Wales England Care

The Coach House, Phillip Street, Rhisga NP11 6DF
Ffôn: 01633 264121
E-bost: Hayley.buxton@walesenglandcare.co.uk

Adroddiad Monitro Contract

  • Enw/Cyfeiriad y darparwr: Wales England Care, Coach House Workshop, Phillip Street, Rhisga NP11 6DF
  • Dyddiad/Amser yr ymweliad monitro â ffocws: Dydd Iau 15 Chwefror 2024, 10am–2.30pm
  • Swyddog/swyddogion ymweld: Andrea Crahart, Swyddog Monitro Contractau, Cyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili
  • Yn bresennol: Hayley Buxton, Rheolwr Cofrestredig

Cefndir

Mae'r amrywiaeth o dasgau gofal a chymorth sy’n cael eu cyflawni gan Wales England Care yn cynnwys gofal personol (er enghraifft, cymorth o ran cael bath, ymolchi, gwisgo, cymryd meddyginiaeth ac anghenion gofal personol), gofal maethol (er enghraifft, cymorth o ran bwyta ac yfed, paratoi bwyd a diod, a monitro cymeriant bwyd a diod), gofal o ran symud (er enghraifft, cymorth o ran mynd i'r gwely a chodi o'r gwely, symud yn gyffredinol). Dylai hyn gael ei ddarparu mewn modd personol, gan sicrhau bod unigolion yn cael rhyngweithio, cwmnïaeth ac ysgogiad o’r gofal a’r cymorth sy'n cael eu darparu.

Mae gwasanaeth gofal cartref Wales England Care Ltd. yn rhan o’r fframwaith ‘Cymorth yn y Cartref’ a ddyfarnwyd yn sgil bod yn rhan o ymarfer tendro o fewn Awdurdodau Lleol Caerffili a Blaenau Gwent rai blynyddoedd yn ôl.

O gwmpas adeg yr ymweliad â Wales England Care, roedd yn darparu 68 awr i 6 o bobl yn ardal Caerffili. Mae'r darparwr yn awyddus i ymestyn i wahanol rannau o'r Fwrdeistref Sirol ac mae wrthi'n recriwtio Gweithwyr Gofal Iechyd Proffesiynol (gofalwyr) i wneud hyn.

Cwblhawyd yr ymweliad monitro blaenorol ym mis Ionawr 2023 a, bryd hynny, nodwyd 3 cham unioni, heb unrhyw gamau datblygiadol i'w gweithredu. Roedd yn amlwg o'r ymweliad presennol bod y rhain yn barhaus.

Dros y flwyddyn flaenorol, ni chafwyd unrhyw gwynion swyddogol yng Ngwasanaethau Cymdeithasol Caerffili, fodd bynnag, roedd rhai pryderon wedi'u cyfleu i'r Tîm Comisiynu yr oedd angen mynd i'r afael â nhw, ac roedd rhai yn cynnwys pryderon a gafodd eu cyfeirio at y tîm Diogelu.

Mae Arolygiaeth Gofal Cymru wedi cynnal ymweliadau â Wales England Care yn 2023 a nododd nifer o feysydd yr oedd angen rhoi sylw iddyn nhw. Fodd bynnag, ers y cyfnod hwn, mae’r darparwr wedi gwneud gwelliannau sylweddol ac, felly, mae’r Hysbysiadau Gweithredu â Blaenoriaeth a gyhoeddwyd wedi’u dirwyn i ben, ond mae un maes i’w wella ar ôl.

Yn dibynnu ar y canfyddiadau yn yr adroddiad, bydd y darparwr yn cael camau unioni a datblygiadol i'w cwblhau. Camau unioni yw'r rhai y mae'n rhaid eu cwblhau (yn unol â deddfwriaeth ac ati), ac argymhellion arfer da yw camau datblygiadol.

Argymhellion blaenorol

Camau unioni

Dylid diweddaru'r polisi/gweithdrefn sy'n ymwneud â sefydlu/hyfforddi/datblygu staff i adlewyrchu'r broses gyfredol o ran cofrestru gyda Gofal Cymdeithasol Cymru. Amserlen: O fewn 3 mis. Heb ei gyflawni.

Dylid cynnwys amser teithio yn yr ymweliadau i sicrhau bod digon o amser i Weithwyr Gofal Iechyd Proffesiynol gyrraedd yr ymweliad mewn modd amserol ac i fodloni gofynion Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016. Amserlen: Ar unwaith ac yn barhaus. Yn parhau.

Dylai hyfforddiant gynnwys hylendid bwyd, ymwybyddiaeth o ddementia, amhariadau ar y synhwyrau, gofal cathetr/stoma ac ymwybyddiaeth o strôc. Yn ogystal ag unrhyw feysydd eraill mae'r darparwr yn nodi bod eu hangen i sicrhau bod staff yn gallu cynorthwyo pobl yn llawn. Amserlen: Yn barhaus. Wedi'i gyflawni'n rhannol.

Camau datblygiadol

Nid oedd unrhyw gamau datblygiadol.

Unigolyn Cofrestredig

Mae Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016 yn gosod disgwyliadau ar yr Unigolyn Cofrestredig i oruchwylio’r gwasanaeth, ac i adrodd ar ei berfformiad a’i ansawdd. Darparodd yr Unigolyn Cofrestredig y 4 adroddiad chwarterol diwethaf a oedd wedi’u hysgrifennu, a oedd yn archwilio perfformiad yr asiantaeth, lle’r oedd adborth wedi’i gasglu’n uniongyrchol gan ddefnyddwyr gwasanaeth, Gweithwyr Gofal Iechyd Proffesiynol a gwybodaeth berthnasol arall a gasglwyd (er enghraifft, lefelau staffio/trosiant, cymwysterau a enillwyd, unrhyw gwynion, materion diogelu ac ati). Roedd yr adolygiad Sicrhau Ansawdd chwe misol diweddaraf yn adlewyrchu canfyddiadau'r adroddiadau chwarterol ac yn cynnwys rhai meysydd i'w gwella hefyd.

Edrychwyd ar bolisïau a gweithdrefnau’r darparwr fel rhan o’r broses, er enghraifft, diogelu, meddyginiaeth, disgyblu, hyfforddi/datblygu staff ac ati. Roedd y polisïau wedi'u hysgrifennu'n gynhwysfawr ac wedi'u hadolygu yn 2023. Nodwyd bod angen adolygu un o'r polisïau o hyd i ddiweddaru'r modd y mae Gweithwyr Gofal Iechyd Proffesiynol (gweithwyr gofal) yn cofrestru fel gweithiwr gofal gyda Gofal Cymdeithasol Cymru.

Roedd y canllaw i ddefnyddwyr gwasanaeth y darparwr yn gynhwysfawr iawn ac yn gyfredol.

Roedd y Datganiad o Ddiben sy’n ymwneud â’r sefydliad wedi’i adolygu’n ddiweddar iawn ym mis Chwefror 2024. Roedd hyn yn cynnwys cyfeiriad at y darparwr yn hyrwyddo ‘Y Cynnig Rhagweithiol – Mwy na Geiriau’ a Deddf yr Iaith Gymraeg, lle mae staff yn cael eu hannog i gyfarch pobl gan ddefnyddio ymadroddion Cymraeg ac y gellir gwneud trefniadau i waith papur gael ei ysgrifennu yn y Gymraeg a’r Saesneg.

Rheolwr Cofrestredig

Mae'r Rheolwr Cofrestredig wedi'i gofrestru â Gofal Cymdeithasol Cymru (rheoleiddiwr y gweithlu).

Proses cynllunio gofal a gwasanaeth

Edrychwyd ar rywfaint o wybodaeth defnyddwyr gwasanaeth ar y system fel rhan o'r broses fonitro. Roedd gwybodaeth megis cynlluniau gofal Cyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili, cynlluniau codi a chario ac ati yn bresennol ac roedd cynlluniau personol (Cynlluniau Darparu Gwasanaeth) wedi'u hysgrifennu mewn perthynas â'r rhain ac yn cyfateb â nhw. Roedd gwybodaeth gefndir wedi'i chasglu mewn perthynas â'r bobl dan sylw fel y byddai Gweithwyr Gofal Iechyd Proffesiynol yn gwybod rhywbeth am y person cyn ymweld ag ef. Roedd tystiolaeth bod gwybodaeth wedi'i hadolygu'n rheolaidd hefyd. Nid oedd unrhyw asesiadau risg yn bresennol ar gyfer unrhyw un o gofnodion y defnyddwyr gwasanaeth a welwyd y tro hwn.

Bydd gweithwyr proffesiynol (nyrsys ardal, gweithwyr cymdeithasol) ac aelodau o’r teulu angen ac eisiau gweld cofnodion y defnyddiwr gwasanaeth o bryd i’w gilydd ac mae trefniadau ar waith iddyn nhw gael mynediad i ap electronig Birdie, gyda chytundeb.

Monitro ymweliadau

Mae Wales England Care yn gweithredu system electronig o’r enw ‘Birdie’ sy’n cadw’r holl wybodaeth yn ymwneud â defnyddwyr y gwasanaeth. Mae hyn yn gofyn am ddefnyddio ffonau symudol lle mae Gweithwyr Gofal Iechyd Proffesiynol yn mewngofnodi i alwadau ac allgofnodi ohonyn nhw yn electronig gyda'r defnydd o ap ar eu ffôn sy'n caniatáu iddyn nhw weld yr wybodaeth sydd ei hangen arnyn nhw i gynnal yr ymweliad. Mae’r gallu i gofnodi pa dasgau a gyflawnwyd yn ystod pob galwad ac ychwanegu gwybodaeth ychwanegol i’r system, er enghraifft, faint mae person wedi bwyta/yfed, sut oedd ei hwyliau ac ati. Mantais hyn yw bod yr wybodaeth yn gallu cael ei gweld gan staff y swyddfa mewn ‘amser real’ a gellir anfon materion/rhybuddion yn syth i’r swyddfa. O’r cofnodion a welwyd, roedd y ‘sylwadau’ a gasglwyd ar yr ymweliadau yn drylwyr iawn.

Dogfennaeth yn ymwneud â staff

Edrychwyd ar ddwy ffeil staff drwy'r system electronig Birdie. Roedd yn amlwg bod yr holl wybodaeth recriwtio yn bresennol, er enghraifft, geirdaon, ffurflenni cais, cofnodion cyfweliad, contractau cyflogaeth, gwybodaeth y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd ac ati. Roedd y cofnod cyfweliad yn cynnwys rhai cwestiynau treiddgar (er enghraifft beth fyddech chi’n ei wneud pe na bai rhywun eisiau bwyta/cael eu golchi?).

Darparwyd matrics hyfforddi yn ystod yr ymweliad a oedd yn dangos bod amrywiaeth eang o hyfforddiant yn cael ei ddarparu a bod mwyafrif y staff yn gyfredol o ran eu hyfforddiant, er enghraifft, meddyginiaeth, diogelu ac ati. Fodd bynnag, roedd diffyg hyfforddiant mewn perthynas â gofal cathetr, ymwybyddiaeth o strôc ac amhariadau ar y synhwyrau. Mae’r darparwr yn sicrhau bod hyfforddiant a ddarperir yn cael ei wneud wyneb yn wyneb ac ar-lein (trwy ‘Social Care TV’).

Mae'n ofynnol i staff gael goruchwyliaeth ffurfiol bob chwarter i sicrhau eu bod nhw'n cael eu cynorthwyo yn eu rolau. Roedd y Swyddog Monitro Contractau yn gallu gweld mewn matrics bod cynlluniau ar gyfer sesiynau yn y dyfodol agos ac, o'r ffeiliau staff a welwyd, roedd yn amlwg bod sesiynau goruchwylio wedi'u cynnal yn rheolaidd. Yn nodweddiadol, mae sesiynau goruchwylio yn ymdrin â phynciau fel unrhyw gamau i'w trafod o'r sesiwn flaenorol, lefelau presenoldeb, pryderon defnyddwyr gwasanaeth, perfformiad personol, iechyd a lles, dysgu a datblygu, cyfathrebu'r cwmni ac unrhyw gamau i'w cymryd. Mae staff hefyd wedi cael gwerthusiadau yn ystod 2023 ac roedd nifer wedi’u cynllunio ar gyfer 2024.

Mae mwyafrif y staff ar hyn o bryd wedi cofrestru fel gofalwyr, sy'n ofynnol gan Gofal Cymdeithasol Cymru (rheoleiddiwr y gweithlu).

Roedd cyfran fawr o'r Gweithwyr Gofal Iechyd Proffesiynol wedi cael ‘gwiriad ar hap’ yn ystod chwarter cyntaf y flwyddyn, sef pan fydd staff yn cael eu hasesu wrth iddyn nhw gyflawni eu tasgau. Mae’r broses gwirio ar hap yn cynnwys gwirio, er enghraifft, amseroedd cyrraedd, a ddarllenwyd y Cynllun Personol cyn ymweld, a ddilynwyd y gweithdrefnau cywir o ran meddyginiaeth, sgiliau cyfathrebu, a oedd yn gwisgo'r wisg/bathodyn adnabod cywir ac ati. Er bod sesiynau 'cysgodi' wedi'u cynnal, fel y cadarnhawyd gan rai Gweithwyr Gofal Iechyd Proffesiynol, roedd yn ymddangos bod diffyg dogfennaeth yn ystod yr ymweliad.

Cwestiynau yn ymwneud â gofalwyr

Gofynnwyd cwestiynau i ofalwyr ynghylch a oedd ganddyn nhw ddigon o amser rhwng ymweliadau, gydag un yn ateb bod ganddyn nhw ac un arall yn dweud nad oedd hyn bob amser yn wir. Cadarnhaodd un gofalwr fod Cynlluniau Personol yn darparu gwybodaeth ddigonol i wybod sut i gynorthwyo person orau a theimlai'r llall y byddai rhywfaint o wybodaeth ychwanegol o fudd. Roedd y ddau ofalwr wedi dilyn eu hyfforddiant gorfodol, ond, roedd y Swyddog Monitro Contractau yn bwriadu holi'r swyddfa ynghylch rhai pethau a oedd wedi codi. Cadarnhaodd y gofalwyr eu bod nhw wedi ymgymryd â phroses sefydlu a chysgodi i'w cyflwyno nhw i'r rôl.

Cyffredinol

Mae'r strwythur staffio presennol yn cynnwys Prif Swyddog Ariannol, Prif Swyddog Gweithredu, Unigolyn Cyfrifol, Rheolwr Cofrestredig, Rheolwr Gwasanaeth, Rheolwr Gwasanaeth Cynorthwyol, Cydlynydd, Goruchwyliwr Maes, gweinyddwr a Gweithwyr Gofal Iechyd Proffesiynol (gofalwyr). Mae Wales England Care hefyd yn darparu gofal/cymorth yn ardaloedd Casnewydd, Torfaen a Chaerdydd.

Darparwyd rhai cyfarfodydd tîm ar gyfer 2023 a fynychwyd gan ofalwyr newydd i'r gwasanaeth ac eraill. Roedd pynciau'n cynnwys, er enghraifft, hyfforddiant, paratoi bwyd, rotâu/cadw at amseroedd ymweld, aros am hyd yr alwad, yr hyn sy'n cael ei ystyried fel argyfwng, diweddariadau i system electronig Birdie ac ati.

Ceisiwyd a chadarnhawyd rhai meysydd arfer da, megis dangosfwrdd cydymffurfiaeth y darparwr (o ran nifer y gwiriadau ar hap a sesiynau goruchwylio a gynhaliwyd); sut mae gyrwyr yn cael eu cyflogi i gynorthwyo'r gweithwyr gofal nad ydyn nhw'n gyrru er mwyn iddyn nhw allu mynd i'r gwaith ac yn ôl yn ddiogel; dosbarthu ffurflenni adborth defnyddwyr gwasanaeth annibynnol ar ôl cynnal gwiriad ar hap; defnyddio systemau integredig ar gyfer cyflawni gwaith cynllunio gofal.

Roedd trosiant staff yn chwarter cyntaf y flwyddyn yn 28%, gyda tharged i leihau hyn i 10%, a gyflawnwyd erbyn chwarter 3, sef 3.4% ar hyn o bryd. Mae cadw staff yn parhau i fod yn dda, sy'n gadarnhaol o ran parhad i ddefnyddwyr gwasanaeth ac yn fanteisiol i Wales England Care.

Argymhellion

Camau unioni

Dylid trefnu hyfforddiant wyneb yn wyneb arbenigol mewn perthynas â gofal cathetr.Amserlen: Ar unwaith ac yn barhaus. Rheoliad 36, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016.

Dylid trefnu hyfforddiant ynghylch ymwybyddiaeth o strôc ac amhariadau ar y synhwyrau. Amserlen: O fewn 3 mis ac yn barhaus. Rheoliad 36, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016.

Dylid diwygio polisi sy'n ymwneud â datblygu staff gyda'r dulliau i staff gofrestru gyda Gofal Cymdeithasol Cymru. Amserlen: Ar unwaith (roedd hwn yn gam gweithredu o'r ymweliad monitro a gynhaliwyd yn 2023). Rheoliad 38, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016.

Dylai dogfennaeth cysgodi fod ar gael drwy'r system electronig. Amserlen: O fewn 3 mis ac yn barhaus. Rheoliad 36, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016.

Casgliad

Yn flaenorol, roedd gan Wales England Care 2 system electronig a oedd yn drafferthus i'w defnyddio, ond maen nhw bellach wedi cyflwyno system electronig Birdie lle mae'r holl wybodaeth am ddefnyddwyr gwasanaeth a staff yn cael ei storio er mwyn cael mynediad hawdd ati.

Roedd yn ymddangos bod y dogfennau yn ymwneud â defnyddwyr gwasanaeth a staff yn gadarn, er bod adborth gan Weithiwr Gofal Iechyd Proffesiynol yn awgrymu y gellid ychwanegu rhywfaint o wybodaeth ychwanegol at Birdie i'w cynorthwyo nhw, fodd bynnag, roedd adborth ynghylch ei ddefnydd yn gadarnhaol iawn ar y cyfan.

Braf oedd gweld bod hyfforddiant a goruchwyliaeth i staff yn gyfredol a bod y matrics yn dangos yn glir yr hyn a gyflawnwyd a'r hyn a gynlluniwyd ar ei gyfer. Mae angen datblygu rhywfaint o hyfforddiant ychwanegol i sicrhau dealltwriaeth a chymhwysedd staff.

Mae trosiant staff yn parhau i fod yn isel, sy'n hynod fanteisiol i sicrhau cysondeb yn ystod ymweliadau.

Hoffai'r Swyddog Monitro Contractau achub ar y cyfle hwn i ddiolch i'r tîm staff am eu hamser a'u lletygarwch yn ystod yr ymweliad.

  • Awdur: Andrea Crahart
  • Swydd: Swyddog Monitro Contractau
  • Dyddiad: Mawrth 2024