Achieve Together

Adroddiad Monitro Contract

• Enw/Cyfeiriad y darparwr: Achieve Together, Ystafell 5, Adeilad, Porth Tredomen, Parc Tredomen, Ystrad Mynach, CF82 7EH
• Dyddiad/Amser yr ymweliad: 8 Ebrill 2024
• Swyddog(ion) Ymweld: Caroline Roberts, Swyddog Monitro Contractau
• Yn bresennol: Megan Hession, Rheolwr Rhanbarthol

Cefndir

Pwrpas yr ymweliad â'r brif swyddfa oedd edrych ar y dogfennau a'r prosesau a oedd ar waith yn yr eiddo.

Cyn yr ymweliad â'r swyddfa, ymwelwyd â rhai o'r safleoedd byw â chymorth i weld dogfennau, i edrych ar yr amgylchedd, i siarad â'r tenantiaid a hefyd i siarad ag aelodau o staff.

Yn dibynnu ar ganfyddiadau'r adroddiad, bydd Achieve Together yn cael camau unioni a datblygiadol i'w cwblhau. Camau unioni yw’r rhai mae'n rhaid eu cwblhau (yn unol â deddfwriaeth) a chamau datblygiadol yw'r rhai sy'n arfer da eu cwblhau.

Argymhellion blaenorol

Camau unioni a datblygiadol

Camau unioni

Dylai'r holl staff gael sesiynau goruchwylio amserol. (Rheoliad 36, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016). Amserlen: Ar unwaith ac yn barhaus. Wedi'i gyflawni.

Dylai Cynlluniau Cymorth ddangos bod unigolyn neu gynrychiolydd wedi cael y cyfle i gynorthwyo gyda’i ddatblygiad ac adlewyrchu’r ffeiliau a gedwir yn ‘fewnol’. (Rheoliad 15, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016) Amserlen: Ar unwaith ac yn barhaus.

Dylai cofnodion staff gadw copi o dystysgrif geni’r unigolyn. (Rheoliad 59, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016). Amserlen: Ar unwaith ac yn barhaus. Wedi'i gyflawni.

Dylai ffeiliau staff gael dau eirda ysgrifenedig, gan gynnwys geirda gan y cyflogwr diwethaf, os oes un. (Rheoliad 35, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016 – Rhan 1). Wedi'i gyflawni.

Camau datblygiadol

Cynnwys dyddiad adolygu yn y Datganiad o Ddiben ar gyfer tryloywder o ran pryd y caiff y ddogfen ei hadolygu. Wedi'i gyflawni.

Canfyddiadau

Gwybodaeth i Denantiaid a Dewis Tenantiaeth

Mae Achieve Together yn darparu cymorth i unigolion sy'n byw mewn sawl eiddo ym Mwrdeistref Sirol Caerffili. Nid yw'r landlord a'r darparwr yr un peth.

Nid yw’r broses ar gyfer darpar denantiaid wedi newid ac mae’n dechrau gyda Swyddog Atgyfeirio Achieve Together, Gweithiwr Cymdeithasol neu unigolyn sy’n gwneud hunan-atgyfeiriad fel arfer drwy’r Rheolwr Rhanbarthol neu drwy’r Tîm Atgyfeirio. Bydd Achieve Together yn edrych ar anghenion a chydnawsedd unigolyn ac, yna, dilynir proses wrth bontio i sicrhau addasrwydd. Gall hyn gynnwys cael gwahoddiad i ginio/swper ac aros dros nos. Yn ystod y broses hon, bydd staff yn monitro deinameg unigolion i weld a fydd y darpar denant newydd yn gydnaws â'r rhai sydd eisoes yn byw yn yr eiddo.

Bydd pob unigolyn dan sylw yn cael y cyfle i rannu eu barn am unigolyn newydd yn symud i mewn i'r eiddo o bosibl.

Os yw'r unigolyn yn gydnaws, bydd cyfnod pontio priodol yn cael ei roi ar waith.

Dogfennaeth

Gwelwyd bod yr holl ddogfennaeth yn cael ei storio mewn cwpwrdd â chlo.

O'r ddwy ffeil a welwyd, roedd y ddwy ohonyn nhw'n cynnwys Cynllun Gofal a Chymorth yr Awdurdod Lleol.

Nid oedd y naill ffeil na'r llall yn cynnwys asesiad cyn derbyn a oedd yn dangos y gallai'r darparwr ddiwallu anghenion yr unigolion sy'n dechrau tenantiaeth. Er bod y rhain yn cael eu cadw yn yr eiddo, dylai'r ffeiliau yn y swyddfa adlewyrchu'r rhai yn yr eiddo.

Roedd Cynlluniau Cymorth Achieve Together yn adlewyrchu gwybodaeth a nodwyd yng Nghynllun Gofal yr Awdurdod Lleol, gyda pheth gwybodaeth ychwanegol wedi’i chynnwys. Roedd y Cynlluniau Cymorth yn cynnwys gwybodaeth yn ymwneud â chyfathrebu, gofal personol, cynnal perthnasoedd, hamdden, gweithgareddau, sgiliau. Roedd y ddau Gynllun Personol yn amlinellu hoff a chas bethau'r unigolion. Roedd hi'n braf nodi bod y darparwr wedi ystyried yr awgrym bod cynlluniau o'r fath yn cael eu hysgrifennu yn y person cyntaf; felly, yn darparu dull sy'n canolbwyntio mwy ar yr unigolyn.

Er nad oedd tystiolaeth bod yr unigolion wedi llofnodi eu cynlluniau personol i ddangos eu bod nhw wedi cymryd rhan yn eu datblygu, dywedodd y rheolwyr a oedd yn bresennol yn ystod yr ymweliad â'r swyddfa fod y dogfennau wedi'u llofnodi a'u cadw yn yr eiddo. Gan y dylai data'r swyddfa adlewyrchu'r hyn a gedwir yn yr eiddo unigol, argymhellir bod copi wedi'i lofnodi hefyd yn cael ei gadw yn ffeil y swyddfa. Trafodwyd hyn gyda Mrs Hession, a fyddai'n ceisio sicrhau bod hyn yn cael ei weithredu.

Ni welwyd cofnodion dyddiol yn ystod yr ymweliad â'r swyddfa gan fod y rhain yn cael eu cadw yn yr eiddo unigol.

Gwelwyd asesiadau risg yn y ddwy ffeil unigol, a oedd yn amlinellu'r hyn sy'n ofynnol o staff i ddiwallu anghenion yr unigolion maen nhw'n eu cynorthwyo. Arsylwodd y swyddog monitro asesiadau risg mewn perthynas â chyllid, cyfryngau cymdeithasol, maeth, alergeddau, mynd i'r gymuned ac ati. Bydd asesiadau risg yn amrywio i sicrhau bod pob risg yn cael ei liniaru i sicrhau diogelwch unigolyn.

Roedd yr asesiadau'n cynnwys cyngor a gwybodaeth ar ba gamau y dylid eu cymryd pe bai risg yn cael ei nodi a pha ymyriadau y dylid eu defnyddio.

Gwelwyd bod adolygiadau gweithwyr allweddol misol yn cael eu cynnal mewn modd amserol.

Hefyd, gwelwyd Cynlluniau Personol Gadael mewn Argyfwng ym mhob ffeil.

Roedd y ddwy ffeil yn cynnwys proffiliau person coll.

Roedd mynegai gwybodaeth wedi'i leoli ar flaen pob ffeil, yn nodi lle y gellid dod o hyd i wybodaeth benodol. Canfuwyd bod y ffeiliau'n drefnus ac yn cael eu cynnal a'u cadw'n dda.

Cwestiynau i’r Rheolwr Rhanbarthol

Yn ystod yr ymweliad monitro, gofynnwyd cyfres o gwestiynau i'r Rheolwr Rhanbarthol.

Dywedodd y Rheolwr Rhanbarthol fod Achieve Together yn parhau i ddefnyddio system electronig RADAR ar gyfer cofnodi gwybodaeth amrywiol. Cynhelir archwiliadau o feddyginiaeth yn wythnosol ac yn fisol. Mae'r archwiliadau'n cael eu cofnodi ar y system ac mae unrhyw bryderon yn cael eu hamlygu i'r Rheolwr Rhanbarthol eu harsylwi a chymryd camau priodol os bydd angen. Yn ystod yr ymweliadau â'r eiddo, wrth edrych ar un siart Cofnod Rhoi Meddyginiaethau, gwelwyd camgyfrifiad, a thynnwyd sylw rheolwr y tŷ at hyn ar unwaith a chyfeiriwyd ato yn yr adroddiad monitro.

Nid oes unrhyw denant yn cael meddyginiaeth gudd.

Wrth roi meddyginiaeth, dim ond un aelod o staff sy'n llofnodi siart y Cofnod Rhoi Meddyginiaethau. Fodd bynnag, os mai meddyginiaeth a reolir ydyw, yna mae angen llofnod dau aelod o staff, ynghyd ag unrhyw newidiadau sydd eu hangen â llaw i siart y Cofnod Rhoi Meddyginiaethau. Wrth gychwyn ar gylch newydd o feddyginiaeth neu ddod â chylch i ben, unwaith eto, gofynnir am lofnod dau aelod o staff.

Mae'r staff yn cael hyfforddiant ar roi meddyginiaeth ac mae unrhyw gamgymeriadau a welir yn cael eu cofnodi a'u hadrodd i reolwr y tŷ er mwyn iddo gymryd camau priodol.

Roedd y Rheolwr Rhanbarthol yn gallu disgrifio pa wasanaethau eirioli a ddefnyddir a phryd y dylai fod eu hangen ar unigolyn. Fel arfer, ceisir eiriolaeth trwy'r Awdurdod Lleol a chynghorir pob tenant y gallan nhw gael mynediad at eiriolwr pan fyddan nhw'n teimlo bod angen y cymorth arnyn nhw.

Mae Achieve Together yn parhau i reoli gwaith atgyweirio/cynnal a chadw a chaiff gwaith o'r fath ei drafod gyda'r landlord a'i gofnodi trwy e-bost ar borth cynnal a chadw. Ar adeg cynnal yr ymweliad monitro, mynegwyd pryderon ynghylch prydlondeb gwaith atgyweirio sy'n cael ei wneud gan un landlord. Mae’r darparwr a thîm comisiynu’r Awdurdod Lleol yn gweithio gyda’i gilydd i geisio datrysiad i’r materion a godwyd.

Roedd y Rheolwr Rhanbarthol yn gallu dangos ei gwybodaeth am ddiogelu unigolion a'r gwersi sydd wedi'u dysgu o ran gwneud atgyfeiriadau diogelu amserol.

Ar adeg yr ymweliad, dim ond un eiddo sydd ag unigolyn sy'n siarad Cymraeg. Mae gan staff fynediad at lyfr Cymraeg llafar, sy’n eu cynorthwyo i sgwrsio â’r unigolyn. Er y gall y dafodiaith fod yn wahanol, dywedodd y Rheolwr Rhanbarthol fod y tenant yn gwerthfawrogi bod y staff yn ceisio sgwrsio yn Gymraeg.

Mae gan un eiddo yr ymwelwyd ag ef denant byddar ac wrth ymweld â'r eiddo, roedd hi'n braf nodi bod staff yn parhau i allu cyfathrebu â'r unigolyn. Mae canllawiau sylfaenol ar Makaton yn parhau i fod ar ffeil yr unigolyn yn yr eiddo er mwyn cynorthwyo staff presennol a hefyd unrhyw weithwyr newydd.

Wrth gyfweld ar gyfer staff newydd, caniateir i denantiaid fod yn rhan o'r broses gyfweld os ydyn nhw'n dymuno gwneud hynny. Dywedodd y Rheolwr Rhanbarthol fod dau denant, o wahanol ardaloedd, yn ddiweddar wedi gwneud ffilm fer wedi'i hanimeiddio, yn portreadu manteision ac anfanteision tenantiaid yn cymryd rhan yn y broses gyfweld. Dywedodd y Rheolwr Rhanbarthol ei fod yn ffordd effeithiol iawn o annog tenantiaid i gymryd rhan yn y broses.

Mae Achieve Together yn parhau i fod â system ar alwad i gynorthwyo staff y tu allan i oriau ac mae hyn yn rhychwantu sawl lefel o aelodau uwch o staff/rheolwyr. Mae Rheolwyr Gwasanaeth, Rheolwyr Rhanbarthol, Pennaeth Gweithrediadau a Chyfarwyddwyr bob amser ar gael y tu allan i oriau os oes angen cymorth.

Hyfforddiant

Gall staff gael mynediad at e-ddysgu a mynychu sesiynau hyfforddi wyneb yn wyneb gan gynnwys y rheini a gynhelir gan Dîm Datblygu Gweithlu Gofal Cymdeithasol Blaenau Gwent a Chaerffili.

Mae’n ofynnol i staff ddilyn cyrsiau hyfforddi gorfodol, hynny yw, Pasbort Codi a Chario, Diogelu, Ymwybyddiaeth o Feddyginiaeth, Rheoli Heintiau. Sylwodd y Swyddog Ymweld fod staff hefyd yn dilyn hyfforddiant ychwanegol sy'n cyd-fynd â'u rôl a'r cymorth maen nhw'n ei gynnig.

Arsylwir ar ansawdd yr hyfforddiant trwy ymarfer a thrwy gael adborth llafar yn ystod sesiynau goruchwylio gyda staff.

Cwynion a chanmoliaeth

Mae gan Achieve Together ap ‘Speak Out’, sy’n cael ei uwchlwytho i RADAR. Felly, mae unrhyw gwynion neu ganmoliaeth ar gael yn hawdd i'r Rheolwr Rhanbarthol. I ddechrau, mae’r wybodaeth yn mynd drwodd i Dîm Ansawdd y darparwr, sydd wedyn yn ei rhannu â’r Rheolwr Rhanbarthol.

Mae'r system yn cadw manylion y gŵyn, ar ba gam mae'r gŵyn ac a yw'r gŵyn wedi'i derbyn ai peidio.

Disgrifiodd y Rheolwr Rhanbarthol y broses gwyno i'r swyddog ymweld a dywedodd y byddai'n siarad â'r sawl sy'n gwneud y gŵyn er mwyn cael gwybodaeth uniongyrchol ac ymdrechu i ddatrys y materion. Rhoddir yr wybodaeth ddiweddaraf i bob parti yn ystod y broses. Darperir ymatebion yn y fformat a ffefrir gan yr achwynydd, hynny yw, wyneb yn wyneb neu yn ysgrifenedig.

Os bydd cwyn yn ymwneud â staff, siaredir â nhw yn ystod cyfarfodydd tîm neu os yw'n fwy cyfrinachol ei natur, siaredir â'r aelod(au) o staff yn unigol yn ystod sesiynau goruchwylio.

Yn ystod y 12 mis diwethaf, cafwyd 21 o ganmoliaethau.

Sicrhau ansawdd

Edrychwyd ar yr adroddiad Rheoliad 80 diweddaraf (Gorffennaf-Rhagfyr 2023) gan y swyddog ymweld a chanfuwyd ei fod yn fanwl, gyda thystiolaeth o sgyrsiau yn cael eu cynnal gyda'r tenant, staff ac aelodau'r teulu. Mae'r adroddiad yn amlinellu'r hyn sydd wedi'i wneud yn dda a'r hyn y gellir ei wella, gan gwmpasu gwahanol agweddau ar y gwasanaeth a ddarperir i'r unigolion. Ar ddiwedd yr adroddiad, mae'r Unigolyn Cyfrifol yn amlinellu rhestr o gamau gweithredu y cytunwyd arnyn nhw, gyda'r dyddiad mae'r cam gweithredu i'w gyflawni a gan bwy.

Hefyd, gwelwyd yr adroddiad Rheoliad 73 diwethaf (sy'n cynnwys Rheoliad 74) ac ymgymerwyd â hwnnw ym mis Chwefror 2024. Roedd yr adroddiad yn dangos tystiolaeth bod dogfennau tenantiaid a staff wedi'u gweld, bod trafodaethau â thenantiaid unigol wedi'u cynnal, ynghyd â sgyrsiau ag aelodau staff. Mae'r adroddiad yn ymdrin ag arweinyddiaeth, yr amgylchedd, cwynion/canmoliaeth ac, unwaith eto, mae'n amlinellu camau y cytunwyd arnyn nhw.

Gwelwyd bod polisïau a gweithdrefnau priodol ar waith, gyda rhai wedi dyddio o ran cael eu hadolygu. Dywedodd yr Unigolyn Cyfrifol wrth y swyddog ymweld fod y darn hwn o waith yn cael ei wneud gan aelod o staff Achieve Together.

Staffio

Mae Achieve Together yn defnyddio fframwaith sefydlu Gofal Cymdeithasol Cymru pan fydd aelodau newydd o staff yn cael eu cyflogi ac mewn cysylltiad â’r sefydliad o ran ymgorffori’r dystiolaeth o hyfforddiant yn y broses.

O ran bod y lefelau staffio yn ddigonol, mae matrics gofal wedi'i greu ac edrychir ar anghenion unigol. Mae'r darparwr wedi gweithio mewn partneriaeth â'r Awdurdod Lleol o ran llenwi'r matrics gofal a sicrhau bod data cywir yn cael ei gynnwys. Pan fydd y matrics gofal wedi'i gwblhau, mae'r rota wedyn yn cael ei chreu o amgylch anghenion y tenantiaid. Os bydd angen cynnydd mewn staff, bydd Achieve Together yn atgyfeirio materion at y Gweithiwr Cymdeithasol i ofyn am y cynnydd.

Dogfennau staff

Edrychodd y swyddogion monitro ar ddwy ffeil staff. Gwelwyd dau eirda, gyda disgrifiad swydd, ffurflen gais, cofnod o gyfweliad (yn defnyddio system sgorio), a chontract cyflogaeth wedi'i lofnodi. Roedd y ddwy ffeil yn cynnwys llun o’r aelodau staff unigol, ynghyd â gwiriad gan y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd, heb unrhyw faterion wedi’u hamlygu.

Edrychodd y swyddog ymweld ar un llyfryn gwaith yn ymwneud â'r aelod unigol o staff yn ennill ei gymhwyster Gofal Cymdeithasol Cymru, tra bod yr ail aelod o staff wrthi'n mynd drwy'r broses.

Goruchwyliaeth

Mae'r staff yn cael goruchwyliaeth un i un, sy'n rhoi cyfle i unigolion godi unrhyw bryderon, gofynion hyfforddi, arfer da, meysydd i'w gwella ac ati. Os oes angen, cynhelir sesiynau grŵp.

Wrth drafod edrych ar un matrics goruchwylio, nid oedd dyddiadau'r goruchwylio yn cael eu cofnodi. Trafodwyd hyn gyda rheolwr y tŷ oherwydd wrth fonitro, mae angen dyddiadau. Mae rheolwr y tŷ bellach wedi rhoi hyn ar waith.

Mae'r Rheolwr Rhanbarthol yn archwilio goruchwyliaeth yn fisol ac mae system ar waith i reolwyr gael adroddiad misol, sy'n amlygu unrhyw fylchau. Mae'r wybodaeth hon yn cael ei throsglwyddo i RADAR ar hyn o bryd a fydd wedyn yn amlygu pryd mae disgwyl yr oruchwyliaeth a phan mae'n hwyr. Bydd hwn hefyd yn cael ei ddefnyddio i gofnodi gwerthusiadau blynyddol.

Dywedodd y Rheolwr Rhanbarthol wrth y swyddog ymweld fod ganddyn nhw berthynas dda ac agored gyda'r rheolwyr gwasanaeth a'u bod nhw'n cadw mewn cysylltiad rheolaidd.

Mae gan bob rheolwr gwasanaeth ddiwrnod wedi'i neilltuo i weithio o'r brif swyddfa er mwyn sicrhau bod dogfennau'n cael eu diweddaru.

Sylwadau cyffredinol

Canfuwyd bod y ffeiliau yn y brif swyddfa wedi'u cyflwyno'n daclus ac roedd yn hawdd dod o hyd i'r wybodaeth.

Camau unioni a datblygiadol

Camau unioni

Dylai pob rheolwr tŷ gadw matrics goruchwylio sy'n amlygu pryd mae goruchwyliaeth wedi'i chyflawni; felly, yn rhoi tystiolaeth ei fod wedi digwydd bob tri mis. (Rheoliad 34, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016).

Dylai Cynlluniau Gwasanaeth ddangos bod unigolyn neu gynrychiolydd wedi cael y cyfle i gynorthwyo gyda’i ddatblygiad ac adlewyrchu’r ffeiliau a gedwir yn ‘fewnol’. (Rheoliad 15, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016). Amserlen: Ar unwaith ac yn barhaus.

Dylai cofnodion staff gadw copi o basbort yr unigolyn. (Rheoliad 59, Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016). Amserlen: Ar unwaith ac yn barhaus.

Camau datblygiadol

Ni nodwyd dim.

Casgliad

Roedd hi'n braf nodi bod yr holl reolwyr yn bresennol yn ystod yr ymweliad â'r swyddfa. Mae hyn yn galluogi rheolwyr i gyfnewid cyngor a chymorth. Yn ystod yr ymweliad, sylwyd bod rheolwyr yn cyflawni dyletswyddau gweinyddol i sicrhau bod yr holl ddogfennaeth briodol yn cael ei diweddaru.

Roedd hi'n braf nodi bod yr argymhellion a wnaed yn ystod yr ymweliad diwethaf wedi'u gweithredu.

Bydd monitro arferol yn parhau, a hoffai’r swyddogion monitro ddiolch i staff Achieve Together am eu hamser, yr wybodaeth a rannwyd a’r lletygarwch a ddangoswyd yn ystod yr ymweliad.

• Awdur: Caroline Roberts
• Swydd: Swyddog Monitro Contractau
• Dyddiad: 15 Mai 2024