Cofnodion Gweithwyr

• Maes Gwasanaeth: Adnoddau Dynol
• Maes Gwaith: Adnoddau Dynol
• Manylion Cyswllt: 01443 864337 / TimGweinyddolAD@caerffili.gov.uk
• Enw'r Hysbysiad Preifatrwydd: Cofnodion Gweithwyr
• Disgrifiad yr Hysbysiad Preifatrwydd: Bydd yr hysbysiad preifatrwydd hwn yn esbonio'r math o ddata personol y byddwn yn eu casglu a'u prosesu ar gyfer gweithwyr sy'n cael eu cyflogi gan Gyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili, pam mae angen y data hyn arnom ni ac â phwy fyddwn ni'n rhannu'r data hyn.

Sut y byddwn ni'n defnyddio eich gwybodaeth chi

Y diben a'r sail gyfreithiol ar gyfer defnyddio eich gwybodaeth chi

Diben y gwaith prosesu

Er mwyn i'r Cyngor reoli'r berthynas waith â'i weithwyr yn effeithiol, mae angen i ni gasglu a phrosesu data personol. 

Am ragor o wybodaeth am y dibenion hyn, gweler Atodiad 1.

Sail gyfreithiol ar gyfer y gwaith prosesu

Er mwyn i brosesu data personol fod yn gyfreithlon o dan y Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data 2016, mae'n rhaid nodi amod dilys o erthygl 6 o'r Rheoliad, sydd wedi'i amlinellu isod (nid yw ar gael yn Gymraeg gan mai dyfyniad o ddeddfwriaeth nad yw wedi ei gwneud yn Gymraeg ydyw):

1a. the data subject has given consent to the processing of his or her personal data for one or more specific purposes;

Byddai enghreifftiau o hyn yn cynnwys lle rydych chi wedi gofyn i ni ddarparu gwybodaeth amdanoch chi i sefydliad arall, e.e. cwmnïau morgeisi.

1b. processing is necessary for the performance of a contract to which the data subject is party or in order to take steps at the request of the data subject prior to entering into a contract;

Mae enghreifftiau o hyn yn cynnwys prosesu eich manylion banc a'r oriau rydych wedi eu gweithio er mwyn eich talu.

1c. processing is necessary for compliance with a legal obligation to which the controller is subject;

Mae enghreifftiau o hyn yn cynnwys lle mae gennym ni ddyletswydd gyfreithiol i rannu gwybodaeth amdanoch chi â sefydliadau megis yr Adran Gwaith a Phensiynau, y Fenter Twyll Genedlaethol ac ati.

1f. processing is necessary for the purposes of the legitimate interests pursued by the controller or by a third party, except where such interests are overridden by the interests or fundamental rights and freedoms of the data subject which require protection of personal data, in particular where the data subject is a child.

Mae enghreifftiau o hyn yn cynnwys prosesu eich cofnodion hyfforddi, prosesu hyfforddiant neu dandaliadau neu ordaliadau cysylltiedig â chyflog, rhannu eich manylion â darparwyr Cynlluniau Buddion i Weithwyr a defnyddio'ch llun ar gyfer cardiau adnabod.

Mae deddfwriaeth Diogelu Data yn darparu amddiffyniad ychwanegol ar gyfer rhai dosbarthiadau o wybodaeth o'r enw ‘data personol categori arbennig’. Os bydd unrhyw wybodaeth yn dod o fewn y diffiniad o ddata personol categori arbennig, yna rhaid nodi amod ychwanegol o erthygl 9 o'r Rheoliad, fel yr amlinellir isod (nid yw ar gael yn Gymraeg gan mai dyfyniad o ddeddfwriaeth nad yw wedi ei gwneud yn Gymraeg ydyw):

1(1) (a) the processing is necessary for the purposes of performing or exercising obligations or rights which are imposed or conferred by law on the controller or the data subject in connection with employment, social security or social protection.

6 (1) This condition is met if the processing—

(a) is necessary for a purpose listed in sub-paragraph (2), and

(b) is necessary for reasons of substantial public interest.

(2) Those purposes are—

(a) the exercise of a function conferred on a person by an enactment or rule of law;

(b) the exercise of a function of the Crown, a Minister of the Crown or a government department

8 (1) This condition is met if the processing—

(a) is of a specified category of personal data, and

(b) is necessary for the purposes of identifying or keeping under review the existence or absence of equality of opportunity or treatment  between groups of people specified in relation to that category with a view to enabling such equality to be promoted or maintained.

Mae deddfwriaeth Diogelu Data hefyd yn darparu amddiffyniad ychwanegol ar gyfer data personol mewn perthynas ag euogfarnau troseddol a throseddau. Os bydd unrhyw ddata personol yn dod o fewn y categori hwn, yna mae'n rhaid nodi amod ychwanegol o erthygl 10 o'r Rheoliad, fel yr amlinellir isod (nid yw ar gael yn Gymraeg gan mai dyfyniad o ddeddfwriaeth nad yw wedi ei gwneud yn Gymraeg ydyw):

36 This condition is met if the processing would meet a condition in Part 2 of this Schedule but for an express requirement for the processing to be necessary for reasons of substantial public interest.

Yr amodau yn Rhan 2 o'r Atodiad y cyfeirir ato uchod yw'r amodau hynny ar gyfer prosesu a nodir uchod o dan amodau Erthygl 9 ar gyfer prosesu data personol arbennig.

Yr hawl i dynnu caniatâd yn ôl

Mae gennych chi'r hawl i dynnu eich caniatâd i brosesu'r wybodaeth hon yn ôl pan fo caniatâd yw'r sail gyfreithiol dros brosesu. I dynnu'ch caniatâd yn ôl, cysylltwch â'r maes gwasanaeth y manylir arno ar frig y ddogfen hon.

Pwy fydd yn cael mynediad at eich gwybodaeth chi?

Manylion y Rheolydd Data a'r Swyddog Diogelu Data

Y Rheolydd Data ar gyfer eich gwybodaeth chi yw Cyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili. Y Swyddog Diogelu Data yw:

• Mr Carl Evans Rheolwr Llywodraethu Gwybodaeth Gorfforaethol/Swyddog Diogelu Data
• E-bost: DiogeluData@caerffili.gov.uk
• Ffôn: 01443 864322

Efallai y bydd Rheolyddion Data eraill hefyd yn gyfrifol am eich gwybodaeth, gan ddibynnu ar yr amgylchiadau penodol. Am ragor o wybodaeth, cysylltwch â'r maes gwasanaeth.

Manylion am brif ddefnyddwyr eich gwybodaeth

Staff yr Adran Adnoddau Dynol, gan gynnwys Cyflogres, Iechyd a Diogelwch, ac Iechyd Galwedigaethol.

Rheolwr/goruchwylwyr sy'n berthnasol i'r swydd

Dim ond staff yr Adran Adnoddau Dynol fydd yn gweld gwybodaeth bersonol arbennig a gesglir ar gyfer monitro cydraddoldeb. Ni fydd unrhyw adroddiadau sy'n cynnwys data cydraddoldeb yn enwi ymgeiswyr na gweithwyr unigol.

Dim ond staff yr Adran Adnoddau Dynol fydd yn gweld gwybodaeth bersonol arbennig sy'n ymwneud ag anabledd oni bai bod gofyniad i wneud addasiadau rhesymol yn y gweithle, ac os felly, bydd angen hysbysu'r Rheolwr Adran.

Manylion am unrhyw achos o rannu'ch gwybodaeth chi o fewn Cyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili

Mae gan Archwilio Mewnol hawl i gael mynediad at holl gofnodion Cyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili at ddibenion archwilio o dan y Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio.

Os gwnewch gais am iawndal yn erbyn Cyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili, ymdrinnir â'r rhain gan yr Is-adran Yswiriant a allai fod angen mynediad at wybodaeth amdanoch chi at ddibenion gweinyddu neu amddiffyn yr hawliad.

Os bydd eich cyflogaeth yn dod i ben, efallai y bydd angen i’r Tîm Mân Ddyledwyr Mewnol weinyddu’r gwaith o adennill gordaliadau sy’n digwydd am unrhyw reswm, o dan amodau eich cyflogaeth ac yn unol â Rhan II o’r Ddeddf Hawliau Cyflogaeth.

Manylion am unrhyw achos o rannu'ch gwybodaeth â sefydliadau eraill

Er mwyn prosesu gwobr gwasanaeth hir y Cyngor, darperir manylion perthnasol am y gweithwyr i gyflenwr y gwasanaeth hwn. Bydd gweithwyr yn cael gwybod pan fyddant yn gymwys ar gyfer y wobr a pha fanylion personol fydd yn cael eu darparu.

Byddwn ni'n rhannu manylion gweithwyr â darparwyr Buddion Gweithwyr gan gynnwys Cynlluniau Aberthu Cyflog i'r Cyngor er mwyn i weithwyr allu cael mynediad at fuddion y cynlluniau. Ar hyn o bryd mae'r rhain yn cynnwys: gostyngiadau gweithwyr; talebau gofal plant; car gwyrdd; beicio i'r gwaith; cynllun talebau gofal llygaid.

Mae gennym ni ddyletswydd gyfreithiol i rannu gwybodaeth â Cyllid a Thollau Ei Fawrhydi ac eraill mewn perthynas â Threth Incwm ac Yswiriant Gwladol.

Byddwn ni'n rhannu eich gwybodaeth ag asiantaethau gorfodi'r gyfraith, e.e. yr Heddlu at ddibenion canfod neu atal trosedd, os yw'n cydymffurfio â gofynion diogelu data.

Efallai y byddwn ni'n rhannu gwybodaeth amdanoch chi â chymdeithasau safonau proffesiynol megis Arolygiaeth Gofal Cymru, Cyngor y Gweithlu Addysg, ac ati os yw'n cydymffurfio â gofynion diogelu data. Nid yw hon yn rhestr gyfyngol na chynhwysfawr.

Ni fyddwn ni'n rhannu unrhyw ddata collfarn droseddol a/neu drosedd amdanoch chi ag unrhyw sefydliad allanol oni bai bod arnom ni rwymedigaeth gyfreithiol i wneud hynny.

Mae'r Cyngor yn cymryd rhan yn y Fenter Twyll Genedlaethol sy'n ceisio atal a chanfod twyll. Mae gan y Cyngor ddyletswydd gyfreithiol i rannu eich data personol â sefydliadau eraill yn y sector cyhoeddus er mwyn helpu nodi twyll posibl. Mae hysbysiad preifatrwydd ar wahân yn ymwneud â'r Fenter Twyll Genedlaethol ar gael yma:

https://caerffili.gov.uk/caerphillydocs/foi/privacynotices/privacynoticenfisept2018_welsh.aspx

Manylion am unrhyw brosesyddion data allanol

Mae Adnoddau Dynol yn defnyddio darparwr allanol ar gyfer dehongli a chyfieithu ieithoedd heblaw'r Gymraeg, a thîm y Gymraeg y Cyngor yn achos y Gymraeg. Byddai gan y darparwr hwn fynediad at wybodaeth mewn perthynas â'r mater sy'n cael ei drafod, er enghraifft gwybodaeth salwch, recriwtio a disgyblu. Nid yw hon yn rhestr gyfyngol na chynhwysfawr. Bydd y Cyflenwr yn gweithredu mesurau technegol a threfniadol priodol yn unol â'r Cytundeb Prosesu Data sydd gan Gyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili ar waith.  Mae'n bosibl y byddwn ni’n defnyddio canolfan asesu allanol i gynorthwyo gyda’r broses o recriwtio'r uwch swyddi yn nhîm Arweiniaeth y Cyngor.

Ceisiadau am wybodaeth

Mae'n bosibl y bydd yr holl wybodaeth sy'n cael ei chadw gan Gyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili yn destun ceisiadau o dan Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth 2000, Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol 2004 a deddfwriaeth Diogelu Data.

Os bydd yr wybodaeth wedi'i darparu gennych chi yn destun cais o'r fath, bydd Cyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili yn ymgynghori â chi ynghylch ei rhyddhau, lle bo hynny'n bosibl. Os byddwch chi'n gwrthwynebu rhyddhau eich gwybodaeth chi, byddwn ni'n cadw'r wybodaeth yn ei hôl, os bydd y ddeddfwriaeth berthnasol yn caniatáu i hynny ddigwydd. 

Am ba mor hir y byddwn ni'n cadw eich gwybodaeth chi?

Manylion am y cyfnod cadw

Mae pa mor hir y mae Cyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili yn cadw gwybodaeth yn cael ei bennu drwy ofynion statudol neu arferion gorau.

Cedwir cofnodion cyflogaeth gweithwyr yn unol â Pholisi ac Atodlenni Cofnodion a Chadw Cyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili. 

Mae copïau o'r rhain ar gael o Fewnrwyd Llywodraethu Gwybodaeth Gorfforaethol. Os nad oes gennych chi fynediad i fewnrwyd y staff, gofynnwch i'ch rheolwr/goruchwyliwr/ Adnoddau Dynol.

Eich hawliau chi (gan gynnwys y Weithdrefn Gwyno)

Eich hawliau chi o dan ddeddfwriaeth Diogelu Data

Mae'r ddeddfwriaeth Diogelu Data yn rhoi nifer o hawliau i destun y data (y rheiny y mae'r wybodaeth yn sôn amdanyn nhw):

• Hawl i gael mynediad at ddata gan y testun – mae ffurflenni cais ar gyfer y broses hon ar gael ar ein gwefan ni: Ffurflen Cais am Fynediad at Ddata gan y Testun (SAR)
• Yr hawl i gael gwybod
• Yr hawl i gywiro
• Yr hawl i ddileu
• Yr hawl i gyfyngu ar brosesu
• Yr hawl i wrthwynebu
• Yr hawl i gludadwyedd data
• Hawliau mewn perthynas â gwneud penderfyniadau a phroffilio awtomataidd.

Mae rhagor o wybodaeth am eich hawliau chi ar gael ar y wefan hon: www.ico.org.uk 

Er mwyn arfer eich hawliau chi, cysylltwch â'r maes gwasanaeth sydd wedi'i nodi ar frig y ffurflen hon.

Y Weithdrefn Gwyno

Os ydych chi'n anfodlon ar y ffordd y mae Cyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili wedi ymdrin â'ch cais/gwybodaeth chi, mae gennych chi'r hawl i gwyno. Cysylltwch â'r maes gwasanaeth sydd wedi'i nodi ar frig y ddogfen hon gan amlinellu eich materion chi.

Os byddwch chi'n parhau'n anfodlon, mae gennych chi hefyd yr hawl i gwyno wrth Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth. Am ragor o wybodaeth am y broses gwyno, dilynwch y ddolen hon.

www.caerffili.gov.uk/My-Council/Data-protection-and-freedom-of-information/Questions-and-complaints?lang=cy-gb

Atodiad 1

Math o wybodaeth	Enghreifftiau	Defnyddir y data am
Data Personol	Enw Cyfeiriad Dyddiad geni Statws priodasol Cenedligrwydd Hil Rhywedd Crefydd Anableddau Manylion cyswllt brys	Gohebiaeth Recriwtio       Adroddiadau monitro cydraddoldeb     Cyswllt brys
Data adnabod	Lluniau Pasbort Trwydded yrru Biliau cyfleustodau	Cardiau adnabod Recriwtio
Data cyflogaeth	Ffurflen gais Geirdaon Gwiriadau cyn-gyflogaeth Cymwysterau Hyfforddiant Contract cyflogaeth Cofnodion absenoldeb Hanes cyflogaeth Cofnodion Amser i Fi/ goruchwyliaeth Cofnodion disgyblu Cofnodion cwynion Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd* Cytundebau Aberthu Cyflog	Recriwtio Gweinyddu gweithwyr (gan gynnwys buddion i weithwyr) Rheoli perthynas waith                 Diogelu
Data sydd eu hangen ar gyfer prosesu cyflogres	Manylion cyfrif banc Rhif Yswiriant Gwladol Manylion treth Manylion cerbyd Manylion pensiwn	Taliadau cyflog Cofnodion Treth ac Yswiriant Gwladol Taliadau am dreuliau Cofnodion pensiwn
Diogelwch	Manylion mynediad y system technoleg gwybodaeth Lluniau Delweddau fideo teledu cylch cyfyng	Mynediad i systemau technoleg gwybodaeth Mynediad i adeiladau Diogelwch Atal troseddau

Mae'r tabl uchod yn rhoi amlinelliad o'r wybodaeth sy'n cael ei chadw ac nid yw'n rhestr gynhwysfawr.

* Mae copi o'r hysbysiad preifatrwydd sy'n ymwneud â cheisiadau i'r Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd ar gael yma: www.caerphilly.gov.uk/caerphillydocs/foi/privacynotices/dbs_and_id_external_verification_cy.aspx