorffennaf, 18 Hydref a 4 Tachwedd 2023. Roedd yr adroddiadau'n dangos tystiolaeth o sgyrsiau gyda staff, preswylwyr ac aelodau'r teulu ac unrhyw ganlyniadau/gamau gweithredu gofynnol yn dilyn y sgyrsiau ac arsylwadau o'r ymweliad. Un o'r camau gweithredu oedd i'r Cydlynydd Gweithgareddau gofnodi gweithgareddau a rhyngweithiadau ar gyfer unigolion yn hytrach na chofnod cyffredinol o ddigwyddiadau. Nid oedd tystiolaeth o unrhyw ymweliadau gan yr Unigolyn Cyfrifol yn 2024. Mae'n ofynnol bod y rhain yn cael eu cwblhau bob tri mis.

Roedd y datganiad o ddiben wedi’i adolygu ym mis Hydref 2023, ac roedd angen ei ddiweddaru i gofnodi enw’r Dirprwy Reolwr. Argymhellir bod y Rheolwr yn ystyried ychwanegu'r dyddiad adolygu blynyddol nesaf at y ddogfen i fod yn ysgogiad ac i ddangos tystiolaeth o gydymffurfio.

Pe bai’r Unigolyn Cyfrifol yn absennol am 28 diwrnod neu fwy, byddai hysbysiad Rheoliad 60 yn cael ei gyflwyno i Arolygiaeth Gofal Cymru a’i rannu â’r Tîm Comisiynu. Lle byddai'r Rheolwr Cartref a'r Unigolyn Cyfrifol yn absennol ar yr un pryd, byddai cymorth gan y Dirprwy Reolwr, y Rheolwr Gweithrediadau Rhanbarthol a'r Rheolwr Trawsnewid yn ogystal â'r rheolwyr eraill yn yr ardal leol.

Gwelwyd yr holl bolisïau a gweithdrefnau gorfodol gan gynnwys diogelu, lwfansau personol, arfer cyfyngol, disgyblaeth staff, cwynion, meddyginiaeth, chwythu'r chwiban ac ati. Roedd yr holl bolisïau wedi'u hadolygu o fewn y deuddeg mis blaenorol ac yn cynnwys y dyddiad gofynnol ar gyfer yr adolygiad nesaf.

Rheolwr Cofrestredig

Mae teledu cylch cyfyng yn yr eiddo sy'n cwmpasu'r ardd a blaen yr adeilad. Nodwyd bod hysbysiad yn y cyntedd yn hysbysu ymwelwyr ei fod yn ei le.

Eglurodd y Rheolwr nad oedd unrhyw bryderon ynghylch ffabrig yr adeilad, h.y. y lifft, y golchfa, y boeler ac ati. Dywedwyd wrth y Swyddog Monitro Contractau y gall preswylwyr reoli’r tymheredd yn eu hystafelloedd gan fod y thermostatau ar y rheiddiaduron yn hygyrch ac y gall y ffenestri gael eu hagor (mae cyfyngwyr ffenestri yn eu lle i gynnal diogelwch).

Trafodwyd nad oedd yr hysbysiadau Rheoliad 60 a gyflwynir i Arolygiaeth Gofal Cymru yn cael eu rhannu â mewnflwch y Tîm Comisiynu; eglurodd y Rheolwr y byddai'r rhain yn cael eu hanfon drwodd am y chwe mis blaenorol ac yn y dyfodol. Roedd y rhain wedi dod i law cyn i'r adroddiad hwn gael ei gwblhau.

Eglurodd y Rheolwr nad oedd yn rheoli unrhyw wasanaethau eraill a bod yr Unigolyn Cyfrifol yn cwblhau ymweliadau Rheoliad 73 bob chwarter a bod y rhain yn cael eu trefnu ymlaen llaw. Dywedodd y Rheolwr ei bod hi'n teimlo ei bod hi'n cael ei chynorthwyo gan yr Unigolyn Cyfrifol a'r Cyfarwyddwr Ardal os oes unrhyw ymholiadau neu bryderon.

Gwneir atgyfeiriadau i’r timau priodol lle bo angen, a dywedwyd wrth y Swyddog Monitro Contractau mai’r atgyfeiriad diweddaraf oedd atgyfeiriad y mis blaenorol at therapi galwedigaethol drwy’r meddyg teulu. Nodwyd bod y cartref yn gyfredol gyda cheisiadau trefniadau diogelu wrth amddifadu o ryddid (DOLS) a bod systemau mewn lle i sicrhau bod adnewyddiadau yn cael eu cyflwyno mewn modd amserol.

Archwiliad pen desg

Rhannwyd copi o'r matrics goruchwylio gyda'r Swyddog Monitro Contractau ar gyfer y flwyddyn galendr gyfredol, ac roedd hwn yn cofnodi dyddiadau arfaethedig a gwirioneddol y sesiynau goruchwylio. Ar gyfer 2024, dangoswyd bod yr holl staff gofal wedi mynychu cyfarfod goruchwylio, sy'n unol â'r gofyniad chwarterol. Nodwyd bod y matrics yn nodi y dylid cynnal sesiynau goruchwylio ffurfiol ddwywaith y flwyddyn; mae'n ofyniad deddfwriaethol bod y rhain yn cael eu gwneud bob tri mis ac argymhellodd y dylid diweddaru hwn. Nid oedd tystiolaeth bod gwerthusiadau blynyddol yn cael eu cynnal.

Darparwyd y matrics hyfforddi hefyd cyn yr ymweliad, ac roedd hyn yn amlygu bod 84.5% o'r staff wedi cwblhau'r holl hyfforddiant gorfodol. Roedd hyfforddiant gorfodol yn cynnwys codi a chario, hylendid bwyd, diogelu, rheoli heintiau, meddyginiaeth, a chymorth cyntaf. Nodwyd bylchau, megis 12% o staff sydd heb wneud hyfforddiant diogelu eto, 9% i gymryd rhan mewn ymarferion tân, angen i 25% gwblhau'r hyfforddiant arlwyo'n ddiogel, a 4% i gwblhau'r hyfforddiant cynnal bywyd sylfaenol. Roedd y matrics hyfforddi hefyd yn dangos bod 23% o'r hyfforddiant tân wedi dod i ben. Mae'r Rheolwr i fynd i'r afael â hyn gyda'r tîm a sicrhau bod yr holl ofynion gorfodol yn gyfredol.

Darperir hyfforddiant nad yw'n orfodol hefyd sy'n cynnwys preifatrwydd data, tagu, maeth a hydradu, Deddf Galluedd Meddyliol 2005, Trefniadau Diogelu wrth Amddifadu o Ryddid, a hybu gofal croen iach a chlwyfau.

Gwelwyd bod y canllaw defnyddwyr gwasanaeth yn ddyddiedig 7 Mawrth 2024, sef y dyddiad y cafodd ei argraffu yn hytrach na’r dyddiad adolygu ac nid oedd yn bosibl penderfynu a oedd yr wybodaeth yn dal yn gyfredol.

Roedd y Swyddog Monitro Contractau yn ymwybodol bod y Rheolwr wedi'i gofrestru gyda Gofal Cymdeithasol Cymru.

Staffio a hyfforddiant

Lefelau staffio'r cartref oedd saith aelod o staff gofal, gan gynnwys o leiaf dau aelod uwch o staff yn ystod y dydd a chwe aelod o staff gofal gyda'r nos (gan gynnwys un uwch aelod o staff ac un sydd wedi'i hyfforddi i roi meddyginiaeth).

Dywedwyd wrth y Swyddog Monitro Contractau fod gan y Rheolwr gontract i weithio 40 awr yr wythnos yn ychwanegol a bod y Dirprwy Reolwr hefyd yn gweithio'n ychwanegol ddau ddiwrnod yr wythnos.

Braf oedd nodi bod yna Gydlynydd Gweithgareddau sy’n gweithio 40 awr yr wythnos ac yn gweithio ganol dydd tan 8.30pm ar ddydd Iau gan nad yw rhai preswylwyr yn dymuno cymryd rhan mewn llawer o weithgareddau cyn cinio ac maen nhw'n gallu bod yn eithaf diegni. Eglurwyd hefyd fod y Cydlynydd Gweithgareddau yn gweithio bob yn ail ddiwrnod bob penwythnos.

Yn ystod y cyfarfod, dywedodd y Rheolwr nad yw’n defnyddio unrhyw staff asiantaeth oni bai bod angen ac nad oedd hyn wedi bod yn ofynnol yn ystod y pedwar mis diwethaf.

Cadarnhaodd y Rheolwr ei bod hi ar restr ddosbarthu'r Tîm Datblygu'r Gweithlu Cyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili ac yn gallu cael mynediad at y cyrsiau hyn pan fyddan nhw ar gael. Darperir hyfforddiant yn y dosbarth ar godi a chario, diogelu, diabetes a chymorth cyntaf. Eglurwyd bod hyfforddwr mewnol o fewn HC-One sy'n cyflwyno'r cyrsiau hyn. Ceir hyfforddiant meddyginiaeth hefyd trwy'r fferyllfa, Boots. Yn ogystal, mae hyfforddiant electronig ar-lein hefyd ar Ddeddf Galluedd Meddyliol 2005, Trefniadau Diogelu wrth Amddifadu o Ryddid, maeth a hydradu, diogelwch tân, ac arlwyo'n ddiogel.

Mae unrhyw fylchau mewn hyfforddiant yn cael eu nodi gan yr ystadegau hyfforddi ac, os oes cyrsiau sydd angen eu cwblhau, gellir anfon yr wybodaeth at y staff neu'r unigolion ar y system negeseuon ‘Deputy’. Bydd y Rheolwr yn trafod hyfforddiant gyda staff fel rhan o'u goruchwyliaeth ac yn gofyn i unrhyw bynciau sy'n weddill gael eu cyflawni. Mae’r Rheolwr hefyd yn cwblhau/mynychu’r un hyfforddiant er mwyn gallu nodi unrhyw feysydd nad ydyn nhw'n cael sylw fel rhan o’r cwrs. Dywedwyd wrth y Swyddog Monitro Contractau bod profion diwedd cwrs ar gyfer dysgu electronig i gadarnhau lefel y ddealltwriaeth a thrafodir hyn hefyd pan fo angen mewn cyfarfodydd tîm.

Dywedwyd nad oes unrhyw staff sy'n gweithio mwy na 48 awr yr wythnos yn rheolaidd a'r cytundeb hiraf yw pedwar deg pedwar awr. Eglurwyd nad yw staff yn gallu gweithio sifftiau dydd a nos yn yr un cartref yn ystod yr un wythnos. Er y nodwyd y gall staff gael sifftiau ychwanegol mewn cartrefi eraill yn yr ardal, byddai hynny'n cael ei amlygu gan y gyflogres pe baen nhw'n gweithio gormod o oriau.

Ar adeg yr ymweliad, esboniwyd bod un preswylydd sy'n siarad ychydig o Gymraeg ac un aelod o staff sy'n gallu siarad Cymraeg. Mae'r datganiad o ddiben yn nodi bod HC-One yn mabwysiadu dull rhagweithiol o gynorthwyo pobl yn eu dewis iaith a bod yr holl ddogfennaeth ar gael yn Gymraeg ar gais. Mae yna hefyd ffurflen yn ei gynlluniau personol sy'n cofnodi'r dull cyfathrebu sydd orau ganddo, a gofynnir hyn yn ystod yr asesiad cychwynnol.

Gwelwyd dwy ffeil staff ar gyfer staff a ddechreuodd eu cyflogaeth yn 2023. Roedd y ddwy ffeil yn cynnwys geirda personol ac un gan eu cyflogwr blaenorol (roedd y ddwy yn y sector gofal). Roedd y ddwy ffeil yn cynnwys disgrifiadau swydd, ffurflenni cais, cofnodion cyfweliad gyda mecanwaith sgorio, hanes cyflogaeth llawn, copïau o'u pasbortau a ffotograffau. Fel y crybwyllwyd yn flaenorol, roedd y ddwy ffeil hefyd yn cynnwys tystiolaeth o wiriadau'r Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd.

Roedd un ffeil yn cynnwys contract cyflogaeth wedi'i lofnodi, ac roedd yr ail ffeil yn cynnwys llythyr dealltwriaeth gweithiwr banc a oedd hefyd wedi'i lofnodi a'i ddyddio. Nid oedd unrhyw dystysgrifau hyfforddi ar ffeil na thystiolaeth ddogfennol o unrhyw gymwysterau perthnasol. Mae'n ofyniad rheoliadol i'r rhain fod yn eu lle. Nid oedd y naill ffeil na'r llall yn cynnwys tystiolaeth o raglen sefydlu ystyrlon ac mae'n arfer da cael llyfryn neu restr wirio wedi'i chymeradwyo gan uwch aelod o staff i ddangos eu bod nhw wedi cwblhau eu cyfnod sefydlu a chymhwysedd.

Goruchwylio ac arfarnu

Fel y soniwyd eisoes, nodwyd bod sesiynau goruchwylio wedi’u cynnal yn 2024 ar gyfer yr holl staff gofal, ond nid oedd yn bosibl dangos bod y rhain wedi’u cynnal bob tri mis gan fod hyn yn cael ei gofnodi erbyn diwedd y flwyddyn galendr.

Dywedwyd wrth y Swyddog Monitro Contractau y cynhelir sesiynau goruchwylio fel cyfarfodydd ffurfiol, cyfrinachol 1:1 lle disgwylir i'r aelod o staff gyfrannu'n ystyrlon at y broses. Eglurwyd bod yr holl staff wedi cofrestru gyda Gofal Cymdeithasol Cymru ac eithrio'r dechreuwyr newydd sydd â chwe mis i gofrestru o ddechrau eu cyflogaeth. Cofnodir rhifau cofrestru ar dudalen flaen ffeiliau staff lle mae hyn wedi'i gwblhau.

Archwiliad o ffeiliau a dogfennaeth

Gwelwyd ffeiliau dau breswylydd yn ystod yr ymweliad, ac roedd y ddwy yn cynnwys ffotograffau a phroffiliau a oedd yn amlygu’r hyn sy’n bwysig iddyn nhw a’r hyn y maen nhw'n mwynhau ei wneud. Roedd y ddwy ffeil yn cynnwys asesiadau cyn derbyn. Roedd y cynlluniau personol yn canolbwyntio ar yr unigolyn, a chydnabuwyd, er nad oedd un o’r cynlluniau ar gyfer maeth a hydradu yn nodi unrhyw hoffterau neu gas bethau, dywedodd un ei fod yn gallu rhoi ei ddewisiadau ar lafar. Braf oedd nodi ei fod yn amlygu bod yr unigolyn yn hoffi coffi llaethog, lemonêd a Baileys Irish Cream ac yn mwynhau peintio ei ewinedd. Nid oedd yr ail ffeil yn nodi unrhyw ddewisiadau o ran bwyta nac yfed, ond roedd y cynllun gofal personol yn nodi bod yn well gan yr unigolyn gael ei gynorthwyo gan ofalwyr gwrywaidd i gael cawod a'i fod yn hoffi gwisgo crys a throwsus gyda chardigan a'i fod yn gallu cynnal a glanhau ei sbectol ei hun. Teimlai’r Swyddog Monitro Contractau fod y blwch ar gyfer cofnodi safbwyntiau a hoffterau’r preswylydd yn rhy fach ac nad oedd yn darparu digon o le i gofnodi gwybodaeth bwysig yn glir.

Roedd asesiadau risg addas ar waith, gan gynnwys tagu, cyflwr croen, mynediad at reolyddion ei gadair, diffyg maeth, codi a chario, ac roedd y rhain yn cael eu hadolygu o leiaf bob tri mis.

Roedd tystiolaeth bod atgyfeiriadau'n cael eu gwneud i asiantaethau allanol pan fo angen. Roedd nodyn rhyddhau o'r ysbyty dyddiedig 16.11.23, ond nid oedd unrhyw wybodaeth na manylion wedi'u cofnodi ynghylch beth oedd pwrpas hwn na beth oedd y canlyniad. Amlygodd y cofnod ymweliadau proffesiynol y cysylltwyd â'r meddyg teulu ar 18.11.23, ond ni roddodd unrhyw fanylion am y mater na beth oedd canlyniad y sgwrs. Yn y cynllun cwympiadau, amlygodd na fu unrhyw gwympiadau y mis blaenorol ar 27.09.23 nac ar gyfer y mis blaenorol o 03.12.23. Pan fydd adolygiadau'n cael eu cynnal, dylen nhw roi sylwadau ar yr amserlen rhwng adolygiadau.

Er bod y cynlluniau personol yn darparu adran ar gyfer canlyniadau, roedd y rhain yn eithaf cyffredinol ac ailadroddus, e.e. maen nhw'n disgwyl cael opsiynau amser bwyd ac iddyn nhw aros yn annibynnol ac yn ddiogel yn hytrach na manylu ar ganlyniadau a nodau lles unigol.

Roedd gan bob un o’r ffeiliau wybodaeth am hanes eu bywyd ac roedd ganddyn nhw lyfrynnau ‘cofio gyda’n gilydd’ a oedd yn rhoi manylion pwysig, h.y. roedd un preswylydd yn un o saith o blant, roedd ganddo gefnder a oedd yn fardd enwog, ac roedd y preswylydd yn gweithio i adeiladu ffordd osgoi Nantgarw. Roedd hefyd yn cofnodi rhai o'u hoff lefydd. Soniodd y ffeil arall bod y preswylydd wedi gweithio mewn ysbyty lleol fel gwniadwraig, wedi ei geni yn Llundain, ond wedi symud i Gymru yn ifanc ac yn mynychu ysgol Cwm Aber. Roedd hyn hefyd yn nodi ei bod yn mwynhau trefnu blodau. Dangosodd y staff wybodaeth gadarn am hoffterau'r preswylwyr. Roedd un stori bywyd yn egluro bod y preswylydd yn Fedyddiwr a hoffai fynychu'r capel o hyd; roedd yr asesiad cychwynnol wedi'i adael yn wag o amgylch dewisiadau crefyddol ac nid oedd y cynllun lles a chymorth yn cyfeirio at hyn. Pwysleisiwyd y dylid trafod hyn ac iddo gael ei gynorthwyo os ydy'n dal yn dymuno mynd.

Roedd cyfarwyddyd Na Cheisier Dadebru Cardio-anadlol ar gael yn un o'r ffeiliau a oedd yn dogfennu bod gan yr unigolyn y gallu i wrthod ymyrraeth, ac roedd hwn yn ddyddiedig 17.12.20. Argymhellwyd bod hyn yn cael ei drafod gyda’r preswylydd yn ystod yr adolygiad nesaf i sicrhau nad yw ei ddymuniadau wedi newid.

Sicrhau ansawdd

Mae system gwyno a chanmoliaeth ar waith a darparwyd copi o’r dadansoddiad rhwng mis Medi 2023 a mis Chwefror 2024; adroddodd hwn ar wyth canmoliaeth, ac roedd y rhain yn ymwneud yn bennaf â phroffesiynoldeb staff a safon uchel y gofal. Yn yr un cyfnod, roedd pum atgyfeiriad diogelu yr adroddwyd arnyn nhw'n briodol ac yr aethpwyd i'r afael â hwy. Amlygodd y dadansoddiad fod tri phryder wedi'u codi ac, er bod y dyddiad cau ar y rhain, nid oedd unrhyw ganlyniad wedi'i gofnodi na chamau wedi'u cymryd.

Eglurwyd bod cyfarfodydd staff yn cael eu cynnal o leiaf bob tri mis a darparwyd copïau o gofnodion y ddau flaenorol a gynhaliwyd ar 23 Tachwedd a 6 Rhagfyr 2023. Mae'n ofynnol cynnal o leiaf chwe chyfarfod staff a blwyddyn. Nid oedd y rhestr o fynychwyr yn y cofnodion, ond dywedodd fod taflen bresenoldeb ynghlwm wrth y gwreiddiol. Eglurwyd ei bod yn arfer da i gofnodi enwau'r rhai oedd yn bresennol yn uniongyrchol yn y cofnodion er tryloywder.

Nid oedd cofnodion o gyfarfodydd unrhyw breswylwyr wedi’u cofnodi, a dywedwyd bod un wedi’i gynllunio yr wythnos flaenorol ond bu’n rhaid ei ganslo. Dywedodd y Rheolwr bod cynlluniau i ffurfio pwyllgor preswylwyr. Cynhaliwyd cyfarfod diwethaf gyda pherthnasau ar 6 Rhagfyr 2023, ac roedd pedwar perthynas wedi bod yn bresennol ac roedd hyn yn cynnwys newidiadau staffio, gweithgareddau, crynodeb o arolygiadau diweddar a lefelau staffio.

Adolygwyd y damweiniau a’r digwyddiadau ar gyfer Chwefror 2024, a nodwyd bod pum digwyddiad wedi bod. Dros y chwe mis blaenorol, sylwyd bod dau breswylydd wedi cael saith damwain yr un ac aethpwyd i’r afael â’r rhain yn briodol a’u cyfeirio at y timau perthnasol (tîm Parkinson’s a’r tîm eiddilwch).

Ar adeg yr ymweliad, nid oedd unrhyw wasanaethau eiriolaeth yn cael eu defnyddio, ond roedd y Rheolwr yn ymwybodol o'r sefydliadau lleol y gellid cysylltu â hwy pe bai angen. Dywedodd y Rheolwr nad oedd unrhyw bryderon ynghylch meddyginiaeth ac nad oedd unrhyw breswylwyr yr oedden nhw'n teimlo eu bod ar feddyginiaeth nad oedd ei hangen. Amlygwyd bod yr holl breswylwyr yn cael adolygiad o feddyginiaeth o leiaf unwaith y flwyddyn, ond pe bai unrhyw newidiadau, bydden nhw'n cysylltu â'r meddyg teulu neu'r nyrs iechyd meddwl i ofyn am adolygiad ynghynt.

Gwelwyd cyllid preswylwyr, a rheolir hyn gan system electronig Citrix. Roedd llyfr derbynebau yn ei le, a phan dderbynnir arian ar ran unrhyw unigolion, mae'r Swyddog Gweinyddol (os yw'n bresennol) neu uwch aelod arall o staff a'r sawl sy'n adneuo'r arian yn ei lofnodi. Roedd y derbynebau yn cyfateb i'r datganiadau a welwyd ac roedd y balans yn gywir. Trafodwyd nad yw’n ddoeth cael symiau gormodol o arian parod yn y cartref oni bai bod rhywbeth penodol y maen nhw'n bwriadu ei brynu.

Holiadur staff

Siaradwyd â dau aelod o staff; roedd un wedi gweithio yn y cartref ers pedair blynedd a'r llall wedi dechrau bron i flwyddyn yn ôl. Dywedodd y ddau eu bod nhw'n hyderus wrth helpu gydag anghenion emosiynol y preswylwyr a'u bod nhw'n gallu rhoi sicrwydd a chefnogaeth.

Eglurwyd pe byddai preswylydd wedi cynhyrfu, y bydden nhw'n defnyddio technegau gwahanol yn dibynnu ar yr unigolyn; mae rhai yn ymateb yn dda i gofleidio ac yn dal eu llaw, mae eraill yn ymateb yn well i dechnegau tynnu sylw megis defnyddio therapi gyda dolis neu ganu.

Dywedodd y ddau aelod o staff nad ydyn nhw'n cael cyfle i dreulio amser gyda phobl allan yn y gymuned, ond dywedwyd bod teithiau i drefi glan y môr lleol yn y bws mini gyda’r Cydlynydd Gweithgareddau. Teimlai un aelod o staff mai'r un preswylwyr weithiau oedd yn mynd allan.

Holodd y Swyddog Monitro Contractau am ddau breswylydd a’u hanghenion a’u hoffterau ac am eu hanes, a darparodd y ddau wybodaeth fanwl fel bod un yn agos iawn at ei gŵr ac yn cael ymweliadau rheolaidd ag ef ac yn hoffi darllen a garddio, ac esboniodd y llall fod un preswylydd yn mwynhau gwylio sioeau gêm, wedi cael ei gyfeirio at iechyd galwedigaethol a'i fod yn arfer bod yn sgaffaldiwr.

Mae gan un unigolyn yn y cartref anawsterau cyfathrebu ac esboniwyd bod staff yn siarad ag ef fel arfer oherwydd ei fod yn gallu deall a'i fod yn mynegi'r hyn y mae'n ei hoffi a'r hyn nad yw'n ei hoffi drwy fynegiant wyneb. Mae staff yn defnyddio eu gwybodaeth am yr hyn y mae’n ei fwynhau a pha fwyd y mae’n ei hoffi ac, os nad yw eisiau rhywbeth, na fydd yn ei ymgysylltu.

Dywedwyd wrth y Swyddog Monitro Contractau eu bod weithiau'n cael eu cyfyngu gan y drefn arferol ac na allan nhw fod yn hyblyg yn eu rôl nac eistedd i sgwrsio â'r preswylwyr. Amlygwyd y gallai'r rownd feddyginiaeth gymryd amser hir weithiau ac mae rhai staff yn amharod i gynorthwyo ar loriau eraill, ac mae hyn yn gallu rhoi llawer o bwysau ar y staff, yn enwedig wrth helpu pobl sydd angen dau ofalwr. Dogfennwyd y teimlwyd bod y lefelau staffio yn ddigonol, ac amlygwyd hyn yn y cyfarfod tîm ym mis Tachwedd. Cyfrifoldeb y Rheolwr yw monitro lefelau staffio yn barhaus a sicrhau bod lefelau staffio diogel i ddiwallu anghenion y preswylwyr.

Pan ofynnwyd am yr hyfforddiant, dywedodd un aelod o staff nad oedd yr hyfforddiant dementia yn ddefnyddiol ac yn ailadroddus. Nodwyd bod wyth aelod o staff wedi cwblhau diwrnod un o'r cwrs deuddydd haen 2 ar ddementia a phump wedi mynychu'r ail ddiwrnod. Fel y soniwyd yn flaenorol, rhaid i'r holl staff fynychu'r ddau ddiwrnod i sicrhau eu bod nhw'n gallu bodloni anghenion y bobl sy'n byw yn y cartref.

Adborth preswylwyr

Cafwyd adborth gan un o'r preswylwyr yn ystod yr ymweliad cyntaf; dywedodd ei bod yn treulio'u diwrnod yn gwrando ar gerddoriaeth, yn gweld ei merch, yn gwau, neu'n gwneud chwilair. Dywedodd fod y bwyd yn y cartref yn wych a'i bod yn hoff iawn o'r brechdanau. Pan ofynnwyd iddi a oedd unrhyw fwyd mae'n ei hoffi nad yw’n cael ei ddarparu ar hyn o bryd, ac ymatebodd y bydd yn hoffi tost a phice ar y maen; cytunodd y Swyddog Monitro Contractau i rannu hyn gyda'r Rheolwr.

Er nad oedd gan y preswylydd lawer o fewnwelediad i pam roedd hi yn Church View nac am ba mor hir y byddai’n aros yno, dywedodd ei bod yn gyfforddus ac yn hapus y gallai ei merch ymweld â hi’n rheolaidd.

Pan ofynnwyd iddi am y staff, ymatebodd y wraig eu bod nhw'n hyfryd ac na allen nhw wneud digon iddi. Dywedodd y gall siarad â staff am unrhyw beth, y newyddion lleol, rhaglenni teledu neu ei gŵr. Dywedodd, er nad yw’n hoffi gofyn am help, os oes angen rhywun arni, maen nhw'n ymateb yn brydlon. Os oedd unrhyw beth o'i le, dywedodd y byddai ei merch yn eirioli ar ei rhan.

Adborth aelodau teulu

Siaradwyd ag un perthynas ac roedd yn dweud ei bod bob amser yn cael croeso yn y cartref ac yn cael cynnig diod a chinio os oedd hi'n dymuno. Roedd yn disgrifio awyrgylch y cartref fel un bywiog. Er nad yw ei pherthynas yn meddwl am Church View fel ei chartref, mae mor sefydlog ag y gall fod ac yn gyfforddus.

Dywedodd ei bod wedi cael eu gwahodd i gyfarfod perthnasau ac wedi bod yn bresennol ynddo, a dywedodd ei bod yn hapus i gymryd rhan mewn unrhyw weithgareddau a oedd yn cael eu cynnal ac amlygodd ei bod yn gwneud blodau yn yr ystafell wydr ar ddiwrnod yr ymweliad cyntaf. Dywedodd fod ganddi drefniant gyda'r cartref ynghylch apwyntiadau ysbyty neu unrhyw newidiadau i iechyd.

Dywedodd y perthynas nad oedd erioed wedi gorfod codi pryder ond ei bod yn teimlo’n hyderus i godi hyn os oedd angen. Nid oedd unrhyw beth y gall feddwl amdano y bydd yn ei newid am y cartref heblaw am ragor o awyr iach ac i fynd allan o'r cartref yn amlach. Eglurodd fod staff hefyd yn ei chynorthwyo gan ei bod yn benderfyniad anodd iawn i symud ei pherthynas i'r cartref.

Sylwadau cyffredinol

Yn ystod yr ymweliad cyntaf, nodwyd bod y Cydlynydd Gweithgareddau yn canu gyda rhai o'r preswylwyr yn y lolfa ac, yn ddiweddarach, yn gwneud blodau yn yr ystafell wydr. Cydnabuwyd bod Raffl Pasg wedi'i chynnal ac roedd basgedi wedi'u haddurno'n hyfryd yn y man bwyta.

Yn ystod yr ail ymweliad, roedd yr awyrgylch yn dawel wrth gyrraedd ac roedd ychydig o breswylwyr yn eistedd yn yr ystafell fwyta yn aros am eu brecwast, a nodwyd bod y byrddau wedi'u haddurno â lliain bwrdd, blodau, napcynnau, cyllyll a ffyrc, a chynfennau.

Daeth un o’r dynion i lawr i’r lolfa fechan i drafod trefniadau ei barti pen-blwydd yr wythnos ganlynol ac apwyntiad gyda’r awdiolegydd gan ei fod yn cael trafferth gyda’i gymorth clyw. Roedd wedi'i wisgo'n drwsiadus iawn ac yn glir iawn wrth fynegi ei ddymuniadau.

Camau unioni/datblygiadol (i'w cwblhau o fewn 3 mis i ddyddiad yr adroddiad hwn)

Camau unioni

Asesiadau cychwynnol a chynlluniau personol i gael eu harwyddo a'u dyddio'n glir. Rheoliad 15, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016 (Fersiwn 2, Ebrill 2019).

Cynlluniau personol i fanylu ar ganlyniadau a nodau lles personol y cytunwyd arnynt. Rheoliad 15, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016 (Fersiwn 2, Ebrill 2019).

Darparu hyfforddiant dementia sy'n addas i'r diben ac sy'n helpu'r staff i gyflawni eu rôl yn effeithiol. Rheoliad 21, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016 (Fersiwn 2, Ebrill 2019).

Y Rheolwr i drafod â'r staff sut i roi meddyginiaeth yn ddiogel a pheidio â llofnodi'r Cofnod Rhoi Meddyginiaeth nes eu bod wedi gweld y feddyginiaeth wedi cael ei chymryd. Rheoliad 58, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016 (Fersiwn 2, Ebrill 2019).

Mae pob aelod o staff yn cael gwerthusiadau blynyddol sy'n rhoi adborth ar eu perfformiad ac yn nodi meysydd hyfforddi a datblygu er mwyn eu cynorthwyo nhw yn eu rôl. Rheoliad 36, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016 (Fersiwn 2, Ebrill 2019).

Cwblhau hyfforddiant gorfodol a'i ddiweddaru ar gyfer yr holl staff gofal. Rheoliad 36, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016 (Fersiwn 2, Ebrill 2019).

Cadw tystiolaeth ddogfennol ar ffeiliau staff ar gyfer unrhyw gymhwyster perthnasol. Rheoliad 35, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016 (Fersiwn 2, Ebrill 2019) (Atodlen 1, Rhan 1, 6).

Adolygu'r canllaw defnyddiwr gwasanaeth o leiaf unwaith y flwyddyn a'i ddyddio'n glir i ddangos hyn. Rheoliad 19, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016 (Fersiwn 2, Ebrill 2019).

Tystiolaeth o chwe chyfarfod staff bob blwyddyn. Rheoliad 38, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016 (Fersiwn 2, Ebrill 2019).

Camau datblygiadol

Er mwyn sicrhau tryloywder ac atebolrwydd, mae'n arfer da i ddyddio pob dogfennaeth ag enw'r person sy'n ei chwblhau.

Os nad oes tystysgrif geni ar gael, argymhellir bod nodyn yn cael ei gadw yn y ffeil yn egluro'r rheswm.

Cadw tystiolaeth o broses sefydlu ystyrlon yn ffeiliau'r staff.

Rhaid i'r Cydlynydd Gweithgareddau sicrhau bod cofnodion unigol yn cael eu cadw ar gyfer pob preswylydd i ddangos yr hyn y mae wedi bod yn ei wneud (dylai hyn gael ei gynorthwyo gan staff gofal).

Diwygio'r matrics goruchwylio i amlygu sesiynau i'w gynnal bob tri mis.

Argymhellir bod y datganiad o ddiben yn cael ei ddiweddaru i gynnwys enw'r dirprwy newydd a dyddiad yr adolygiad blynyddol.

Adolygiadau chwarterol i roi trosolwg ystyrlon o'r cyfnod tri mis blaenorol.

Er mwyn dangos bod y canllaw i breswylwyr yn cael ei adolygu'n briodol, dylid cofnodi hyn ar y ddogfen.

Lle mae preswylwyr wedi mynegi ffafriaeth grefyddol, dylai hyn gael ei adlewyrchu yn y cynllun personol a’r dystiolaeth a gedwir o sut maen nhw'n cael eu cynorthwyo i arsylwi unrhyw arfer crefyddol y dymunan nhw (naill ai yn y cartref neu’r tu allan).

Y Cydlynydd Gweithgareddau i ddangos bod yr holl breswylwyr yn cael yr un cyfle i gael mynediad at y gymuned.

Rhannu adborth gyda'r Tîm Arlwyo ynghylch darparu tost a phice ar y maen.

Casgliad

O'r tri argymhelliad ar ddeg a wnaed yn flaenorol, roedd pump wedi'u cyflawni, tri wedi'u cyflawni'n rhannol ac ni chyflawnwyd pump. Cydnabuwyd bod y Rheolwr a'r Dirprwy Reolwr newydd wedi'u penodi ers yr ymweliad diwethaf ac roedden nhw'n dal yn y broses o weithio ar eu cynllun gweithredu eu hunain a rhoi newidiadau cadarnhaol ar waith.

Er bod un ar hugain o argymhellion wedi'u gwneud yn ystod y cyfnod monitro hwn, roedd y Rheolwr eisoes yn ymwybodol o rai o'r meysydd hyn a bydd yn gweithio gyda'r staff i wneud y newidiadau hyn. Roedd yn bleser nodi bod newidiadau eisoes wedi'u gwneud ers i'r Rheolwr newydd ddechrau a chafwyd rhywfaint o adborth cadarnhaol gan y preswylydd a'r perthynas y siaradwyd â nhw yn ogystal â rhywfaint o adborth da a dderbyniwyd cyn yr ymweliadau gan swyddog adolygu.

Hoffai'r Swyddog Monitro Contractau ar y cyfle hwn i ddiolch i bawb a fu'n rhan o'r broses fonitro am eu hamser, eu cymorth a'u lletygarwch yn ystod yr ymweliad. Oni bai bod angen ei wneud yn gynt, bydd yr ymweliad nesaf ymhen tua 12 mis.

Awdur: Amelia Tyler
Swydd: Swyddog Monitro Contractau
Dyddiad: 18 Ebrill 2024

Share on Facebook