Evergreen Care
Adroddiad Monitro Contract
- Enw/Cyfeiriad y Darparwr: Evergreen Care Wales, Tŷ Hebron, Libanus Road, Coed Duon NP12 1EH
- Dyddiad yr Ymweliad: Dydd Mawrth 6 Chwefror 2024
- Swyddog(ion) sy'n ymweld: Amelia Tyler: Swyddog Monitro Contractau, Cyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili
- Presennol: Chris Davis: Unigolyn cyfrifol, Evergreen Care
Cefndir
Mae Evergreen Care yn ddarparwr gofal cartref cofrestredig yn y Coed Duon. Ar hyn o bryd maent yn darparu gwasanaeth byw â chymorth mewn pum eiddo ym mwrdeistref Caerffili.
Pwrpas yr ymweliad oedd cwblhau'r offeryn monitro, gweld ffeiliau staff a phreswylwyr ac edrych ar y polisïau a'r gweithdrefnau. Cynhelir ymweliadau ar wahân hefyd â'r eiddo unigol dros y misoedd nesaf.
Dyma'r ymweliad monitro cyntaf â'r brif swyddfa ers 25 Hydref 2022, ac ar y pryd cafodd un cam unioni a phum cam datblygiadol eu hamlygu. Cafodd y camau hyn eu hadolygu, ac amlinellir y canfyddiadau yn yr adran isod.
Yn dibynnu ar y canfyddiadau yn yr adroddiad, gellir rhoi camau unioni a datblygiadol i'r darparwr eu cwblhau. Camau unioni yw'r rhai y mae'n rhaid eu cwblhau (fel y'u rheolir gan ddeddfwriaeth), ac mae camau datblygiadol yn argymhellion arfer da.
Argymhellion Blaenorol
Os nad yw gweithiwr yn gallu darparu copi o'i basbort, dylai hwn gael ei gofnodi a'i ddyddio'n glir. Rheoliad 59, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) (2016) Fersiwn 2 (Ebrill 2019) Atodlen 2, rhan 1, 8 (b). Wedi ei gyflawni. Gwelwyd dwy ffeil staff, a nodwyd bod y ddwy yn cynnwys copïau o eu pasbortau.
Y matrics i'w ddiweddaru i gofnodi cyfnodau gloywi, neu ddyddiad llawn y cwblhawyd yr hyfforddiant. Wedi ei gyflawni. Diweddarwyd y matrics i gofnodi'r pa mor aml y mae angen adnewyddu hyfforddiant a'r dyddiad dod i ben ar gyfer y cwrs diweddaraf.
Dylid ystyried ychwanegu'r dyddiad yr adolygwyd y polisi / gweithdrefn ddiwethaf i'r ddogfen. Wedi ei gyflawni. Rhannwyd yr holl bolisïau a gweithdrefnau gyda'r swyddog monitro contractau, a gwelwyd bod dyddiad yr adolygiad a'r adolygiad arfaethedig yn y dyfodol wedi'u cofnodi.
Argymhellir bod staff yn fwy rhagweithiol wrth gofnodi adborth cadarnhaol. Wedi ei gyflawni. Cydnabuwyd bod staff yn fwy ymarferol ac agored gyda chofnodi canmoliaeth ac ehangir ar hyn yn ddiweddarach yn yr adroddiad.
Lle bo modd, dylai dau uwch aelod o staff gwblhau cyfweliadau. Heb ei gyflawni. Dywedwyd wrth y swyddog monitro contractau nad yw'n bosibl i ddau uwch aelod o staff gynnal cyfweliadau oherwydd adnoddau, ond eglurwyd unwaith y byddai ymgeisydd wedi cael ei recriwtio, y byddent yn dechrau ar gyfnod prawf o fis.
Dylai staff fod yn ystyriol o gofnodi lles emosiynol fel rhan o'r cofnodion dyddiol. Wedi ei gyflawni. Yn dilyn yr ymweliad, rhannodd yr unigolyn cyfrifol enghreifftiau o gofnodion dyddiol ar gyfer dau denant, a ysgogodd staff i ddogfennu a oedd y person wedi bod angen unrhyw gefnogaeth emosiynol; dywedodd un fod y person yn ymddangos yn isel ei hwyliau, ac roeddent wedi trafod beth oedd yn ei boeni gyda'r staff ar ddyletswydd a soniodd y llall fod y tenant wedi cynhyrfu ond roedd yn ymddangos yn hapusach ar ôl iddyn nhw sgwrsio â staff.
Canfyddiadau o'r ymweliad
Dogfennau a dderbyniwyd cyn yr ymweliad
Ni chodwyd cwynion gyda'r tîm comisiynu mewn perthynas ag unrhyw un o'r cartrefi yn y fwrdeistref ers yr ymweliad blaenorol. Roedd pryder diogelu wedi'i gofnodi ac roedd hyn wedi'i ddogfennu'n briodol, ei rannu gyda'r timau priodol, ac ymchwilio iddo. Gwnaethpwyd y swyddog monitro contractau yn ymwybodol bod camau wedi'u cymryd yn dilyn yr atgyfeiriad ac mae'r rheolwr yn mabwysiadu ymagwedd weithredol o ran derbyn unrhyw adborth fel cyfle i ddatblygu'r gwasanaeth.
Roedd adolygiad blaenorol Arolygiaeth Gofal Cymru wedi'i gynnal ym mis Rhagfyr 2022, ac ar yr adeg honno nid oedd hysbysiadau gweithredu â blaenoriaeth na meysydd i'w gwella. Darparwyd y matrics hyfforddi, y matrics goruchwylio ac arfarnu, a'r rota bythefnosol cyn yr ymweliad. Nid oedd y rota yn darparu enwau llawn yr holl staff ac argymhellir er mwyn sicrhau cywirdeb a thryloywder bod ail enwau llawn yr holl staff yn cael eu cofnodi fel arfer da. Nodwyd talfyriadau fel 7S, WN, 8S ac awgrymir hefyd bod allwedd yn cael ei darparu ar waelod y rota i sicrhau nad oes dryswch.
Unigolyn cyfrifol
Darparwyd copi o'r adroddiad chwarterol diweddaraf, ac roedd hwn wedi'i gwblhau ar 5 Hydref 2023, oedd ychydig dros y cyfnod o dri mis. Rhoddodd yr adroddiad wybodaeth fanwl a gafwyd o sgyrsiau ystyrlon gyda'r staff ar ddyletswydd a'r bobl sy'n byw yn yr eiddo.
Gwelwyd datganiad o ddiben a nodwyd ei bod wedi'i ddiweddaru i gynnwys y manylion cyswllt newydd ar gyfer cwynion a’r tîm gwybodaeth yng Nghyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili. Cafwyd crynodeb clir o'r newidiadau a wnaed a chydnabuwyd bod hwn wedi'i ddiweddaru ddiwethaf ar 18 Mawrth 2023 a bod bwriad i’w adolygu eto ar neu cyn 18 Mawrth 2024.
Pe bai'r unigolyn cyfrifol ac un o'r rheolwyr cofrestredig yn absennol yn annisgwyl am gyfnod, esboniwyd y byddai hysbysiad rheoliad 60 yn cael ei gyflwyno i Gyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili ac Arolygiaeth Gofal Cymru.
Eglurwyd bod dau ddirprwy reolwr a phedwar cyfarwyddwr a fyddai'n cefnogi'r gwasanaeth a sicrhau cydlyniant gwasanaeth.
Roedd yr holl bolisïau a gweithdrefnau, gan gynnwys diogelu, cyllid cleientiaid, ataliaeth, hyfforddiant, disgyblaeth staff datblygu ac ati, ar gael yn electronig. Nid oedd dyddiad wedi'i gofnodi ar gyfer y polisïau pan oedd yr adolygiad diwethaf wedi'i gwblhau ac er mwyn sicrhau tryloywder, cynghorwyd y dylid ychwanegu hwn. Roedd monitro’r contract yn nodi dyddiad yr adolygiad arfaethedig nesaf, ac roedd disgwyl cynnal hyn erbyn 1 Ebrill 2024.
Roedd disgwyl i'r polisi cwynion nesaf gael ei adolygu yn 2024 a nodwyd nad oedd y wybodaeth gyswllt ar gyfer tîm cwynion Caerffili wedi ei diweddaru i adlewyrchu'r newid cyfeiriad. Gofynnir i hyn gael ei ddiweddaru er mwyn sicrhau cywirdeb a chysondeb.
Gwelwyd copi o'r canllaw defnyddwyr gwasanaeth ac fe'i adolygwyd yn briodol ac roedd hefyd ar gael mewn fersiwn hawdd ei ddarllen i gynorthwyo cleientiaid i ddeall y broses a beth i'w disgwyl.
Gwybodaeth am denantiaid
Fel nodwyd eisoes, mae pum eiddo yn y fwrdeistref gydag Evergreen yn berchen ar dri ohonynt, ac mae gan y ddau arall landlordiaid preifat ar wahân. Mae cytundebau prydles hirdymor gyda'r partïon hyn. Eglurwyd nad oedd unrhyw gynlluniau i gael rhagor o eiddo yn y fwrdeistref sirol.
Eglurodd yr unigolyn cyfrifol pe bai cleient yn mynegi dymuniad i ddarparwr gwahanol ddarparu ei gymorth, byddai'n cael ei gynorthwyo i ddod o hyd i asiantaeth newydd gyda chyfraniad gan y tîm rheoli gofal.
Dim ond trwy'r timau rheoli gofal y cyfeirir unigolion at y darparwr o fewn awdurdodau lleol. Mae'r broses dewis tenantiaeth yn cynnwys darllen y cynllun gofal a gwblhawyd gan yr awdurdod lleoli, cynnal asesiad cyn-derbyn, adolygiad o'r anghenion a aseswyd ac a all y darparwr ddiwallu'r anghenion hynny.
Trafodwyd bod cyfnodau treialu a chyfnod pontio y cytunwyd arno, ond nid oes cyfnodau prawf gan fod hyn wedi'i ymgorffori yn yr amser canolradd cyn symud i mewn. Unwaith y bydd yr unigolyn wedi symud i mewn i'r eiddo caiff hyn ei fonitro a'i adolygu, ond teimlwyd y gallai cyfnodau prawf fod yn niweidiol gan y gallent atal yr unigolyn rhag ymgartrefu.
Archwiliad ffeil
Cadarnhaodd yr unigolyn cyfrifol bod holl ffeiliau tenantiaid a staff yn cael eu storio'n ddiogel mewn cwpwrdd y gellir ei gloi yn y swyddfa.
Gwelwyd dwy ffeil cleient fel rhan o'r ymweliad a gwelwyd bod y ddwy yn cynnwys cynlluniau gofal a thriniaeth wedi'u cwblhau gan Gyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili, cynlluniau personol oedd wedi eu datblygu gan Evergreen ac asesiadau risg priodol.
Cwblhawyd un adolygiad o'r cynllun gofal ym mis Mehefin 2023 a nodwyd bod hyn yn canolbwyntio ar ganlyniadau ac yn amlygu cyflawniadau fel gwneud gwaith gwirfoddol, nofio, chwarae pêl-droed, mynd i Ddinbych-y-pysgod, a chymryd rhan mewn Celfyddydau Ymladd Ewropeaidd Hanesyddol (Hema). Cofnodwyd hefyd bod ganddynt nod hirdymor o fynd ar wyliau mordaith yr oeddent yn cynilo ar eu cyfer. Cofnodwyd hoff bethau a chas bethau, ac roedd yna hefyd gynllunydd gweithgareddau ar waith a oedd yn dangos datblygiad sgiliau i gynyddu annibyniaeth.
Roedd y ddwy ffeil yn cynnwys crynodebau asesu cychwynnol ac yn cynnwys dyddiad wedi ei nodi'n glir. Cynhaliwyd trafodaeth ynghylch y cynnig gweithredol a'r Gymraeg, ac eglurwyd nad oes unrhyw gleientiaid ar hyn o bryd sydd wedi mynegi dymuniad i siarad Cymraeg. Clywodd y swyddog monitro contractau fod pedwar aelod o staff yn gallu siarad Cymraeg gan gynnwys yr unigolyn cyfrifol. Eglurwyd bod datganiad ar flaen y cynlluniau personol sy'n darparu tystiolaeth bod hyn wedi cael ei drafod ac mae'r cleientiaid wedi datgan nad ydynt am gyfathrebu yn Gymraeg, fodd bynnag, gallant ystyried hyn yn y dyfodol os ydynt yn dymuno gwneud hynny.
Roedd y ddau gynllun personol yn adlewyrchu'r wybodaeth a ddarparwyd yn adolygiadau'r cynllun gofal a chymorth ac roeddent yn ganlyniadau llesiant sy'n canolbwyntio ar yr unigolyn ac yn cynnwys elfennau megis cael eu pasbort, glanhau eu llestri heb anogaeth a thorri eu gwallt. Argymhellwyd, pan gynhelir adolygiadau, bod staff yn cofnodi'n glir yr hyn sydd wedi/heb ei gyflawni. Gall hyn roi sylwadau ar faint y maent wedi'i gynilo tuag at wyliau a beth yw eu nod cyffredinol, os ydynt wedi tynnu eu llun ar gyfer eu pasbort, os ydynt yn golchi llestri heb anogaeth neu sawl gwaith y digwyddodd hyn yn ystod y mis ac ati.
Nododd y swyddog monitro contractau fod asesiadau risg ar waith oedd yn gysylltiedig â'r cynlluniau personol megis cael mynediad i'r gymuned, rheoli eu cyllid, a chael yr allweddi i'w cartref. Amlygwyd hefyd bod y cleientiaid yn cael eu cyfeirio'n briodol at weithwyr proffesiynol allanol a bod canlyniad ffurflenni apwyntiad yn cael eu dal ar ffeil fel aros am gael tynnu dant ac apwyntiad ffisiotherapydd. Esboniodd yr unigolyn cyfrifol fod staff yn adnabod y cleientiaid ac yn eu monitro am unrhyw newidiadau mewn ymddygiad neu unrhyw beth a allai ddangos eu bod mewn poen.
Gwelwyd tystiolaeth nad oedd un cleient yn gallu llofnodi ei chynllun personol ac roedd y llall wedi gwrthod llofnodi'r ddogfen. Roedd ffurflen ar waith i ddangos cyd-gynhyrchu a bu cyfranogiad gan yr awdurdod lleol a chynrychiolwyr priodol. Cynhaliwyd trafodaeth ynghylch adolygiadau ffurfiol o'r cynlluniau personol, ac eglurwyd bod y rhain yn cael eu gwneud o leiaf bob tri mis; roedd gan un dystiolaeth bod y rhain wedi'u cwblhau ym mis Rhagfyr 2023, a mis Ionawr a Chwefror 2024, ac nid oedd y llall yn cynnwys unrhyw adolygiadau ers mis Hydref 2023. Rhaid i'r rheolwr sicrhau bod y rhain yn cael eu cwblhau lle bynnag y bydd unrhyw newidiadau, ond o leiaf bob chwarter.
Roedd un ffeil yn cynnwys proffil pobl ar goll, ac er nad oedd hyn yn ei le yn yr ail ffeil, dywedodd yr unigolyn cyfrifol y byddai'r proffil personol yn cael ei ddefnyddio.
Cwestiynau i'r rheolwr
Dywedodd yr unigolyn cyfrifol bod archwiliadau meddyginiaeth yn cael eu cwblhau bob mis gan y Swyddog Gweinyddu ac Archwilio fel rhan o'i rôl. Nid oedd unrhyw denant yn cael meddyginiaeth yn gudd ar adeg yr ymweliad.
Y weithdrefn ar gyfer gweinyddu meddyginiaeth yw i'r aelod staff sy'n gweinyddu meddyginiaeth arwyddo cyfrif canol y prynhawn ar gyfer un o'r eiddo byw â chymorth ynghyd â chyfrif gyda'r nos.
Ceir adborth gan staff a chleientiaid yn ffurfiol bob tri mis fel rhan o adroddiad yr unigolyn cyfrifol ac mae yna hefyd lawer o sgyrsiau anffurfiol a chyfarfodydd gyda’r rheolwr, nodwyd hefyd y bydd cleientiaid yn ysgrifennu at yr unigolyn cyfrifol os oes unrhyw beth y maent am ei drafod ac yn aml byddant yn ymweld â'r brif swyddfa.
O ganlyniad i'r adborth a roddwyd cafwyd mynediad cymunedol 1:1 ar gyfer un o'r cleientiaid a sesiynau harddu megis trin dwylo neu apwyntiadau trin gwallt. Roedd cymorth ychwanegol wedi'i roi ar waith o ran rheoli cyllid ac mae teledu wedi'i brynu ar gyfer y cyntedd. Nododd y swyddog monitro contractau fod yr adroddiadau a gwblhawyd gan yr unigolyn cyfrifol yn cynnwys cynllun gweithredu a bod y gwaith monitro canlyniadau'n cael ei wneud bob mis.
Amlygwyd bod canlyniad yr adroddiad sicrhau ansawdd yn cael ei rannu'n uniongyrchol â'r cartrefi ac os bydd unrhyw beth yn cael ei godi gan unrhyw un o'r cleientiaid, caiff hyn ei fwydo yn ôl ar lafar gydag unrhyw gamau gweithredu y cytunwyd arnynt.
Mae'r holl reolwyr yn ymwybodol o sut i gael mynediad at wasanaethau eiriolaeth os teimlir bod hynny'n angenrheidiol ac ar adeg yr ymweliad eglurwyd bod dau berson yn cael cefnogaeth gan gymorth cyntaf iechyd meddwl Cymru.
Yn ystod y cyfarfod, dywedodd yr unigolyn cyfrifol fod ganddo berthynas waith dda gyda'r landlordiaid ac os oes unrhyw broblemau, rhoddir sylw amserol i'r rhain.
Os oedd anghydfod lle mae un o'r unigolion sy'n cael eu cefnogi yn mynegi dymuniad i un o'r cleientiaid eraill symud, byddai hynny’n cael ei drafod, gan geisio cael datrysiad i unrhyw wrthdaro. Adroddwyd bod anghytundebau fel arfer yn ymwneud â gwresogi neu reolaeth o bell, ac mae'r rhain fel arfer yn cael eu datrys wrth iddynt godi. Er na bu achos lle nad yw'r mater wedi gallu cael ei ddatrys, eglurwyd, pe bai hynny’n digwydd, y byddai cyfarfod amlddisgyblaethol yn cael ei drefnu i gytuno ar y canlyniad gorau i'r cleientiaid.
Mewn sefyllfa lle dywedodd aelod o staff eu bod yn cael trafferth cefnogi cleient, byddai'r unigolyn cyfrifol yn trafod gyda'r aelod o staff ac yn cynnig hyfforddiant os yw'n briodol ac yn cynnig cymorth mentora. Yn dibynnu ar natur y pryder, byddent hefyd yn siarad â'r cleient i gael eu safbwynt ac edrych ar ba fesurau y gellid eu gweithredu. Pe na bai unrhyw beth y gellid ei gynnig yn profi'n llwyddiannus, byddai'r aelod staff yn cael cyfle i weithio yn un o'r cartrefi eraill.
I ddechrau, cynigir tua 30% o'r hyfforddiant ar-lein ac yna caiff hyn ei ddilyn gydag oddeutu 70% o'r hyfforddiant yn cael ei ddarparu’n bersonol. Cydnabuwyd bod hyfforddiant wyneb yn wyneb yn fwy rhyngweithiol ac yn rhoi mwy o gyfle i drafod senarios penodol. Gwnaed y swyddog monitro contractau yn ymwybodol bod dau hyfforddwr sydd wedi'u contractio'n fewnol ac yn darparu hyfforddiant ar reoli ymddygiad cadarnhaol ac Awtistiaeth bob dydd Llun. Soniwyd bod ansawdd yr hyfforddiant yn cael ei asesu drwy ffurflenni gwerthuso a bydd rheolwyr hefyd yn mynychu cyrsiau penodol i sicrhau bod pob maes yn cael ei gwmpasu'n llawn. Mae hyn hefyd yn cael ei drafod mewn cyfarfodydd tîm a chyfarfodydd y rheolwr.
Roedd aelodau o staff yn dewis gweithio mwy na 48 awr yr wythnos ac er bod y contract safonol yn 40 awr yr wythnos, mae rhai staff wedi dewis optio allan o'r gyfarwyddeb amser gweithio a chasglu sifftiau ychwanegol lle bo angen. Mae arweinwyr y tîm yn monitro hyn ac yn ceisio lledaenu'r sifftiau yn gyfartal a thros gyfnod mwy i leihau'r risg o flinder.
Dywedwyd nad yw tenantiaid yn cymryd rhan uniongyrchol yn y broses gyfweld, ond byddent yn cael cwrdd ag aelodau staff newydd fel rhan o'r broses sefydlu. Dywedodd yr unigolyn cyfrifol eu bod wedi cael cyfle o'r blaen i gyflwyno unrhyw gwestiynau yr hoffent gael eu gofyn, ond mae hyn yn aml yn cael ei wrthod.
Mae pob aelod o staff wedi derbyn hyfforddiant diogelu ac yn ymwybodol o'r hyn sy'n gyfystyr â cham-drin a sut i roi gwybod am hynny. Eglurwyd y byddai unrhyw faterion neu bryderon fel arfer yn cael eu rhannu gyda'r unigolyn cyfrifol ac, os yw'n briodol, byddai ffurflen ddyletswydd i adrodd yn cael ei llenwi a'i rhannu gyda'r tîm diogelu priodol. Nodwyd hefyd bod y polisi chwythu'r chwiban sy'n darparu llwybrau amgen os nad yw'r person yn dymuno codi'r pryder yn fewnol neu os nad yw'n teimlo'n hyderus y bydd y mater yn cael sylw
Cwynion a chanmoliaeth
Cefnogir tenantiaid i wneud cwyn os oes rhywbeth y maent yn anhapus ag ef, ac amlinellir hyn yn y fersiwn hawdd ei ddeall o'r canllaw defnyddwyr gwasanaeth. Gofynnir am adborth gonest ac agored yn anffurfiol bob dydd ond fe'i cofnodir yn fwy swyddogol fel rhan o'r adolygiadau misol. Lle mae anawsterau cyfathrebu, dywedwyd y bydd staff yn defnyddio BSL (Iaith Arwyddion Prydain), cardiau’r System Gyfathrebu Cyfnewid Lluniau (PECS), ystumiau, ac iPads i gael gwybodaeth gan y cleient i weld a oes unrhyw beth yn eu poeni.
Fel nodwyd uchod, dim ond un pryder a godwyd ers yr ymweliad blaenorol. Rhoddir adborth i'r achwynydd ar lafar a chedwir cofnod ysgrifenedig ar ffeil gyda'r canlyniad ac unrhyw gamau sydd eu hangen. Mae staff sy'n ymwneud â'r gŵyn hefyd yn cael gwybod yn ffurfiol a rhoddir canlyniadau dienw i staff eraill gyda gwersi a ddysgwyd i wella arfer. Cafodd y swyddog monitro contractau wybod am y camau a gymerwyd yn dilyn yr atgyfeiriad.
Cafwyd pedwar ar ddeg achos o ganmoliaeth ar draws y deg eiddo rhwng 28 Mawrth a 5 Rhagfyr 2023. Roedd wyth canmoliaeth yn ymwneud â'r eiddo ym mwrdeistref Caerffili. Cydnabuwyd bod y rhain yn cael eu derbyn yn bennaf dros y ffôn ac yn cael eu rhannu gyda'r tîm staff drwy gyfarfodydd staff. Roedd y ganmoliaeth yn ymwneud â'r ddarpariaeth gymorth a dywedwyd pa mor dda yr oedd un cleient wedi setlo i mewn i'r cartref ac roedd canmoliaeth arall yn teimlo bod yr unigolyn yn hapus yn ei gartref am y tro cyntaf ers amser maith. Amlygodd yr adroddiad hefyd bod staff wedi ei gwneud hi'n bosib i gael gwyliau teuluol i Tenerife.
Roedd yr adroddiad sicrhau ansawdd dyddiedig 30 Mai 2023 yn rhoi cynllun gweithredu clir gyda therfynau amser a'r person oedd yn gyfrifol. Anfonwyd arolygon at deulu, gweithwyr proffesiynol, cleientiaid a staff a nodwyd bod 184 wedi'u hanfon allan a bod cyfradd ymateb o 28%.
Gwybodaeth staffio
Mae'r darparwr yn defnyddio'r fframwaith sefydlu gofal cymdeithasol sydd wedi'i ymgorffori ym mhecyn sefydlu Evergreen. Ochr yn ochr â'r ffurflenni gwerthuso sy'n cael eu cwblhau yn dilyn unrhyw hyfforddiant, nodwyd bod cwisiau diwedd cwrs hefyd yn cael eu defnyddio i bennu lefel y ddealltwriaeth. Mae arweinwyr tîm yn arsylwi ymarfer i sicrhau bod staff yn gweithredu'r hyfforddiant a dderbynnir a defnyddir gwiriadau fan a'r lle hefyd i sicrhau ymarfer diogel fel gweinyddu meddyginiaeth.
Dywedwyd bod yr holl staff wedi cwblhau hyfforddiant gorfodol, gan gynnwys trin â llaw, hylendid bwyd, diogelu, rheoli heintiau, cymorth cyntaf, meddyginiaeth, a rheoli ymddygiad cadarnhaol. Mae hyfforddiant nad yw'n orfodol hefyd yn cael ei gynnal sy'n benodol i'r anghenion i gleientiaid a staff fel dysffagia, magu hyder, iaith arwyddion Prydain, diabetes, deddf galluedd meddyliol, Buccal Midazolam, ac epilepsi.
Gwelwyd dwy ffeil staff ac roedd y ddwy yn cynnwys dau eirda, disgrifiadau swydd, ffurflenni cais, cofnodion cyfweliad (wedi'u sgorio, eu llofnodi a'u dyddio), hanesion cyflogaeth llawn, contractau wedi'u llofnodi, tystysgrifau geni, copïau o basbortau, ffotograffau, tystysgrifau hyfforddi, gwiriadau DBS a phecynnau sefydlu a oedd wedi eu cymeradwyo gan uwch aelod staff priodol.
Rhoddodd yr unigolyn cyfrifol dystiolaeth hefyd bod yr holl staff wedi cofrestru gyda Gofal Cymdeithasol Cymru ac eithrio un dechreuwr newydd a ddechreuodd weithio ym mis Ionawr 2024.
Roedd goruchwyliaeth yn gyfredol ac yn cael eu cynnal o leiaf bob tri mis. Adeg yr ymweliad nodwyd bod un i fod i fod ar 12 Chwefror ac roedd dau aelod o staff sy’n gweithio ym mwrdeistref Caerffili ar gyfnod mamolaeth.
Roedd arfarniadau wedi'u cynnal ar gyfer yr holl staff oedd i fod i gael eu cynnal ac eglurwyd bod y rhain yn cael eu cwblhau bob mis Hydref. Cynhelir goruchwyliaeth bob tri mis ac mae'r sesiwn derfynol yn arfarniad h.y. tri goruchwyliaeth ac arfarniad ar raglen dreigl.
Cynhelir goruchwyliaeth ar ffurf cyfarfodydd ffurfiol 1:1 sy'n cael eu trin yn gyfrinachol ac yn cael eu defnyddio fel cyfle datblygu dwy ffordd ac mae disgwyl i staff gyfrannu ar sut maent yn teimlo eu bod yn symud ymlaen yn ogystal ag unrhyw awgrymiadau ar gyfer gwella'r gwasanaeth. Cefnogir rheolwyr gan arweinwyr y tîm ym mhob eiddo ac mae'r unigolyn cyfrifol sydd ar gael am sgwrs yn y swyddfa yn ogystal â thros y ffôn neu e-bost. Darperir cefnogaeth hefyd drwy oruchwyliaeth, cyfarfodydd wythnosol, a'r rheolwyr sydd ar alwad.
Eglurwyd bod pedwar aelod o staff wedi gadael y sefydliad dros y flwyddyn ddiwethaf o fewn y fwrdeistref yn bennaf ar gyfer dilyniant gyrfa a thelerau ac amodau gwell gyda'r bwrdd iechyd neu'r awdurdod lleol. Yn yr un cyfnod, recriwtiwyd 13 aelod o staff. Nodwyd nad oedd unrhyw weithwyr ar salwch hirdymor, a braf oedd nodi nad oedd angen i’r sefydliad ddefnyddio unrhyw asiantaeth.
Mae system ar alwad ar waith rhwng pedwar rheolwr ar rota treigl pedair wythnos, ac mae hyn yn cael ei gynllunio gan yr unigolyn cyfrifol. Y bwriad yw sicrhau nad ydynt ar alwad os ydynt ar wyliau, neu os ydynt ar ddiwrnod i ffwrdd.
Camau Unioni / Datblygiadol
Unioni
Yr wybodaeth gyswllt am gwynion ar gyfer Caerffili i’w ddiweddaru yn y polisi cwynion. Rheoliad 64, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) (2016) Fersiwn 2 (Ebrill 2019).
Datblygiadol
Dylid ystyried ychwanegu'r enwau llawn at y rota ac allwedd ar gyfer unrhyw dalfyriad a ddefnyddir.
Wrth gynnal yr adolygiadau chwarterol, dylai staff ddarparu manylion ychwanegol ynghylch yr hyn a gyflawnwyd tuag at eu nodau llesiant.
Casgliad
Drwy'r cyfarfod ac o'r wybodaeth a ddarparwyd drwy gydol y broses fonitro, cydnabu'r swyddog monitro contractau bod y darparwr yn parhau i weithredu gwasanaeth agored a thryloyw sy'n annog mewnbwn gan y bobl y maent yn eu cefnogi. Mae'n gadarnhaol nodi bod pump o'r argymhellion blaenorol wedi’u cyflawni.
Roedd y ffeiliau a welwyd wedi'u trefnu'n dda ac yn canolbwyntio ar y person. Roedd yn hawdd dod o hyd i wybodaeth ac roedd strwythur sefydliadol clir. Mae'r unigolyn cyfrifol yn bresennol yn y swyddfa ac yn croesawu rhyngweithio ac adborth gan y staff a'r cleientiaid.
Ni chodwyd unrhyw bryderon ynghylch y cymorth a ddarparwyd ac roedd tystiolaeth o ddealltwriaeth drylwyr o anghenion a hoffterau tenantiaid ac adlewyrchwyd hynny yn y cynlluniau personol. Roedd yn ymddangos bod yno ddiwylliant yn cael ei arwain gan gleientiaid a gwelwyd ystyriaeth o sut i gefnogi pobl i gyflawni eu canlyniadau llesiant.
Hoffai'r swyddog monitro contractau ddiolch i'r unigolyn cyfrifol am ei amser, cymorth a chroeso drwy gydol y broses fonitro. Bydd yr eiddo unigol yn cael eu monitro (gyda chytundeb y tenantiaid) yn ystod y misoedd nesaf, ac oni fernir bod hynny'n angenrheidiol, bydd yr ymweliad nesaf â'r brif swyddfa yn cael ei gwblhau ymhen oddeutu deuddeg mis.
- Awdur: Amelia Tyler
- Dynodiad: Swyddog Monitro Contractau
- Dyddiad: 5 Mawrth 2024